干部檔案制度一、總則（一）目的為了加強公司干部隊伍建設，規(guī)范干部檔案管理工作，充分發(fā)揮干部檔案在干部選拔任用、培養(yǎng)教育、管理監(jiān)督等方面的重要作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體在職干部的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：干部檔案內容必須真實可靠，如實反映干部的歷史和現(xiàn)實情況。2.完整性原則：干部檔案應全面收集干部的各類材料，保證檔案內容的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，確保干部檔案信息不泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和要求進行檔案管理，保證檔案管理工作的規(guī)范化。二、檔案內容（一）履歷材料包括干部的個人基本信息、工作經(jīng)歷、學歷學位等方面的材料。（二）自傳材料干部本人撰寫的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.定期鑒定、年度考核、任職期滿考核等材料。2.干部選拔任用、評先評優(yōu)等考察材料。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料1.學歷學位證書、培訓結業(yè)證書等。2.專業(yè)技術職務任職資格評審表、聘任文件等。（五）政審材料包括政治歷史情況審查、入黨政審等材料。（六）黨團材料入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、共青團入團志愿書等。（七）獎勵材料獲得的各類獎勵證書、表彰決定等。（八）處分材料受到黨紀政紀處分的決定、調查報告等。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、任免文件等。2.出國（境）審批表、護照等相關材料。（十）其他可供組織參考的材料如個人述職報告、工作成果材料等。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.干部所在部門定期將涉及干部的各類材料報送至檔案管理部門。2.干部本人按照要求及時提交相關材料。3.檔案管理部門通過組織人事工作的各個環(huán)節(jié)收集材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責材料的收集工作，確保材料的及時、準確、完整。2.收集的材料應符合檔案管理的規(guī)范要求，手續(xù)完備，字跡清楚。3.對不符合要求的材料，檔案管理部門應及時通知相關部門或個人進行補充或更正。（三）整理流程1.分類：按照檔案內容的類別進行分類，如履歷類、鑒定類、黨團類等。2.排序：在每一類中按照材料形成的時間順序進行排序。3.編目：對每份材料進行編號、登記，填寫目錄。4.裝訂：將每份材料按照順序裝訂成冊，確保整齊、牢固。四、檔案保管（一）保管場所設立專門的干部檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度符合規(guī)定要求。2.檔案應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案安全1.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。2.加強對檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設備，確保檔案安全。3.制定檔案應急預案，應對突發(fā)情況，保障檔案的安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內部組織人事部門因干部選拔任用、考核、培訓等工作需要查閱干部檔案。2.紀檢監(jiān)察部門因工作需要查閱干部檔案。3.其他經(jīng)公司領導批準的部門或個人因工作需要查閱干部檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫《干部檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等。2.經(jīng)所在部門負責人審核，報公司分管領導批準。3.檔案管理部門根據(jù)批準的申請，提供相應的檔案，并安排專人陪同查閱。4.查閱人只能查閱批準范圍內的檔案內容，不得擅自摘抄、復制、拍照等。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱干部檔案的，僅限于公司內部組織人事部門。2.其他部門或個人一般不得借閱干部檔案。（四）借閱程序1.借閱人填寫《干部檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等。2.經(jīng)所在部門負責人審核，報公司分管領導批準。3.檔案管理部門與借閱人簽訂《干部檔案借閱承諾書》，明確雙方的權利和義務。4.借閱人應在規(guī)定的期限內歸還檔案，不得轉借他人。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應認真檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。六、檔案轉遞（一）轉遞范圍1.干部因工作調動、職務變動等原因需要轉遞檔案。2.干部退休、離職等需要轉遞檔案。（二）轉遞程序1.檔案管理部門根據(jù)干部的調動或離職通知，開具《干部檔案轉遞通知單》。2.將檔案材料整理齊全，密封后通過機要交通或專人送取的方式轉遞。3.接收單位收到檔案后，應及時將回執(zhí)寄回檔案轉出單位。（三）轉遞要求1.檔案轉遞應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保檔案的安全、準確轉遞。2.檔案轉遞過程中，應做好登記和跟蹤，確保檔案及時到達接收單位。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立干部檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內容1.將干部檔案中的各類材料進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的錄入、審核、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。3.建立檔案信息安全管理制度，保障電子檔案的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，防止信息泄露。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善干部檔案管理制度。2.組織實施干部檔案的收集整理、保管、查閱借閱、轉遞等工作。3.負責檔案信息化管理系統(tǒng)的建設和維護。4.對干部檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）檔案管理人員職責1.負責干部檔案的具體管理工作，包括材料收集、整理、編目、裝訂等。2.做好檔案的保管、查閱借閱、轉遞等服務工作。3.對檔案信息化管理系統(tǒng)進行操作和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。4.保守檔案秘密，不得泄露檔案信息。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司組織人事部門負責對干部檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集整理、保管、查閱借閱、轉遞等工作的規(guī)范情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)建設和運行情況。4.檔案管理人員履行職責情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年對干部檔案管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分干部檔案管理工作進行抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的突出問題或重點工作進行專項檢