檢察檔案工作制度一、總則（一）目的檢察檔案是檢察機(jī)關(guān)在履行法律監(jiān)督職能過程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的歷史記錄，是檢察工作的重要組成部分。為加強(qiáng)檢察檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合檢察工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及全體檢察人員在各項(xiàng)檢察業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則本院檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)；各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)確定一名檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，形成分級管理的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案的收集齊全、整理規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性；同時(shí)，采取有效措施保障檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用、服務(wù)檢察原則檔案管理工作應(yīng)遵循方便利用的原則，不斷優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為檢察工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持，使檔案更好地服務(wù)于檢察業(yè)務(wù)和隊(duì)伍建設(shè)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門本院設(shè)立辦公室檔案管理科，作為全院檔案管理的綜合部門，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施；集中統(tǒng)一管理本院各類檔案，對各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理科科長職責(zé)負(fù)責(zé)檔案管理科的全面工作，制定檔案工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。組織檔案工作人員學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識和相關(guān)法律法規(guī)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。定期檢查檔案工作情況，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題。負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及本院各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，做好檔案工作的上傳下達(dá)。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案實(shí)體安全。建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀，并做好銷毀記錄。積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為檢察工作提供信息服務(wù)。負(fù)責(zé)接待檔案查閱利用工作，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，提供必要的檔案利用服務(wù)，做好利用登記和效果反饋工作。3.各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，確保檔案材料的齊全、完整。按照檔案管理科的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理科集中保管。協(xié)助檔案管理科開展檔案利用工作，提供本部門檔案利用的相關(guān)信息和線索。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本院工作相關(guān)的文件、指示、通知等。本院黨組會議、檢察委員會會議、院務(wù)會議等各類會議記錄、紀(jì)要。本院制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。本院與外單位的來往公文、信函、合同等。本院干部任免、獎(jiǎng)懲、考核等人事管理文件材料。2.案件檔案各類刑事案件、民事行政案件、公益訴訟案件等從受理到結(jié)案全過程形成的法律文書、證據(jù)材料、審批文件等。案件線索來源材料、初查材料、立案決定書、偵查終結(jié)報(bào)告等。起訴書、抗訴書、判決書、裁定書等法律文書及相關(guān)送達(dá)回證。案件討論記錄、匯報(bào)材料、專家咨詢意見等內(nèi)部工作文件。3.聲像檔案本院組織的重要會議、重大活動、專項(xiàng)工作等形成的照片、錄音、錄像等資料。反映本院檢察工作成果、隊(duì)伍建設(shè)、文化建設(shè)等方面的聲像資料。具有保存價(jià)值的其他聲像資料。4.電子檔案以電子形式產(chǎn)生的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、案件管理系統(tǒng)中的電子卷宗、檢察業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)等。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的電子副本。（二）收集要求1.各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，符合檔案整理要求。對于不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修正或重新制作。3.收集的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間范圍進(jìn)行整理，一般在次年上半年完成上一年度檔案的收集整理工作，并移交檔案管理科。（三）整理方法1.文書檔案整理按照年度”保管期限機(jī)構(gòu)（問題）”分類法進(jìn)行整理。即先將檔案按年度分開，再按保管期限（永久、長期、短期）分類，然后在每個(gè)保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄，編制備考表，裝訂成冊，并在卷盒上填寫相關(guān)信息。2.案件檔案整理按照案件類別、年度順序進(jìn)行排列，同一案件的材料按照訴訟程序的先后順序排列。對案件材料進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄，編制備考表，裝訂成卷，并在卷皮上填寫案件基本信息、訴訟階段等內(nèi)容。3.聲像檔案整理照片檔案應(yīng)按照片內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行整理，編寫照片說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，裝入相冊或照片檔案盒，并編制照片目錄。錄音、錄像檔案應(yīng)整理成光盤或磁帶，標(biāo)注錄制時(shí)間、內(nèi)容、錄制人等信息，建立相應(yīng)的目錄清單。4.