檔案制度編號(hào)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查找、利用和統(tǒng)計(jì)分析，特制定本檔案制度編號(hào)方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門及下屬單位形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.唯一性原則：每個(gè)檔案編號(hào)在公司范圍內(nèi)是唯一的，避免重復(fù)和混淆。2.系統(tǒng)性原則：編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類體系和層次結(jié)構(gòu)，便于管理和查詢。3.穩(wěn)定性原則：編號(hào)一旦確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不宜頻繁更改。4.實(shí)用性原則：編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于記憶和操作，方便使用人員進(jìn)行檔案管理工作。二、檔案分類與編號(hào)規(guī)則（一）文書檔案1.分類黨群工作類：包括黨務(wù)、工會(huì)、共青團(tuán)等方面的文件材料。行政管理類：涵蓋公司行政事務(wù)、辦公管理、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等文件。經(jīng)營(yíng)管理類：涉及公司經(jīng)營(yíng)決策、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等方面的文件。生產(chǎn)技術(shù)類：有關(guān)公司生產(chǎn)工藝、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量控制等方面的文件?；窘ㄔO(shè)類：包含公司基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件。設(shè)備儀器類：關(guān)于公司設(shè)備購置、安裝、調(diào)試、維護(hù)等方面的文件。會(huì)計(jì)檔案類：公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案。干部職工檔案類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案，包括履歷、考核、獎(jiǎng)懲、工資等材料。2.編號(hào)規(guī)則采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。類別：用大寫字母表示，如“A”代表黨群工作類，“B”代表行政管理類等。流水號(hào)：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“0001”開始依次遞增。示例：2023A0001，表示2023年黨群工作類的第1份文件。（二）科技檔案1.分類科研項(xiàng)目檔案：公司承擔(dān)的各類科研項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果等。產(chǎn)品檔案：公司生產(chǎn)的產(chǎn)品相關(guān)文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、使用說明書等。設(shè)備檔案：公司設(shè)備的技術(shù)資料、運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等檔案?；n案：公司基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案，包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等。2.編號(hào)規(guī)則采用“項(xiàng)目代號(hào)類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目代號(hào)：根據(jù)公司科研項(xiàng)目、產(chǎn)品、設(shè)備、基建等的編號(hào)確定，一般為字母和數(shù)字的組合。類別：用大寫字母表示，如“K”代表科研項(xiàng)目檔案，“P”代表產(chǎn)品檔案等。流水號(hào)：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“0001”開始依次遞增。示例：KY2023K0001，表示科研項(xiàng)目代號(hào)為KY2023的科研項(xiàng)目檔案中的第1份文件。（三）人事檔案1.分類員工履歷檔案：記錄員工個(gè)人基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等的檔案?？己藱n案：?jiǎn)T工年度考核、績(jī)效考核等相關(guān)材料。獎(jiǎng)懲檔案：?jiǎn)T工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰相關(guān)文件。工資檔案：?jiǎn)T工工資調(diào)整、發(fā)放等方面的文件。培訓(xùn)檔案：?jiǎn)T工參加培訓(xùn)的記錄、證書等材料。2.編號(hào)規(guī)則采用“員工編號(hào)類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。員工編號(hào)：以公司人力資源管理系統(tǒng)中的員工編號(hào)為準(zhǔn)。類別：用大寫字母表示，如“L”代表履歷檔案，“K”代表考核檔案等。流水號(hào)：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“001”開始依次遞增。示例：001L001，表示員工編號(hào)為001的履歷檔案中的第1份文件。（四）財(cái)務(wù)檔案1.分類會(huì)計(jì)憑證檔案：公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證。會(huì)計(jì)賬簿檔案：總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類賬簿。財(cái)務(wù)報(bào)表檔案：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表。其他財(cái)務(wù)檔案：如財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。2.編號(hào)規(guī)則采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。類別：用大寫字母表示，如“P”代表會(huì)計(jì)憑證檔案，“Z”代表會(huì)計(jì)賬簿檔案等。流水號(hào)：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“0001”開始依次遞增。示例：2023P0001，表示2023年會(huì)計(jì)憑證檔案中的第1份憑證。（五）業(yè)務(wù)檔案1.分類根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、客戶檔案等。2.編號(hào)規(guī)則采用“業(yè)務(wù)類型代號(hào)年度流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。業(yè)務(wù)類型代號(hào)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)分類確定，用字母和數(shù)字的組合表示。年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。流水號(hào)：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“0001”開始依次遞增。示例：XS20230001，表示2023年銷售業(yè)務(wù)檔案中的第1份文件。三、編號(hào)的編制與管理（一）編號(hào)的編制1.檔案形成部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行編號(hào)。在檔案整理過程中，按照本方案的編號(hào)規(guī)則，為每份檔案賦予唯一的編號(hào)。2.編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地標(biāo)注在檔案的封面、目錄或其他顯著位置，確保易于識(shí)別和查找。（二）編號(hào)的審核1.檔案形成部門在完成編號(hào)編制后，應(yīng)將編號(hào)清單提交給公司檔案管理部門進(jìn)行審核。2.檔案管理部門對(duì)編號(hào)的準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給檔案形成部門進(jìn)行修改。（三）編號(hào)的調(diào)整1.檔案編號(hào)原則上不得隨意調(diào)整。如因特殊原因需要調(diào)整編號(hào)，應(yīng)由檔案形成部門提出書面申請(qǐng)，說明調(diào)整原因和調(diào)整方案。2.申請(qǐng)經(jīng)檔案管理部門審核同意，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行編號(hào)調(diào)整。調(diào)整后的編號(hào)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，并做好記錄。（四）編號(hào)的維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案編號(hào)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保編號(hào)的準(zhǔn)確性和完整性。2.如發(fā)現(xiàn)編號(hào)重復(fù)、錯(cuò)誤或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和處理，并對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行重新編號(hào)或調(diào)整編號(hào)。四、檔案編號(hào)的使用與查詢（一）使用要求1.公司各部門在檔案管理工作中，應(yīng)嚴(yán)格按照本方案規(guī)定的編號(hào)規(guī)則使用檔案編號(hào)，確保檔案編號(hào)的一致性和準(zhǔn)確性。2.在檔案借閱、查閱、移交等業(yè)務(wù)操作中，應(yīng)準(zhǔn)確填寫檔案編號(hào)，以便快速定位和查找檔案。（二）查詢方法1.公司內(nèi)部人員可通過公司檔案管理系統(tǒng)或檔案目錄索引