企業(yè)檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本規(guī)章制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司各部門及員工查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等日常管理工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。6.對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照等。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議等文件。3.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件。4.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議等文件。5.公司的各類工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。6.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。7.公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等文件。8.公司的市場(chǎng)營(yíng)銷資料、客戶信息、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等文件。9.公司的人力資源管理資料、員工檔案、培訓(xùn)記錄等文件。10.公司的行政辦公資料、會(huì)議紀(jì)要、通知、信函等文件。11.公司的各類活動(dòng)照片、音像資料等。12.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。3.對(duì)收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保文件的清晰、整齊。（三）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔，并移交綜合管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂等工作。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.將整理好的檔案移交綜合管理部門，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，具體如下：1.年度：以公元紀(jì)年為標(biāo)識(shí)，按檔案形成的年度進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)：按公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，如行政部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部等。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號(hào)”的形式，如“20230101001”。2.年度：取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。3.機(jī)構(gòu)代碼：根據(jù)公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)代碼表進(jìn)行編制，如行政部代碼為“01”。4.保管期限代碼：永久為“01”，長(zhǎng)期為“02”，短期為“03”。五、檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行分類、排序，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.去除檔案中的金屬物、訂書釘?shù)?，保持檔案的整潔。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（二）裝訂要求1.采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。2.對(duì)于紙張較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行分頁(yè)裝訂，并在每頁(yè)右上角加蓋頁(yè)碼章。3.裝訂后的檔案應(yīng)在封面填寫檔案名稱、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、編號(hào)等信息。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》提供的信息，及時(shí)查找并提供檔案，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)印。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、原因、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》提供的信息，及時(shí)查找并提供檔案，借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)印。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司綜合管理部門提交查閱申請(qǐng)，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱時(shí)間等信息，并提供有效身份證明，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。2.外部單位因工作需要借閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司綜合管理部門提交借閱申請(qǐng)，注明借閱檔案的名稱、原因、借閱時(shí)間等信息，并提供有效身份證明，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.外部單位查閱與借閱公司檔案時(shí)，應(yīng)遵守公司檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定，不得擅自將檔案帶出公司，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)印。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)在綜合管理部門的組織下，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成鑒定小組進(jìn)行。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，是否對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值。2.檔案的保存狀況是否良好，是否需要進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定，是否需要調(diào)整。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等信息，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并填寫《檔案銷毀登記表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，監(jiān)銷人員和銷毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用，為公司各部門及員工提供便捷的檔案查閱和借閱服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.用戶權(quán)限管理：根據(jù)公司內(nèi)部人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的檔案查閱和借閱權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.系統(tǒng)維護(hù)與更新：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和