電子檔案整理電子檔案應(yīng)按照檔案類別和年度進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件命名規(guī)則和目錄結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，準(zhǔn)確記錄檔案的基本信息、背景信息、保管期限等，以便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.本院設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲藥品、消防器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，方便檔案的分類存放和檢索。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。永久保管的文書檔案主要包括：本院制定的重要規(guī)章制度；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本院主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件；本院黨組會議、檢察委員會會議、院務(wù)會議等重要會議記錄、紀(jì)要；本院機(jī)構(gòu)演變、人事任免、獎(jiǎng)懲等重要文件；上級機(jī)關(guān)針對本院的重要批復(fù)、指示等。長期保管的文書檔案主要包括：一般性的業(yè)務(wù)文件、工作匯報(bào)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；與外單位的一般性來往公文、信函等。短期保管的文書檔案主要包括：事務(wù)性的通知、便函、介紹信存根等。2.案件檔案的保管期限按照相關(guān)法律規(guī)定和檢察業(yè)務(wù)要求執(zhí)行。一般情況下，刑事案件檔案保管期限為永久，民事行政案件、公益訴訟案件檔案根據(jù)具體情況確定保管期限。（四）檔案保管措施1.建立檔案定期檢查制度，檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、有無破損、褪色、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放；同時(shí)，定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)，檢查數(shù)據(jù)的完整性和可用性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.嚴(yán)格檔案借閱登記制度，對借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案借閱過程可追溯；借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。4.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房；安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控；制定檔案庫房安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地保護(hù)檔案安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本院檢察人員因工作需要查閱、借閱檔案，以了解相關(guān)工作情況、參考?xì)v史資料、辦理案件等。2.上級機(jī)關(guān)、其他司法機(jī)關(guān)及有關(guān)單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱本院檔案。3.律師、當(dāng)事人等根據(jù)法律規(guī)定，經(jīng)批準(zhǔn)后查閱相關(guān)案件檔案。（二）利用手續(xù)1.本院檢察人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本院檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的目的、范圍等，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理科安排專人負(fù)責(zé)查閱，并做好查閱登記。3.律師、當(dāng)事人查閱案件檔案，應(yīng)提交相關(guān)證明材料，如授權(quán)委托書、律師執(zhí)業(yè)證等，經(jīng)案件承辦部門負(fù)責(zé)人同意，報(bào)分管檢察長批準(zhǔn)后，在檔案管理科指定地點(diǎn)查閱，并遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室；如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理科同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。2.對于重要檔案資料，可以采用數(shù)字化方式提供利用，利用者可通過本院檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行在線查閱。檔案管理科應(yīng)確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和安全性，防止信息泄露。（四）利用登記與反饋1.檔案管理科應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、檔案名稱等信息，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。2.檔案利用結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案的完整性和安全性。同時(shí)，鼓勵(lì)利用者對檔案利用效果進(jìn)行反饋，檔案管理科應(yīng)認(rèn)真收集和整理利用者的反饋意見，不斷改進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理科科長及各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對本院已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和檢察工作實(shí)際，對檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評估。2.對于反映本院重要職能活動、具有歷史查考價(jià)值、涉及重大案件和重要工作的檔案，應(yīng)予以保留；對于已失去保存價(jià)值、重復(fù)或內(nèi)容不完整的檔案，可以考慮銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理科定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單，并將清單分發(fā)給各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案員。2.各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)檔案員對本部門需要鑒定的檔案進(jìn)行初步審核，提出初步存毀意見，并反饋給檔案管理科。3.檔案鑒定工作小組召開鑒定會議，對各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)提交的檔案進(jìn)行集中鑒定。鑒定人員應(yīng)認(rèn)真審查檔案內(nèi)容，結(jié)合檔案保管期限規(guī)定和檢察工作實(shí)際，逐一確定檔案的存毀，并形成鑒定意見。4.對鑒定為銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報(bào)本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。一般采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)