酒店檔案保管制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范酒店檔案的保管工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為酒店的運(yùn)營管理、決策支持、歷史研究等提供可靠的依據(jù)。2.適用范圍本制度適用于酒店各部門形成的各類檔案，包括但不限于行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、客戶檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程檔案、人事檔案等。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：酒店檔案由專門的檔案管理部門集中保管，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。分類管理原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，便于查找和利用。安全保密原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為酒店的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)1.檔案管理部門設(shè)置酒店設(shè)立專門的檔案管理室，隸屬于行政部門，負(fù)責(zé)酒店檔案的集中管理工作。2.檔案管理部門職責(zé)制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和酒店實(shí)際情況，制定和修訂檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案保密制度等相關(guān)制度。檔案收集與整理：負(fù)責(zé)接收酒店各部門移交的檔案，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目、裝訂等工作。檔案保管：提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、修復(fù)等工作，防止檔案損壞、丟失。檔案借閱與利用：建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。根據(jù)酒店工作需要，提供檔案查閱、復(fù)印等服務(wù)。檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。檔案信息化管理：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。培訓(xùn)與指導(dǎo)：對酒店各部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、保管等工作。三、檔案的分類與編號1.檔案分類行政管理檔案：包括酒店行政公文、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照文件等。經(jīng)營管理檔案：涵蓋市場調(diào)研報(bào)告、營銷活動方案、客戶協(xié)議、房價政策、財(cái)務(wù)報(bào)表等?？蛻魴n案：包含客戶基本信息、預(yù)訂記錄、消費(fèi)記錄、投訴處理記錄等。財(cái)務(wù)檔案：有會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。工程檔案：涉及酒店建設(shè)項(xiàng)目資料、裝修改造工程資料（包括設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收文件等）、設(shè)備檔案（設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等）。人事檔案：包括員工入職登記表、勞動合同、工資表、績效考核記錄、培訓(xùn)檔案、離職手續(xù)文件等。2.檔案編號為便于檔案的管理和查找利用，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用“類別代碼+年度+流水號”的方式。例如：行政管理檔案的編號為“XZ20XX001”，其中“XZ”為行政管理檔案類別代碼，“20XX”為年度，“001”為流水號。具體類別代碼如下：行政管理檔案：XZ經(jīng)營管理檔案：JY客戶檔案：KH財(cái)務(wù)檔案：CW工程檔案：GC人事檔案：RS四、檔案的收集與整理1.檔案收集各部門職責(zé)：酒店各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。收集范圍：各部門應(yīng)收集的檔案包括但不限于本部門在工作中形成的各類文件、資料、報(bào)表、合同、協(xié)議、記錄等。收集時間：各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門。對于重要的、緊急的檔案，應(yīng)及時移交。2.檔案整理分類：檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。編目：對每一份檔案編制目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便于查找和利用。裝訂：對紙張較多、較厚的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。五、檔案的保管1.保管環(huán)境檔案庫房：檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。檔案裝具：使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案，確保檔案的安全存放。2.檔案存放分類存放：按照檔案分類順序，將檔案存放在相應(yīng)的檔案柜或檔案架上，便于查找和管理。上架排列：同一類檔案按照年度、流水號順序上架排列，保持檔案存放的系統(tǒng)性和連貫性。標(biāo)識清晰：在檔案柜、檔案架及檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息，便于快速定位和查找檔案。3.檔案檢查與清點(diǎn)定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。日常清點(diǎn)：檔案管理人員應(yīng)定期對所保管的檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.檔案修復(fù)與保護(hù)破損修復(fù)：對破損的檔案進(jìn)行及時修復(fù)，采用適宜的修復(fù)方法和材料，確保檔案的完整性和可讀性。防蟲防霉：定期在檔案庫房內(nèi)投放防蟲藥品，防止檔案被蟲蛀。保持庫房干燥通風(fēng)，防止檔案發(fā)霉。電子檔案保護(hù)：對電子檔案進(jìn)行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。同時，采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。六、檔案的借閱與利用1.借閱范圍酒店內(nèi)部人員因工作需要，可以借閱檔案。涉及酒店機(jī)密的檔案，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。外部單位或個人因特殊原因需要查閱酒店檔案的，須經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱手續(xù)內(nèi)部借閱：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)規(guī)定進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后辦理借閱登記手續(xù)，向借閱人提供檔案。外部借閱：外部單位或個人申請查閱酒店檔案時，需提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容等。酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后，檔案管理部門與查閱方簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。查閱方按照協(xié)議規(guī)定的時間、地點(diǎn)和方式查閱檔案，檔案管理部門安排專人陪同，并做好查閱記錄。3.借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。重要檔案和機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況確定，最長不超過[X]個工作日。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況并申請延期。4.借閱要求借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱人在借閱期間應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上圈劃、批注、污損。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。5.檔案利用檔案管理部門應(yīng)積極為酒店各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時提供檔案查閱、復(fù)印等。對于利用檔案形成的資料，利用部門應(yīng)妥善保管，如需長期保存，應(yīng)移交檔案管理部門歸檔。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織酒店成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。負(fù)責(zé)對檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和酒店實(shí)際情況，制定檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。具體鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管檔案：反映酒店主要職能活動和歷史面貌的，對酒店有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如酒店章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長期保管檔案：在較長時間內(nèi)對酒店工作有查考利用價值的檔案，如年度工作計(jì)劃與總結(jié)、經(jīng)營管理報(bào)表、客戶資料等。短期保管檔案：在較短時間內(nèi)對酒店工作有參考價值的檔案，如一般性文件、臨時性通知等。3.鑒定程序初步審查：檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清理，根據(jù)檔案保管期限表，對每份檔案的保管期限進(jìn)行初步審查，提出初步鑒定意見。小組審議：檔案鑒定工作小組對初步鑒定意見進(jìn)行審議，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。結(jié)果公示：將檔案鑒定結(jié)果在酒店內(nèi)部進(jìn)行公示，征求各部門意見，如有異議，及時進(jìn)行復(fù)查。4.銷毀程序編制銷毀清冊：對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。審批：《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核，酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。銷毀實(shí)施：檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，銷