人事檔案問(wèn)責(zé)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，規(guī)范人事檔案管理工作中的行為，明確責(zé)任，特制定本問(wèn)責(zé)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及參與公司人事檔案管理工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案管理工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：以事實(shí)為依據(jù)，對(duì)人事檔案管理中的違規(guī)行為進(jìn)行客觀、公正的認(rèn)定和處理。3.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)相關(guān)人員在人事檔案管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰，便于問(wèn)責(zé)。4.教育與懲戒相結(jié)合原則：通過(guò)問(wèn)責(zé)，達(dá)到教育相關(guān)人員、規(guī)范管理行為、提升人事檔案管理水平的目的。二、人事檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理制度、流程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)員工人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。3.對(duì)人事檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核和把關(guān)。4.負(fù)責(zé)向相關(guān)部門和人員提供人事檔案查閱服務(wù)，并做好登記和記錄。5.定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)具體的人事檔案整理、裝訂、保管等工作，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立清晰的檔案檢索體系。4.做好檔案查閱、借閱的登記和歸還工作，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.如實(shí)提供個(gè)人相關(guān)信息和材料，確保所提供信息的真實(shí)性和完整性。2.配合人力資源部門和檔案管理人員做好人事檔案管理工作，及時(shí)更新個(gè)人信息。3.不得擅自涂改、偽造、銷毀個(gè)人人事檔案材料。（四）其他相關(guān)部門職責(zé)1.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助人力資源部門做好人事檔案管理工作，如提供相關(guān)證明材料等。2.不得擅自查閱、借閱不屬于本部門管理范圍內(nèi)的人事檔案。三、人事檔案管理流程規(guī)范（一）檔案收集1.新員工入職時(shí)，應(yīng)提交個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、資格證書、勞動(dòng)合同等相關(guān)材料。人力資源部門負(fù)責(zé)審核材料的完整性和真實(shí)性，并及時(shí)將材料歸檔。2.員工在職期間，如有晉升、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等情況，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將相應(yīng)的文件材料移交人力資源部門，由檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔。3.員工離職時(shí)，人力資源部門應(yīng)收回其人事檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，確保檔案材料齊全。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)遵循便于管理和查閱的原則，一般可分為履歷類、自傳類、鑒定考核類、學(xué)歷學(xué)位類、培訓(xùn)類、政審類、黨團(tuán)類、獎(jiǎng)勵(lì)類、處分類、工資待遇類、任免類等。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，確保檔案材料的順序清晰、標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確。3.剔除重復(fù)、無(wú)效的檔案材料，對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案保管1.設(shè)置專門的人事檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.按照檔案類別和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、查閱、借閱等情況。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.人力資源部門根據(jù)審批意見(jiàn)，安排檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案材料上涂改、圈劃、抽取、撤換、添加等。4.查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并檢查檔案是否完好無(wú)損。（五）檔案借閱1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱人事檔案的，必須持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱范圍、借閱時(shí)間等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保按時(shí)收回，并檢查檔案的完整性和保密性。四、問(wèn)責(zé)情形及責(zé)任認(rèn)定（一）檔案收集環(huán)節(jié)1.因人力資源部門審核不嚴(yán)，導(dǎo)致接收的員工檔案材料不完整或虛假，影響員工正常入職、晉升、調(diào)動(dòng)等，對(duì)人力資源部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)審核人員予以問(wèn)責(zé)。2.員工未如實(shí)提供個(gè)人信息和材料，故意隱瞞重要事實(shí)或提供虛假材料，對(duì)員工本人予以問(wèn)責(zé)，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）檔案整理環(huán)節(jié)1.檔案管理人員未按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法進(jìn)行檔案整理，導(dǎo)致檔案混亂、編號(hào)錯(cuò)誤、目錄不清等，影響檔案查閱和管理效率，對(duì)檔案管理人員予以問(wèn)責(zé)。2.在檔案整理過(guò)程中，丟失重要檔案材料或擅自銷毀檔案材料，對(duì)檔案管理人員予以嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。（三）檔案保管環(huán)節(jié)1.因檔案保管設(shè)備不完善或保管措施不當(dāng)，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、被盜等，對(duì)檔案管理人員及相關(guān)責(zé)任人予以問(wèn)責(zé)。2.檔案管理人員違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容，對(duì)檔案管理人員予以問(wèn)責(zé)，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，造成嚴(yán)重后果的依法追究法律責(zé)任。（四）檔案查閱環(huán)節(jié)1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱人事檔案，對(duì)查閱人員予以問(wèn)責(zé)，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.檔案管理人員未按照規(guī)定程序提供查閱服務(wù)，或在查閱過(guò)程中未履行登記、監(jiān)督等職責(zé)，對(duì)檔案管理人員予以問(wèn)責(zé)。（五）檔案借閱環(huán)節(jié)1.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)擅自將人事檔案借閱給外部單位或個(gè)人，對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以問(wèn)責(zé)。2.借閱人員未按照規(guī)定期限歸還檔案或轉(zhuǎn)借他人、泄露檔案內(nèi)容等，對(duì)借閱人員予以問(wèn)責(zé)，并視情節(jié)輕重要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。五、問(wèn)責(zé)方式及程序（一）問(wèn)責(zé)方式1.批評(píng)教育：對(duì)情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評(píng)教育，責(zé)令其改正錯(cuò)誤。2.書面檢討：要求責(zé)任人提交書面檢討，分析問(wèn)題原因，提出整改措施。3.經(jīng)濟(jì)處罰：根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度，給予一定金額的經(jīng)濟(jì)處罰。4.紀(jì)律處分：包括警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職、開除等，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。5.法律責(zé)任：對(duì)于違反法律法規(guī)的行為，依法追究其法律責(zé)任。（二）問(wèn)責(zé)程序1.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題：通過(guò)日常檢查、內(nèi)部審計(jì)、投訴舉報(bào)等途徑發(fā)現(xiàn)人事檔案管理中的違規(guī)行為。2.調(diào)查核實(shí)：成立調(diào)查組，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，收集相關(guān)證據(jù)材料。3.責(zé)任認(rèn)定：根據(jù)調(diào)查結(jié)果，明確違規(guī)行為的性質(zhì)和責(zé)任主體，認(rèn)定責(zé)任程度。4.提出問(wèn)責(zé)建議：調(diào)查組根據(jù)責(zé)任認(rèn)定情況，提出具體的問(wèn)責(zé)方式和建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.審批決定：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)調(diào)查組的建議，做出最終的問(wèn)責(zé)決定。6.執(zhí)行問(wèn)責(zé)：將問(wèn)責(zé)決定通知相關(guān)責(zé)任人，并監(jiān)督其執(zhí)行問(wèn)責(zé)措施。7.記錄存檔：對(duì)問(wèn)責(zé)過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行記錄，整理歸檔，作為今后人事檔案管理工作的參考。六、申訴與復(fù)查（一）申訴1.被問(wèn)責(zé)人對(duì)問(wèn)責(zé)決定不服的，可以在接到問(wèn)責(zé)決定之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，向公司人力資源部門提出申訴。2.申訴時(shí)應(yīng)提交書面申訴材料，說(shuō)明申訴理由和事實(shí)依據(jù)。（二）復(fù)查1.人力資源部門接到申訴材料后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)