檔案利用制度標準一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度標準。（二）適用范圍本制度標準適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案利用過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，要確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，維護檔案的安全。3.高效服務(wù)原則：以滿足公司/組織各項工作對檔案的需求為出發(fā)點，提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。4.合理利用原則：根據(jù)檔案的價值和實際需求，合理安排檔案的利用，避免資源浪費。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案，用于工作決策、業(yè)務(wù)開展、項目研究、解決問題等。2.外部單位因履行合同、合作項目、審計檢查、司法調(diào)查等合法事由，按照規(guī)定程序申請查閱、借閱公司/組織檔案。（二）利用條件1.內(nèi)部員工利用檔案填寫《檔案利用申請表》，明確利用目的、所需檔案名稱及內(nèi)容范圍等。經(jīng)所在部門負責人審批同意，涉及重要檔案或跨部門事項的，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導審批。2.外部單位利用檔案提交正式的申請函，說明利用檔案的合法事由、用途、所需檔案清單等。提供相關(guān)證明材料，如合同協(xié)議、授權(quán)文件、司法文書等。經(jīng)公司/組織檔案管理部門審核，報公司/組織分管領(lǐng)導批準后，方可辦理利用手續(xù)。三、檔案查閱程序（一）預(yù)約登記1.內(nèi)部員工或外部單位如需查閱檔案，應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理部門預(yù)約。2.檔案管理部門根據(jù)預(yù)約情況，安排合適的查閱時間和場所，并做好登記。登記內(nèi)容包括查閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、查閱日期、查閱檔案名稱及數(shù)量等。（二）查閱審批1.內(nèi)部員工查閱檔案，由所在部門負責人審批同意后，將審批后的《檔案利用申請表》交檔案管理部門。2.外部單位查閱檔案，經(jīng)檔案管理部門審核通過后，報公司/組織分管領(lǐng)導批準。審批通過后，檔案管理部門通知查閱人前來辦理查閱手續(xù)。（三）查閱服務(wù)1.查閱人憑有效身份證件或相關(guān)證明材料到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員核對查閱人身份及審批手續(xù)后，引導查閱人到指定查閱場所。2.查閱場所應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如桌椅、照明、電腦等，方便查閱人查閱檔案。查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間和范圍內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人遵守查閱規(guī)定，不損壞檔案。查閱人如需復印、拍照檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）查閱記錄1.查閱人查閱檔案時，檔案管理部門工作人員應(yīng)如實記錄查閱情況，包括查閱時間、查閱人姓名、單位、查閱檔案名稱及內(nèi)容、查閱目的等。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。2.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)在查閱記錄上簽字確認。如查閱人發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或與查閱目的不符，應(yīng)及時向檔案管理部門工作人員反映。四、檔案借閱程序（一）借閱申請1.內(nèi)部員工或外部單位如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等。2.內(nèi)部員工借閱檔案，經(jīng)所在部門負責人審批同意后，報檔案管理部門審核。涉及重要檔案或跨部門事項的，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導審批。3.外部單位借閱檔案，經(jīng)檔案管理部門審核通過后，報公司/組織分管領(lǐng)導批準。審批通過后，檔案管理部門通知借閱人前來辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.檔案管理部門對借閱申請進行審核，重點審查借閱人資格、借閱用途、借閱期限等是否符合規(guī)定。審核通過后，報公司/組織分管領(lǐng)導審批。2.公司/組織分管領(lǐng)導根據(jù)檔案的重要性、保密性以及借閱申請的合理性等因素進行審批。對于涉及公司/組織核心機密或重要敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格控制借閱范圍和期限。（三）借閱手續(xù)辦理1.借閱人憑有效身份證件或相關(guān)證明材料到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員核對借閱人身份及審批手續(xù)后，向借閱人發(fā)放《檔案借閱登記表》和《檔案借閱清單》。2.借閱人應(yīng)認真閱讀《檔案借閱登記表》和《檔案借閱清單》中的各項條款，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)，以及檔案的保管要求和歸還期限等。借閱人在《檔案借閱登記表》上簽字確認后，檔案管理部門工作人員按照清單向借閱人提供檔案。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人、擅自涂改、污損、丟失或銷毀檔案。如因特殊原因需要延長借閱期限，應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。（四）檔案歸還1.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還所借閱的檔案。