教育教學(xué)檔案制度一、總則（一）目的教育教學(xué)檔案是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的重要組成部分，它全面、系統(tǒng)地記錄了學(xué)校教育教學(xué)工作的歷史進(jìn)程和發(fā)展軌跡。建立健全教育教學(xué)檔案制度，旨在規(guī)范檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為學(xué)校的教育教學(xué)決策、教學(xué)研究、教師專(zhuān)業(yè)發(fā)展以及學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)提供有力的支持和依據(jù)，促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量的不斷提升。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職員工以及與教育教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的各類(lèi)檔案資料的管理。涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、授課記錄、學(xué)生成績(jī)、教學(xué)研究成果、師資培訓(xùn)資料、教育教學(xué)活動(dòng)記錄等各個(gè)方面。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映教育教學(xué)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集和整理教育教學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，表述規(guī)范。4.保密性原則：對(duì)于涉及個(gè)人隱私、學(xué)校機(jī)密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及教育行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善教育教學(xué)檔案管理制度，明確檔案管理的流程和要求。2.統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)校教育教學(xué)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。3.組織開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.定期檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和維護(hù)，保障檔案保管的安全和質(zhì)量。（二）各部門(mén)職責(zé)1.教學(xué)部門(mén)負(fù)責(zé)組織教師按照檔案管理要求，及時(shí)整理和提交各類(lèi)教學(xué)檔案資料，包括教學(xué)計(jì)劃、教案、授課記錄、教學(xué)總結(jié)等。指導(dǎo)教師規(guī)范填寫(xiě)和保存教學(xué)檔案，確保檔案內(nèi)容的質(zhì)量。配合檔案管理部門(mén)做好教學(xué)檔案的審核和歸檔工作，對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.學(xué)生管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔學(xué)生的基本信息、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)等相關(guān)資料。協(xié)助教學(xué)部門(mén)做好學(xué)生成績(jī)的統(tǒng)計(jì)和分析工作，并及時(shí)將相關(guān)數(shù)據(jù)提供給檔案管理部門(mén)。確保學(xué)生檔案資料的真實(shí)性和完整性，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理學(xué)生檔案的借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3.教育科研部門(mén)負(fù)責(zé)管理學(xué)校的教育科研檔案，包括課題研究資料、學(xué)術(shù)論文、教學(xué)成果等。組織科研人員按照檔案管理要求，及時(shí)整理和提交科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過(guò)程、結(jié)題驗(yàn)收等各個(gè)階段的檔案資料。對(duì)科研檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目和歸檔，為學(xué)校的科研管理和學(xué)術(shù)交流提供支持。4.教師發(fā)展部門(mén)負(fù)責(zé)教師培訓(xùn)檔案的管理，記錄教師參加各類(lèi)培訓(xùn)的情況，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核等。收集和整理教師的專(zhuān)業(yè)發(fā)展資料，如教師個(gè)人成長(zhǎng)規(guī)劃、教學(xué)反思、教學(xué)成果等，為教師的職業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。配合檔案管理部門(mén)做好教師檔案的更新和維護(hù)工作，確保教師檔案信息的時(shí)效性。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校的檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保存狀況,采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.按照規(guī)定的程序和要求，為學(xué)校各部門(mén)和教職員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。6.積極參與檔案管理工作的研究和創(chuàng)新，不斷改進(jìn)檔案管理方法和手段，提高工作效率和質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)文件：包括國(guó)家和地方教育行政部門(mén)頒發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的法規(guī)、文件、指示、通知等；學(xué)校制定的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)改革方案等。2.教師教學(xué)檔案：教師個(gè)人的教學(xué)工作計(jì)劃、教案、教學(xué)進(jìn)度表、授課記錄、教學(xué)反思、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)總結(jié)等。3.學(xué)生學(xué)習(xí)檔案：學(xué)生的學(xué)籍檔案、入學(xué)登記表、成績(jī)單、操行評(píng)語(yǔ)、獎(jiǎng)懲記錄、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)報(bào)告等。4.教學(xué)研究檔案：學(xué)校承擔(dān)的各級(jí)各類(lèi)教育科研課題的申報(bào)材料、研究方案、研究過(guò)程記錄、研究成果報(bào)告、學(xué)術(shù)論文發(fā)表情況等。5.教育教學(xué)活動(dòng)檔案：學(xué)校組織的各類(lèi)教學(xué)競(jìng)賽、公開(kāi)課、示范課、觀摩課、講座、研討會(huì)等活動(dòng)的方案、通知、活動(dòng)記錄、總結(jié)材料等。6.師資培訓(xùn)檔案：教師參加各類(lèi)培訓(xùn)的培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)筆記、考核成績(jī)、結(jié)業(yè)證書(shū)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料的收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性的原則，不得遺漏重要信息。