行政部檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部及各部門在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政部負(fù)責(zé)對全公司檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、組織和協(xié)調(diào)，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集和保存公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）行政部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架、保管、檢索、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。5.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案實(shí)體安全，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交行政部集中保管。3.配合行政部做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保密工作，對涉及本部門機(jī)密的檔案采取相應(yīng)的保密措施。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定、報(bào)告、請示、批復(fù)等文件。2.人事檔案類：包括員工的個(gè)人基本信息、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利、績效考核、獎懲任免、勞動合同等相關(guān)材料。3.財(cái)務(wù)檔案類：包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)文件。4.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)性質(zhì)和特點(diǎn)，分為市場營銷、項(xiàng)目管理、客戶服務(wù)、技術(shù)研發(fā)等不同業(yè)務(wù)板塊的檔案，具體包括業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文檔、市場調(diào)研報(bào)告、技術(shù)方案、客戶資料等。5.行政事務(wù)檔案類：包括辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、車輛管理、會議紀(jì)要、接待安排、辦公用品領(lǐng)用記錄等文件。6.其他檔案類：包括公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、對外宣傳資料、照片、音像資料等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。2.“年度”采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2XXX”。3.“類別”根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位字母表示，如“XZ”表示行政文件類，“RS”表示人事檔案類等。4.“流水號”為每類檔案的順序號，用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。5.例如，2023年行政文件類的第5份檔案編號為“2023XZ0005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保文件材料無遺漏、無延誤、無差錯。3.對于重要文件、緊急文件和需長期保存的文件，應(yīng)重點(diǎn)收集，確保其完整性和準(zhǔn)確性。4.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。（二）整理要求1.行政部負(fù)責(zé)制定檔案整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各部門進(jìn)行檔案整理工作。2.檔案整理應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類，將同一類別的文件材料集中在一起。3.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫文件題名、日期、文號、責(zé)任者等信息。4.去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。5.按照一定的順序?qū)ξ募牧线M(jìn)行排列，如按時(shí)間順序、重要程度等。6.將整理好的文件材料裝訂成冊，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.行政文件類：在文件辦結(jié)后一周內(nèi)歸檔。2.人事檔案類：員工離職后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.財(cái)務(wù)檔案類：會計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照國家有關(guān)規(guī)定整理歸檔，保管一年后移交行政部。4.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)業(yè)務(wù)項(xiàng)目的完成情況，在項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。5.行政事務(wù)檔案類：定期歸檔，如每月末或每季度末。6.其他檔案類：在相關(guān)活動結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）移交程序1.各部門檔案收集責(zé)任人在檔案整理完畢后，填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、類別、編號等信息。2.將整理好的檔案連同《檔案移交清單》一并移交行政部檔案管理人員。3.行政部檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交部門溝通解決。（三）驗(yàn)收合格后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份存檔。六、檔案的保管（一）庫房管理1.行政部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架（柜）、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。4.定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管設(shè)備正常運(yùn)行，溫濕度符合要求。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放在檔案密集架（柜）中，便于查找和管理。2.不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司具有重要?dú)v史價(jià)值和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案保管期限為15年至50年；短期保管的檔案保管期限為5年至15年。行政部應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、價(jià)值和實(shí)際利用情況，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度執(zhí)行。如有特殊情況需要延長或縮短保管期限的，應(yīng)經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。七、檔案的檢索與利用（一）檢索方式1.行政部應(yīng)建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)檔案目錄檢索和電子檔案數(shù)據(jù)庫檢索。2.紙質(zhì)檔案目錄應(yīng)按照檔案分類順序編制，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，便于查找和查閱。3.電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)錄入檔案的全文信息或關(guān)鍵信息，通過計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)進(jìn)行快速查詢。4.檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)定期更新和維護(hù)，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用。2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制查閱范圍。3.檔案利用應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。4.檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的查閱范圍提供檔案，查閱過程中應(yīng)進(jìn)行登記，查閱人員不得擅自涂改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。（三）利用方式1.查閱：檔案利用人員可在檔案庫房或行政部指定的地點(diǎn)查閱檔案原件。2.借閱：對于確需借出檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：根據(jù)檔案利用人員的需求，檔案管理人員可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋“檔案復(fù)制專用章”。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織行政部應(yīng)成立檔案鑒定小組，由行政部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，對到期檔案進(jìn)行全面審查和鑒定。2.對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對于仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況延長保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。3.鑒定過程中應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度執(zhí)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一登記，填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、編號、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清單》報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同相關(guān)人員在指定地點(diǎn)對檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，銷毀人員和監(jiān)督人員在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》存檔。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.行政部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用人次、利用效果等方面。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作