如何檔案統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案統(tǒng)計(jì)工作，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地掌握檔案信息，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理與統(tǒng)計(jì)工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映檔案的實(shí)際情況。2.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)方法和程序進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.完整性原則：全面涵蓋公司各類檔案的統(tǒng)計(jì)信息，不遺漏重要數(shù)據(jù)。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，保證信息的時(shí)效性。二、檔案統(tǒng)計(jì)工作的組織與職責(zé)（一）檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。其主要職責(zé)是：1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督公司檔案統(tǒng)計(jì)工作，確保統(tǒng)計(jì)工作符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.協(xié)調(diào)解決檔案統(tǒng)計(jì)工作中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。3.審核檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告，為公司決策提供依據(jù)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案統(tǒng)計(jì)工作計(jì)劃和方案，明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、方法、時(shí)間要求等。2.組織實(shí)施檔案統(tǒng)計(jì)工作，收集、整理、匯總各類檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。3.建立健全檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)更新檔案信息。4.編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，撰寫檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報(bào)送。5.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理工作提供決策支持。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管等工作，并按照檔案管理部門的要求，及時(shí)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2.配合檔案管理部門做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對(duì)本部門檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。三、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.按照檔案類別（如文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等）分別統(tǒng)計(jì)各類檔案的數(shù)量。2.統(tǒng)計(jì)不同保管期限（如永久、長(zhǎng)期、短期）檔案的數(shù)量。（二）檔案形成時(shí)間統(tǒng)計(jì)1.按年度統(tǒng)計(jì)檔案的形成數(shù)量，分析各年度檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)。2.統(tǒng)計(jì)不同時(shí)間段內(nèi)檔案的形成情況，以便了解檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。（三）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.記錄檔案查閱、借閱的次數(shù)、人次，分析檔案利用的熱點(diǎn)和需求。2.統(tǒng)計(jì)檔案復(fù)制、摘錄的數(shù)量，評(píng)估檔案利用的方式和效果。（四）檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)1.檢查檔案的保管環(huán)境（如溫度、濕度、防蟲(chóng)、防火等）是否符合要求，記錄相關(guān)數(shù)據(jù)。2.統(tǒng)計(jì)檔案損壞、丟失的數(shù)量及原因，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)。四、檔案統(tǒng)計(jì)方法（一）日常統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員在日常檔案管理工作中，隨時(shí)記錄檔案的收集、整理、利用等情況，形成原始統(tǒng)計(jì)記錄。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案統(tǒng)計(jì)信息的收集和上報(bào)，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）定期統(tǒng)計(jì)1.每月末，檔案管理部門對(duì)當(dāng)月檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總整理，編制月度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.每年末，檔案管理部門對(duì)全年檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面分析，撰寫年度檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。（三）專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)根據(jù)公司特定工作需求或檔案管理中的特殊問(wèn)題，開(kāi)展專項(xiàng)檔案統(tǒng)計(jì)工作。如對(duì)某項(xiàng)重大項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，分析項(xiàng)目檔案的形成、保管和利用情況。五、檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制與報(bào)送（一）報(bào)表格式檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)范的格式設(shè)計(jì)，包括報(bào)表名稱、編號(hào)、填報(bào)單位、日期、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目、數(shù)量、備注等內(nèi)容。報(bào)表格式應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于填寫和匯總。（二）編制要求1.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，邏輯關(guān)系清晰。2.報(bào)表編制人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。3.報(bào)表應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并由編制人員簽字確認(rèn)。（三）報(bào)送程序與時(shí)間要求1.月度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)于次月[X]日前報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。2.年度檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)于次年[X]日前報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和格式要求，及時(shí)報(bào)送本部門檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。六、檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的審核與分析（一）審核內(nèi)容1.數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，檢查統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是否與原始記錄相符，有無(wú)錯(cuò)填、漏填現(xiàn)象。2.數(shù)據(jù)的完整性，查看統(tǒng)計(jì)報(bào)表是否涵蓋了應(yīng)統(tǒng)計(jì)的所有項(xiàng)目，有無(wú)遺漏。3.數(shù)據(jù)的邏輯性，分析各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系是否合理，有無(wú)矛盾之處。（二）審核方法1.人工審核：由檔案管理人員對(duì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行逐行逐列的核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。2.計(jì)算機(jī)審核：利用電子表格軟件等工具，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行邏輯校驗(yàn)和數(shù)據(jù)對(duì)比，提高審核效率和準(zhǔn)確性。（三）數(shù)據(jù)分析1.趨勢(shì)分析：通過(guò)對(duì)歷年檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的對(duì)比，分析檔案數(shù)量、利用情況等方面的發(fā)展趨勢(shì)，為檔案管理工作的規(guī)劃和決策提供依據(jù)。2.結(jié)構(gòu)分析：研究各類檔案在總體檔案中的占比情況，了解檔案資源的分布結(jié)構(gòu)，優(yōu)化檔案管理資源配置。3.相關(guān)性分析：分析檔案形成時(shí)間與利用情況之間的相關(guān)性，找出檔案利用的高峰期和熱點(diǎn)領(lǐng)域，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案服務(wù)工作。七、檔案統(tǒng)計(jì)資料的管理（一）檔案統(tǒng)計(jì)資料的歸檔1.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告、原始統(tǒng)計(jì)記錄等應(yīng)及時(shí)整理歸檔，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。2.歸檔的統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)妥善保管，便于查閱和利用。（二）檔案統(tǒng)計(jì)資料的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播統(tǒng)計(jì)資料。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案統(tǒng)計(jì)資料的保密1.檔案統(tǒng)計(jì)資料涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保統(tǒng)計(jì)資料不泄露。2.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。八、檔案統(tǒng)計(jì)工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)公司檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保統(tǒng)計(jì)工作規(guī)范執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括統(tǒng)計(jì)制度的落實(shí)情況、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量、報(bào)表報(bào)送的及時(shí)性等。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性