檔案防磁柜制度一、總則（一）目的為了確保公司各類重要檔案的安全存儲，防止因磁場干擾導致檔案信息丟失、損壞，特制定本檔案防磁柜使用制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有使用檔案防磁柜存儲檔案的部門和個人。（三）基本原則1.安全可靠原則：檔案防磁柜應具備良好的防磁性能，確保檔案在存儲過程中的安全性和完整性。2.規(guī)范操作原則：使用者應嚴格按照本制度規(guī)定的操作流程使用檔案防磁柜，避免因操作不當造成檔案損壞。3.責任明確原則：明確各部門和個人在檔案防磁柜使用過程中的職責，確保檔案管理工作的有序進行。二、檔案防磁柜的配備與管理（一）配備標準1.根據(jù)公司檔案存儲量和重要性，合理配備檔案防磁柜。對于涉及公司核心機密、重要業(yè)務數(shù)據(jù)等關鍵檔案，應配備專門的高標準防磁柜。2.檔案防磁柜應符合國家相關行業(yè)標準，具備良好的密封性能、防火性能和防磁性能，能夠有效抵御外界磁場干擾。（二）采購與驗收1.檔案防磁柜的采購由公司行政部門負責，應選擇具有良好信譽和質量保證的供應商。2.采購的檔案防磁柜到貨后，由行政部門、檔案管理部門共同進行驗收。驗收內容包括外觀檢查、防磁性能測試等，確保檔案防磁柜符合采購要求。（三）標識與定位1.對每臺檔案防磁柜進行編號，并在柜體顯著位置標明編號、使用部門等信息。2.根據(jù)檔案類別和使用頻率，對檔案防磁柜進行合理定位，便于檔案的存放和查找。（四）維護與保養(yǎng)1.檔案管理部門應定期對檔案防磁柜進行檢查和維護，確保柜體密封良好、柜門開關靈活、防磁性能正常。2.如發(fā)現(xiàn)檔案防磁柜出現(xiàn)故障或損壞，應及時通知行政部門進行維修或更換。維修記錄應詳細存檔，以備查閱。三、檔案存儲管理（一）檔案分類存放1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，同一類別的檔案應存放在同一檔案防磁柜或相鄰的防磁柜中。2.對于電子檔案，應存儲在專門的防磁存儲設備中，并與紙質檔案分開存放，確保電子檔案的安全性和可讀取性。（二）存儲要求1.檔案應整齊排列在檔案防磁柜內，不得隨意堆放或擠壓，以免影響檔案的完整性和防磁效果。2.檔案存放應遵循便于查找和利用的原則，按照一定的順序進行編號和標識，確保檔案能夠快速準確地調出。3.嚴禁將易燃、易爆、腐蝕性物品與檔案一同存放在檔案防磁柜內，防止對檔案造成損害。（三）庫存盤點1.檔案管理部門應定期對檔案防磁柜內的檔案進行庫存盤點，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.庫存盤點應形成詳細記錄，包括盤點時間、檔案名稱、數(shù)量、存放位置等信息。如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符或其他異常情況，應及時查明原因并進行處理。四、檔案防磁柜使用規(guī)定（一）使用人員資格1.只有經過檔案管理部門培訓并獲得授權的人員才能使用檔案防磁柜。2.使用人員應熟悉檔案防磁柜的性能和操作方法，并嚴格遵守本制度規(guī)定。（二）操作流程1.開啟檔案防磁柜時，應先檢查柜體外觀是否正常，然后輕輕打開柜門，避免用力過猛造成損壞。2.存放檔案時，應將檔案整齊放入檔案防磁柜內，確保檔案排列有序，并在相應位置做好標識。3.關閉檔案防磁柜時，應檢查柜內檔案是否放置妥當，然后輕輕關閉柜門，確保柜門密封良好。4.使用完畢后，應及時清理檔案防磁柜周圍環(huán)境，保持整潔。（三）禁止行為1.禁止在檔案防磁柜內存放與檔案無關的物品。2.禁止擅自拆卸、改裝檔案防磁柜，以免影響其防磁性能。3.禁止在檔案防磁柜附近使用強磁場源設備，如磁鐵、微波爐等，防止磁場干擾檔案信息。4.禁止非授權人員私自開啟檔案防磁柜，確保檔案的保密性和安全性。五、檔案查閱與借閱管理（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字批準。2.檔案管理部門根據(jù)批準的申請表，安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應嚴格遵守檔案查閱紀律，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息，并經所在部門負責人、檔案管理部門負責人簽字批準。2.檔案管理部門根據(jù)批準的申請表，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并要求借閱人員在《檔案借閱登記表》上簽字確認。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自復制、傳播檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，應承擔相應的賠償責任。4.借閱期限屆滿后，借閱人員應及時歸還檔案。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案保密管理（一）保密責任1.所有涉及檔案管理的人員都應嚴格遵守公司保密制度，對檔案內容予以保密。不得泄露檔案信息，確保檔案的保密性和安全性。2.檔案管理部門應定期對檔案管理人員進行保密培訓，提高其保密意識和業(yè)務水平。（二）保密措施1.檔案防磁柜應設置密碼鎖，并定期更換密碼。密碼應妥善保管，不得泄露給無關人員。2.在檔案查閱和借閱過程中，應嚴格控制知悉范圍，確保檔案信息不被無關人員獲取。3.對于涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施，防止檔案信息泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責人、行政部門負責人等組成，負責對檔案防磁柜使用制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應定期對檔案防磁柜的使用情況、檔案存儲管理情況等進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內容1.檔案防磁柜的配備與管理情況，包括是否符合標準、是否定期維護等。2.檔案存儲管理情況，包括檔案分類存放、庫存盤點等是否規(guī)范。3.檔案防磁柜使用規(guī)定的執(zhí)行情況，包括使用人員資格、操作流程、禁止行為等是否遵守。4.檔案查閱與借閱管理情況，包括申請表填寫、查閱借閱手續(xù)辦理、檔案歸還等是否合規(guī)。5.檔案保密管理情況，包括保密責任落實、保密措施執(zhí)行等是否到位。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對問題制定整改措施，并認真組織實施。整改完成后，應向監(jiān)督小組提交整改報告，經檢查合格后方可銷號。3.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退