檔案室掛牌制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本掛牌制度。本制度旨在明確檔案室的各項管理要求，規(guī)范檔案工作流程，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，為公司的決策、運營和發(fā)展提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。公司檔案室負責集中管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案室歸口負責，各部門配合做好檔案的收集、整理、移交等工作。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案室職責與人員配備（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施公司檔案管理制度。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的齊全、完整和系統(tǒng)。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案查詢和利用效率。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規(guī)定的期限和程序，做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案信息的時效性和準確性。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司領導決策、各部門業(yè)務工作提供檔案資料支持和服務。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關單位的檔案業(yè)務聯(lián)系與溝通。（二）人員配備1.檔案室應配備專職檔案管理人員，負責檔案管理的日常工作。檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程，經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓并取得相應資格證書。2.根據(jù)公司檔案管理工作的實際需要，合理確定檔案管理人員的數(shù)量和崗位分工，明確各崗位的職責和工作要求。3.檔案管理人員應保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整崗位時，應做好檔案管理工作的交接手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。三、檔案室環(huán)境與設施（一）檔案室選址檔案室應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件較好的位置，遠離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。（二）檔案室布局1.檔案室應分為檔案庫房、查閱室、整理室、辦公室等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應保持相對獨立，便于檔案的管理和利用。2.檔案庫房應設置專門的檔案架（柜），用于存放檔案。檔案架（柜）應排列整齊，編號清晰，便于查找和管理。3.查閱室應配備必要的桌椅、電腦、打印機、復印機等設備，為查閱檔案的人員提供便利條件。查閱室內(nèi)應設置專門的檔案查閱登記區(qū)，對查閱檔案的人員進行登記和管理。4.整理室應配備檔案整理所需的工具和設備，如裝訂機、裁紙刀、文件夾、標簽等，便于檔案的整理和裝訂。（三）檔案室設施設備1.檔案庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，如火災自動報警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、除濕機、防蟲藥、防鼠板等，確保檔案的安全保管。2.配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設備，使檔案庫房的溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。3.為檔案管理人員配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、復印機、傳真機等，確保檔案管理工作的正常開展。4.定期對檔案室的設施設備進行檢查、維護和更新，確保其正常運行和使用。四、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：文書檔案：公司各類公文、函件、報告、通知、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等?？萍紮n案：公司科研項目、技術(shù)改造、工程建設等活動中形成的數(shù)據(jù)、圖紙、技術(shù)文件、實驗報告等。財務檔案：公司財務報表、會計憑證、賬簿、審計報告、稅務資料等。人事檔案：員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利、培訓等材料。業(yè)務檔案：公司市場營銷、客戶服務、生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管理等業(yè)務活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表、記錄等。（二）檔案收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，按照檔案管理的要求，及時、準確地收集本部門在工作活動中形成的各類檔案材料。2.檔案收集應遵循全面、完整、真實的原則，確保收集到的檔案材料能夠反映公司各項工作活動的全過程和實際情況。3.對收集到的檔案材料，應進行初步的整理和分類，剔除重復、無效的材料，確保檔案材料的質(zhì)量。4.各部門應定期將收集到的檔案材料移交檔案室，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學、合理、準確。3.對檔案進行編號、編目、裝訂等工作，使其符合檔案管理的規(guī)范要求。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制案卷目錄，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊。2.科技檔案整理：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，編制項目檔案目錄，整理項目文件材料，建立項目檔案卷冊。3.財務檔案整理：按照會計年度、類別等進行分類，整理會計憑證、賬簿、報表等，編制財務檔案目錄。4.人事檔案整理：按照員工類別、檔案內(nèi)容等進行分類，整理員工檔案材料，建立員工檔案冊。5.業(yè)務檔案整理：按照業(yè)務類型、項目、時間等進行分類，整理業(yè)務合同、協(xié)議、訂單等文件材料，編制業(yè)務檔案目錄。五、檔案保管與保護（一）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，確定各類檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管（保管期限為16年至50年）。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管（保管期限為5年以下）。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，如有特殊情況需要調(diào)整保管期限的，應報公司領導批準，并報上級主管部門備案。（二）檔案保管方式1.檔案應采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應按照檔案整理要求進行裝訂、編目，存放在檔案庫房的檔案架（柜）上；電子檔案應按照規(guī)定的格式和存儲方式進行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行備份。2.對重要的紙質(zhì)檔案應進行復制，備份保存，以防原件損壞或丟失。電子檔案的備份應采用多種存儲介質(zhì)，分別存儲在不同的地點。3.檔案庫房應設置專門的檔案存放區(qū)域，按照檔案類別、保管期限等進行分區(qū)存放，便于查找和管理。（三）檔案保護措施1.加強檔案庫房的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入檔案庫房。檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，做好檔案庫房的日常巡查和安全防范工作。2.定期對檔案進行檢查和維護，檢查檔案的保管狀況、字跡清晰度、紙張耐久性等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.做好檔案庫房的溫濕度控制工作，定期監(jiān)測檔案庫房的溫濕度，根據(jù)溫濕度變化情況及時調(diào)整溫濕度調(diào)節(jié)設備，確保檔案庫房的溫濕度符合要求。4.采取有效的防蟲、防鼠措施，在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥、防鼠板等，防止檔案受到蟲害和鼠害的破壞。5.加強對電子檔案的安全保護，設置防火墻、殺毒軟件等安全防護措施，防止電子檔案受到病毒、黑客等攻擊和破壞。定期對電子檔案進行備份和維護，確保電子檔案的完整性和可用性。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應根據(jù)工作需要，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案室查閱。查閱申請表應注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。2.涉及公司機密、敏感信息的檔案，查閱人員應經(jīng)公司領導批準后方可查閱。查閱時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，并做好查閱記錄。3.外部單位或個人查閱公司檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司領導批準后，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應按照規(guī)定的程序和要求進行接待，并做好查閱登記和記錄。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，提交所在部門負責人審批。2.審批通過后，查閱人員持申請表到檔案室辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應的檔案。3.查閱人員在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。4.查閱完畢后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認查閱情況。（三）利用方式1.公司內(nèi)部人員可根據(jù)工作需要，對檔案進行復印、摘錄、拍照等利用方式，但不得擅自更改、涂抹、銷毀檔案內(nèi)容。2.外部單位或個人如需利用公司檔案，應按照國家有關規(guī)定和公司的要求進行辦理。如需將檔案用于商業(yè)目的或其他用途，應經(jīng)公司領導批準，并簽訂相關協(xié)議。3.檔案管理人員應積極配合查閱人員的利用需求，提供必要的幫助和服務，確保檔案利用工作的順利進行。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。2.根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，制定檔案鑒定標準和方法，對檔案的保存價值進行全面評估。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、檔案管理人員及相關部門業(yè)務骨干組成。檔案鑒定工作小組負責組織開展檔案鑒定工作，對檔案的保存價值進行審查和判定。2.檔案鑒定工作小組應定期召開會議，對需要鑒定的檔案進行集中審查和討論，形成鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等進行全面分析，判斷其對公司工作的查考利用價值和歷史意義。2.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定和同類企業(yè)檔案鑒定的經(jīng)驗，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，進行重點審查，確保鑒定結(jié)果的準確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理人員填寫檔案銷毀申請表，報檔案鑒定工作小