檔案保存銷毀制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本檔案保存銷毀制度。本制度旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保存、利用及銷毀等環(huán)節(jié)，保障公司/組織各項工作的順利開展，維護公司/組織的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集和整理各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、利用和統(tǒng)計分析，提高工作效率。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在日常經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、報告、合同、協(xié)議、會議記錄、信函等紙質(zhì)和電子文件。2.科技項目研發(fā)過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件、實驗數(shù)據(jù)、圖紙、專利等資料。3.人事任免、招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等方面的人事檔案材料。4.財務(wù)預(yù)算、決算、報表、審計報告等財務(wù)檔案資料。5.市場營銷、客戶服務(wù)、項目管理等業(yè)務(wù)活動中形成的業(yè)務(wù)檔案，如客戶資料、項目文檔、市場調(diào)研報告等。6.其他與公司/組織工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.明確責(zé)任：各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和準確性。2.定期收集：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間周期，定期將本部門形成的檔案資料收集整理后移交至檔案管理部門。3.確保完整：收集過程中要注意檔案的完整性，不得遺漏重要文件和相關(guān)附件。對于同一事項的不同版本或補充材料，應(yīng)一并收集。4.真實準確：收集的檔案應(yīng)確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確，不得擅自修改或偽造檔案信息。（三）整理方法1.分類標準：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素，制定科學(xué)合理的分類方案。一般可按照年度、機構(gòu)（部門）、問題等進行分類，確保檔案分類清晰、便于查找。2.編號規(guī)則：為便于檔案的管理和查詢，應(yīng)對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，確保編號能夠準確反映檔案的類別、年度、保管期限等信息。3.裝訂要求：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，確保整齊牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，對破損或褪色的文件進行修復(fù)或復(fù)制。4.編目著錄：對整理好的檔案進行編目著錄，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索和查詢檔案。三、檔案的保存（一）保存方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，排列整齊有序。2.電子檔案：應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行定期備份。電子檔案應(yīng)按照分類方案進行存儲，同時建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查找和利用。3.特殊載體檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)根據(jù)其特點進行妥善保存。照片應(yīng)沖印或掃描后分類歸檔，錄音、錄像資料應(yīng)轉(zhuǎn)錄為電子格式并進行備份，同時注明相關(guān)信息。（二）庫房管理1.環(huán)境要求：檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期進行監(jiān)測和記錄。2.安全防護：庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防蟲藥品投放裝置、除濕機等。庫房門窗應(yīng)堅固嚴密，防止外部人員非法進入。3.清潔衛(wèi)生：定期對庫房進行清潔打掃，保持庫房整潔干凈。及時清理庫房內(nèi)的雜物和灰塵，防止檔案受到污染。4.安全檢查：建立庫房安全檢查制度，定期對庫房進行安全檢查。檢查內(nèi)容包括設(shè)施設(shè)備運行情況、檔案保管狀況、溫濕度記錄等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和實際需要確定保管期限。如一般性的業(yè)務(wù)文件可保管10年，重要的業(yè)務(wù)文件可保管30年。3.保管期限的確定與調(diào)整：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，合理確定檔案的保管期限。對于保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)重新鑒定其保管期限，必要時可延長保管期限。四、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)：檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。利用檔案時不得損害國家利益、公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.手續(xù)完備：檔案利用者應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱、查閱、復(fù)制等手續(xù)，填寫相關(guān)申請表，經(jīng)審批后方可進行利用。3.保護檔案：利用檔案過程中應(yīng)注意保護檔案的安全和完整，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)制檔案，應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，并確保復(fù)制件與原件一致。（二）利用方式1.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)部門負責(zé)人審核、檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱：查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行。查閱者應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人同意，并按照規(guī)定進行登記。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可依據(jù)檔案內(nèi)容出具相關(guān)證明材料。出具證明應(yīng)嚴格審核檔案內(nèi)容，確保證明材料真實準確，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱、復(fù)制、出具證明等利用情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、檔案名稱及編號、利用期限、歸還時間等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查：對擬銷毀的檔案進行全面審查，確保鑒定工作的準確性和客觀性。審查內(nèi)容包括檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等方面。2.集體鑒定：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員等組成。鑒定小組應(yīng)按照規(guī)定的程序和標準，對檔案進行集體鑒定，形成鑒定意見。3.確保安全：在檔案鑒定銷毀過程中，要確保檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露或被非法利用。（二）鑒定標準1.保管期限已滿：對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。2.重復(fù)或無保存價值：對于內(nèi)容重復(fù)、已失去查考利用價值的檔案，或與公司/組織業(yè)務(wù)活動無關(guān)、無保存意義的檔案，可進行銷毀。3.保密性失效：對于涉及公司/組織機密但保密期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定后可按照規(guī)定進行解密和銷毀。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理部門根據(jù)鑒定意見，編制《檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀實施：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀記錄：對檔案銷毀過程進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清單》一同保存，以備查考。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案管理監(jiān)督機制，檔案管理部門負責(zé)對各部門檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.定期檢查：定期對檔案管理工作進行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保存、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，向公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.專項檢查：根據(jù)工作需要，可針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)進行專項檢查，深入查找存在的問題，提出改進措施和建議。（二）責(zé)任追究1.對違反國家法律法規(guī)和本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生的部門和個人，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。2.對