檔案管理部門工作人員應(yīng)認真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人溝通解決。2.借閱人歸還檔案時，應(yīng)在《檔案借閱登記表》上簽字確認歸還日期。檔案管理部門工作人員將歸還檔案與《檔案借閱清單》進行核對無誤后，在《檔案借閱登記表》上注明檔案已歸還，并將《檔案借閱登記表》和《檔案借閱清單》存檔。3.如借閱人未能按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)及時催還。對于逾期未還的檔案，檔案管理部門應(yīng)暫停該借閱人再次借閱檔案的資格，并視情節(jié)輕重追究借閱人的責任。五、檔案復制與摘錄規(guī)定（一）復制與摘錄申請1.內(nèi)部員工或外部單位如需復制或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案復制/摘錄申請表》，說明復制或摘錄的檔案名稱、內(nèi)容范圍、用途、復制或摘錄方式（復印、拍照、掃描等）等。2.內(nèi)部員工復制或摘錄檔案，經(jīng)所在部門負責人審批同意后，報檔案管理部門審核。涉及重要檔案或跨部門事項的，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導審批。3.外部單位復制或摘錄檔案，經(jīng)檔案管理部門審核通過后，報公司/組織分管領(lǐng)導批準。審批通過后，檔案管理部門通知申請人前來辦理復制或摘錄手續(xù)。（二）復制與摘錄審批1.檔案管理部門對復制或摘錄申請進行審核，重點審查申請的合理性、必要性以及復制或摘錄內(nèi)容是否符合保密規(guī)定等。審核通過后，報公司/組織分管領(lǐng)導審批。2.公司/組織分管領(lǐng)導根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容以及復制或摘錄申請的影響等因素進行審批。對于涉及公司/組織核心機密或重要敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格控制復制或摘錄范圍和用途。（三）復制與摘錄辦理1.申請人憑有效身份證件或相關(guān)證明材料到檔案管理部門辦理復制或摘錄手續(xù)。檔案管理部門工作人員核對申請人身份及審批手續(xù)后，按照申請要求進行復制或摘錄操作。2.復制或摘錄檔案應(yīng)使用檔案管理部門指定的設(shè)備和方式，確保復制或摘錄內(nèi)容清晰、完整、準確。復制或摘錄的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復制或摘錄日期、份數(shù)等。3.復制或摘錄的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定進行存放和使用，不得用于與申請用途無關(guān)的其他事項。如申請人需要將復制或摘錄的檔案材料提供給第三方使用，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案利用的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案查閱、借閱場所應(yīng)具備完善的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱、借閱場所進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴格遵守安全操作規(guī)程，在檔案利用過程中注意保護檔案的安全，防止檔案受到損壞或丟失。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，并對檔案利用人員進行保密教育，提高保密意識。2.檔案利用人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱過程中，如需涉及檔案內(nèi)容的討論或交流，應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，并采取必要的保密措施。3.對于涉及公司/組織核心機密或重要敏感信息的檔案，檔案利用人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。4.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案利用過程的監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止并依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。七、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織檔案管理部門負責對檔案利用制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對檔案利用活動進行抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案利用手續(xù)是否齊全，包括申請表填寫是否完整、審批程序是否合規(guī)等。2.檔案利用人員是否遵守查閱、借閱、復制與摘錄規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。3.檔案利用過程中的安全與保密措施是否落實到位，檔案是否存在安全隱患或泄密風險。4.檔案利用記錄是否真實、完整，是否按照規(guī)定進行存檔。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每[X]個月對檔案利用情況進行一次全面檢查，重點檢查檔案利用手續(xù)、利用記錄、檔案安全與保密等方面的情況。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對檔案利用活動進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.專項檢查：針對檔案利用過程中出現(xiàn)的突出問題或重要事項，檔案管理部門組織開展專項檢查，深入調(diào)查分析原因并提出整改措施。（四）問題處理與整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門或人員限期整改。2.責任部門或人員應(yīng)認真落實整改措施，按時完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報告檔案管理部門。3.檔