檔案抽查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本檔案抽查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工所形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案抽查工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：以事實(shí)為依據(jù)，客觀公正地開展檔案抽查，不偏袒、不歧視。3.全面覆蓋原則：對各類檔案進(jìn)行全面抽查，確保無遺漏。4.及時整改原則：對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改要求，督促相關(guān)部門和人員限期整改。二、檔案抽查的組織與實(shí)施（一）組織架構(gòu)成立檔案抽查工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)檔案抽查的具體組織協(xié)調(diào)工作，辦公室設(shè)在公司/組織綜合管理部門。（二）職責(zé)分工1.檔案抽查工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審定檔案抽查工作計(jì)劃和方案。對檔案抽查工作中的重大問題進(jìn)行決策。監(jiān)督抽查結(jié)果的整改落實(shí)情況。2.檔案抽查工作辦公室制定檔案抽查工作計(jì)劃和方案，并組織實(shí)施。組建檔案抽查工作小組，明確小組成員職責(zé)。負(fù)責(zé)與被抽查部門溝通協(xié)調(diào)，收集、整理抽查相關(guān)資料。撰寫檔案抽查工作報(bào)告，向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)抽查情況。3.檔案抽查工作小組按照檔案抽查工作計(jì)劃和方案，對指定部門的檔案進(jìn)行實(shí)地抽查。詳細(xì)記錄檔案抽查情況，填寫檔案抽查記錄表。對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行初步分析，提出整改建議。（三）抽查周期檔案抽查工作原則上每年進(jìn)行一次，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)調(diào)整抽查頻率。（四）抽查方式1.實(shí)地查閱：直接到被抽查部門的檔案存放地點(diǎn)，查閱相關(guān)檔案資料。2.系統(tǒng)檢索：利用公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行檢索和比對。3.詢問訪談：與被抽查部門的檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行詢問訪談，了解檔案管理情況。（五）抽查內(nèi)容1.檔案的形成與收集檢查檔案是否齊全、完整，是否按照規(guī)定的范圍和時間要求及時收集。核實(shí)檔案的形成過程是否符合相關(guān)業(yè)務(wù)流程和規(guī)范。2.檔案的整理與分類查看檔案整理是否規(guī)范，分類是否合理，編號是否準(zhǔn)確。檢查檔案的裝訂、編目等整理工作是否符合要求。3.檔案的保管與存儲檢查檔案保管場所是否安全、整潔，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。核實(shí)檔案存儲方式是否科學(xué)，電子檔案的存儲是否備份，存儲介質(zhì)是否定期更新。4.檔案的利用與借閱查閱檔案利用登記記錄，檢查利用手續(xù)是否齊全，利用目的是否合理。核實(shí)檔案借閱歸還情況，是否存在逾期未還或損壞檔案的現(xiàn)象。5.檔案的數(shù)字化管理若有檔案數(shù)字化工作，檢查數(shù)字化流程是否規(guī)范，數(shù)字化成果質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)。查看數(shù)字化檔案的存儲與利用情況，是否與紙質(zhì)檔案對應(yīng)一致。三、檔案抽查結(jié)果的處理（一）結(jié)果反饋檔案抽查工作結(jié)束后，檔案抽查工作小組應(yīng)及時向被抽查部門反饋抽查結(jié)果。反饋內(nèi)容包括抽查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改要求。（二）整改要求1.被抽查部門應(yīng)針對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，制定詳細(xì)的整改計(jì)劃，明確整改措施、責(zé)任人和整改期限。2.整改計(jì)劃應(yīng)報(bào)檔案抽查工作辦公室備案。（三）整改跟蹤檔案抽查工作辦公室負(fù)責(zé)對被抽查部門的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。定期了解整改工作進(jìn)展，督促整改責(zé)任人按時完成整改任務(wù)。（四）結(jié)果通報(bào)對檔案抽查結(jié)果進(jìn)行全公司/組織范圍內(nèi)的通報(bào)。對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門進(jìn)行表揚(yáng)，對存在問題較多、整改不力的部門進(jìn)行批評。（五）責(zé)任追究對檔案抽查中發(fā)現(xiàn)的違反檔案管理規(guī)定的行為，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任部門和責(zé)任人的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究法律責(zé)任。四、檔案抽查工作的記錄與歸檔（一）記錄要求檔案抽查工作小組應(yīng)認(rèn)真做好檔案抽查記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)詳實(shí)、準(zhǔn)確，包括抽查時間、地點(diǎn)、人員、檔案名稱、抽查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議等。（二）記錄格式檔案抽查記錄應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，即檔案抽查記錄表（見附件）。（三）歸檔要求檔案抽查工作結(jié)束后，檔案抽查工作辦公室應(yīng)及時將檔案抽查記錄、整改計(jì)劃、整改報(bào)告等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，納入公司/組織檔案管理體系。五、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案抽查工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與完善本制度將根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織實(shí)際情況的變化，適時進(jìn)行修訂和完善。[公司/組織名稱][具體日期]附件：檔案抽查記錄表|抽查時間|抽查地點(diǎn)|被抽查部門|抽查人員||||||||||||檔案名稱|檔案類別|形成時間|保管期限|||||||抽查內(nèi)容|檢查項(xiàng)目|檢查情況|存在問題||檔案形成與收集|檔案齊全性|||||檔案完整性|||||收集及時性||||檔案整理與分類|整理規(guī)范性|||||分類合理性|||||編號準(zhǔn)確性||||檔案保管與存儲|保管場所安全性|||||存儲方式科學(xué)性||||檔案利用與借閱|利用登記記錄|||||借閱歸還情況||||檔案數(shù)字化管理|