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)確保字跡清晰、頁(yè)面整潔，簽字蓋章齊全；對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)保證格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲(chǔ)。4.各部門(mén)在收集檔案資料時(shí)，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門(mén)。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將收集到的檔案資料分為教學(xué)文件、教師教學(xué)檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案、教學(xué)研究檔案、教育教學(xué)活動(dòng)檔案、師資培訓(xùn)檔案等六大類(lèi)。每大類(lèi)下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目。例如，教師教學(xué)檔案可進(jìn)一步細(xì)分為教案、授課記錄、教學(xué)反思等二級(jí)類(lèi)目；教案又可按照學(xué)科、年級(jí)等進(jìn)行三級(jí)分類(lèi)。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性和系統(tǒng)性的原則，采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則。例如，可以按照檔案類(lèi)別、年份、流水號(hào)的順序進(jìn)行編號(hào)，如“JXWJ2023001”表示教學(xué)文件類(lèi)2023年的第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行整理和裝訂。一般按照文件的重要程度、時(shí)間先后順序排列，采用左側(cè)裝訂的方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于不符合要求的檔案資料，及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.審核通過(guò)的檔案資料按照分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理、編目和裝訂，形成歸檔文件。3.將歸檔文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、名稱、保管期限等信息。4.按照檔案庫(kù)房的布局和編號(hào)，將檔案盒上架存放，建立檔案存放位置索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如學(xué)校的歷史沿革、重要的教學(xué)改革成果、重大的教育教學(xué)活動(dòng)記錄等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案，主要包括學(xué)校一般性的教學(xué)文件、教師教學(xué)檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案、教學(xué)研究檔案等。這些檔案在學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)中具有一定的參考價(jià)值，保管期限屆滿后，經(jīng)過(guò)鑒定可以銷(xiāo)毀。保管期限為1年的檔案，主要包括學(xué)校臨時(shí)性教育教學(xué)活動(dòng)的相關(guān)資料、短期培訓(xùn)記錄等。這些檔案在活動(dòng)結(jié)束后，經(jīng)過(guò)一定時(shí)間的留存，確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值后可以銷(xiāo)毀。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房建設(shè)：檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，保證庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求。2.檔案存放方式：檔案應(yīng)按照類(lèi)別、保管期限、年度等進(jìn)行分類(lèi)存放，排列整齊有序。檔案盒應(yīng)直立放置在檔案架上，便于查閱和抽取。對(duì)于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如使用專(zhuān)柜存放、進(jìn)行復(fù)制備份等。3.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量是否完整、有無(wú)損壞或丟失等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。4.數(shù)字化管理：積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，將重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)數(shù)字化管理，提高檔案查閱和利用的效率，同時(shí)也便于檔案的長(zhǎng)期保存和備份。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)在開(kāi)展教育教學(xué)管理、教學(xué)研究、教師培訓(xùn)、學(xué)生管理等工作時(shí)，需要查閱相關(guān)檔案資料作為參考依據(jù)。2.教師個(gè)人在進(jìn)行教學(xué)反思、教學(xué)改進(jìn)、專(zhuān)業(yè)發(fā)展等方面，需要查閱自己的教學(xué)檔案和相關(guān)教學(xué)研究資料。3.學(xué)校對(duì)外交流、評(píng)估驗(yàn)收、申報(bào)項(xiàng)目等工作中，需要提供相關(guān)檔案資料作為證明材料。（二）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，提供相應(yīng)的檔案資料，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.借閱人只能在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.檔案管理人員應(yīng)做好檔案利用登記工作，記錄借閱人的姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、檔案名稱及編號(hào)等信息。定期檢查檔案的歸還情況，對(duì)逾期未還的檔案及時(shí)進(jìn)行催還。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無(wú)缺頁(yè)、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核對(duì)檔案內(nèi)容與實(shí)際情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無(wú)誤。3.檔案的時(shí)效性：評(píng)估檔案所記錄的信息是否仍然具有參考價(jià)值，是否已過(guò)有效期限。4.檔案的保密性：審查檔案內(nèi)容是否涉及學(xué)校機(jī)密或個(gè)人隱私，是否需要繼續(xù)保密。（三）銷(xiāo)毀程序1.鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出存毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案鑒定銷(xiāo)毀清冊(cè)》。清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限、鑒定意見(jiàn)等信息。2.《檔案鑒定銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。