食藥所檔案制度一、總則（一）目的為加強食藥所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在食藥監(jiān)管工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本所實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于食藥所全體工作人員在履行職責過程中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：食藥所檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實性原則：檔案應如實反映食藥監(jiān)管工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集、整理食藥監(jiān)管工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為食藥監(jiān)管工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善食藥所檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理食藥所各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務檔案、人事檔案、財務檔案等。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。4.指導各部門做好檔案的收集、整理和歸檔工作，對檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉食藥監(jiān)管業(yè)務，經(jīng)培訓后上崗。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.負責檔案的檢索和利用工作，為食藥監(jiān)管工作提供檔案查閱、借閱等服務。5.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。（三）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并定期向綜合檔案室移交檔案。2.負責將本部門在履行職責過程中形成的各類文件材料進行分類整理，確保文件材料的齊全完整。3.按照檔案管理要求，對本部門的檔案進行規(guī)范裝訂和編目，編制檔案目錄清單，隨檔案一并移交綜合檔案室。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的檢索和利用工作，提供檔案利用所需的相關信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與食藥監(jiān)管工作有關的文件、通知、指示、決定等。2.食藥所制定和發(fā)布的各類文件、規(guī)章制度、工作計劃總結(jié)、報告、報表等。3.食藥監(jiān)管業(yè)務工作中形成的各類文件材料，如許可審批文件、監(jiān)督檢查記錄、抽檢報告、案件查處材料等。4.人事檔案材料，包括干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資檔案等。5財務檔案材料，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.其他與食藥所工作有關的文件材料。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對收集到的文件材料應進行初步整理，剔除重復、無用的文件，按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類。3.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失文件。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行科學分類和整理。3.便于檔案的保管、檢索和利用。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊，裝入檔案盒。2.業(yè)務檔案整理：根據(jù)食藥監(jiān)管業(yè)務的不同類別，如食品生產(chǎn)監(jiān)管檔案、食品流通監(jiān)管檔案、餐飲服務監(jiān)管檔案、藥品監(jiān)管檔案、醫(yī)療器械監(jiān)管檔案等，分別進行整理。每個業(yè)務類別檔案按照案件發(fā)生時間順序排列，編制檔案目錄，裝訂成冊，裝入檔案盒。3.人事檔案整理：按照干部人事檔案管理規(guī)定，對干部職工的檔案材料進行分類整理，建立檔案目錄，裝訂成冊，裝入檔案袋。4.財務檔案整理：按照會計檔案管理辦法，對會計憑證、賬簿、報表等進行分類整理，編制檔案目錄，裝訂成冊，裝入檔案盒。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務檔案應在案件辦結(jié)后一個月內(nèi)完成歸檔工作。3.人事檔案應在干部職工人事變動后及時歸檔。4.財務檔案應在會計年度終了后，由財務部門按照規(guī)定整理歸檔，移交綜合檔案室保管。（二）歸檔程序1.各部門整理好的檔案，應編制檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案管理人員對移交的檔案進行核對，確認無誤后，在檔案移交清單上簽字，并辦理檔案移交手續(xù)。3.檔案管理人員按照檔案整理要求，對接收的檔案進行進一步整理和編目，上架保管。（三）保管期限1.文書檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的文書檔案主要是反映食藥所主要職能活動和歷史面貌的，對本所和社會具有長遠利用價值的檔案；長期保管的文書檔案是反映食藥所一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的檔案；短期保管的文書檔案是反映食藥所一般工作活動，在短期內(nèi)對本所工作有查考利用價值的檔案。2.業(yè)務檔案保管期限根據(jù)不同業(yè)務類別和檔案性質(zhì)確定，一般為長期或短期。人事檔案保管期限按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.財務檔案保管期限按照會計檔案管理辦法執(zhí)行，會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，財務報告保管期限為永久。（四）保管要求1.綜合檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件，確保檔案的安全。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。5.電子檔案應備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理人員應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進行全面審查，綜合判斷檔案的價值。3.準確判定原則：依據(jù)檔案鑒定標準，準確判定檔案的保管期限和價值，避免誤判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、檔案管理人員和相關業(yè)務部門負責人組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等，判斷檔案的價值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其價值和特點，確定檔案的保管期限。3.效益評估法：評估檔案對食藥監(jiān)管工作的利用效益，確定檔案的價值和保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)食藥所負責人批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.對已銷毀的檔案，應在檔案目錄和檢索工具中注明銷毀情況，確保檔案信息的準確性。六、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.編制檔案目錄：按照檔案分類體系，編制文書檔案目錄、業(yè)務檔案目錄、人事檔案目錄、財務檔案目錄等，便于檔案的查找和利用。2.建立電子檢索系統(tǒng)：利用計算機技術，建立檔案電子檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。電子檢索系統(tǒng)應具備檔案錄入、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計等功能，方便檔案管理人員和利用人員操作。（二）利用方式1.查閱：檔案利用人員可到綜合檔案室查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導，確保查閱工作的順利進行。查閱檔案時，利用人員應填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時間、查閱目的等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，利用人員應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人和綜合檔案室負責人批準后，方可借閱。借閱檔案應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期歸還，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.復制：根據(jù)利用人員的需求，檔案管理人員可提供檔案復制服務。復制檔案應經(jīng)綜合檔案室負責人批準，并注明復制檔案的名稱、數(shù)量、復制時間、復制用途等信息。復制檔案應保證與原件內(nèi)容一致，復制件加蓋檔案復制專用章后有效。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、借閱和復制。2.檔案利用人員應遵守檔案管理制度，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得將檔案用于非工作目的。3.對重要檔案的利用，應進行登記備案，確保檔案利用的安全和規(guī)范。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，為食藥監(jiān)管工作提供更加便捷、高效的檔案服務。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，具備完整的元數(shù)據(jù)信息。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合食藥所檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應具備用戶管理、權(quán)限管理、流程管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等功能。3.檔案信息安全保障：建立檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等技術措施，保障檔案信息的安全。加強對檔案管理人員的信息安全培訓，提高信息安全意識。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化