煤礦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強煤礦檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦生產、建設、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦企業(yè)內部各部門、各單位以及與煤礦相關的各類活動中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：煤礦檔案實行集中統(tǒng)一管理，由煤礦檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調全礦檔案工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映煤礦各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理煤礦在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.準確性原則：檔案內容應準確無誤，數(shù)據(jù)、文字等應符合客觀實際。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）引用文件1.《中華人民共和國檔案法》2.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42）3.《煤礦安全規(guī)程》等相關行業(yè)標準二、檔案管理機構與職責（一）檔案管理部門1.設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責全礦檔案的集中管理。2.制定檔案管理制度、工作計劃和業(yè)務規(guī)范，并組織實施。3.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。4.指導和監(jiān)督各部門、各單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和咨詢服務。（二）各部門、各單位職責1.負責本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負責檔案管理。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交應歸檔的文件材料。3.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.煤礦生產技術檔案：包括地質勘探報告、井田開拓設計、采煤方法、通風與安全、機電運輸?shù)确矫娴奈募牧稀?.基本建設檔案：涵蓋礦井建設項目的立項、可行性研究、初步設計、施工圖紙、竣工驗收等全過程的檔案。3.經營管理檔案：如財務報表、合同協(xié)議、市場營銷、人力資源管理等方面的資料。4.安全管理檔案：安全生產規(guī)章制度、安全檢查記錄、事故報告與處理等檔案。5.黨群工作檔案：黨組織建設、工會工作、共青團工作等方面的文件材料。6.其他檔案：包括科研成果、設備檔案、聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門、各單位應明確檔案收集責任人，及時收集本部門、本單位在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應實行同步收集、跟蹤管理。3.收集的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，符合檔案管理要求。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照分類方案進行整理。2.采用年度機構（問題）保管期限的分類方法，對檔案進行分類、編號、編目等工作。3.對紙質檔案進行裝訂、編頁、裝盒等物理整理，對電子檔案進行格式轉換、數(shù)據(jù)備份等技術處理，確保檔案的規(guī)范有序。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應遵循全面的觀點、歷史的觀點和發(fā)展的觀點，確保鑒定結果的準確性和客觀性。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映煤礦主要職能活動和歷史面貌的，對煤礦有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如礦井建設的重要文件、重大事故的相關檔案等。2.長期保管：對煤礦在一定時期內具有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。如生產技術方面的一般性文件、經營管理中的重要合同等。3.短期保管：對煤礦在較短時間內需要查考利用的檔案，保管期限為10年。如一般性的會議記錄、臨時性的工作文件等。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門牽頭，相關業(yè)務部門人員參加。2.鑒定小組按照保管期限劃分標準，對庫存檔案進行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.對鑒定結果進行審核，經主管領導批準后確定檔案的保管期限。五、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體侵蝕等功能。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜（架）、檔案盒等裝具，對檔案進行分類存放。2.檔案柜（架）應排列整齊，便于查找和管理，檔案盒應標注清晰的檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，嚴格履行檔案借閱、歸還手續(xù)，確保檔案的安全。2.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的消防器材和安全設施，加強對庫房的巡查。六、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照上級主管部門的要求，及時報送檔案統(tǒng)計報表。（二）信息化管理1.推進檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，確保電子檔案與紙質檔案的一致性和完整性。3.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。七、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，在確保檔案安全的前提下，合理開發(fā)利用檔案資源。2.堅持服務煤礦生產、建設、管理的宗旨，為各項工作提供有效的檔案支持。（二）利用方式1.檔案查閱：提供檔案原件或復印件供利用者查閱，查閱時應嚴格遵守查閱制度，做好登記。2.檔案借閱：根據(jù)利用者的需求，辦理檔案借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。3.檔案咨詢：為利用者提供檔案信息咨詢服務，解答有關檔案方面的問題。4.檔案編研：對檔案進行綜合分析、研究，編寫專題資料、大事記、年鑒等編研成果，為煤礦發(fā)展提供參考。（三）利用流程1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內容、范圍等。2.檔案管理部門對利用申請進行審核，符合規(guī)定的予以批準。3.利用者按照批準的利用方式和范圍進行檔案利用，檔案管理人員做好服務和監(jiān)督工作。4.利用結束后，利用者及時歸還檔案，檔案管理人員進行核對、清點，確保檔案的完整無損。八、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強檔案保密教育，提高檔案管理人員和利用者的保密意識。2.明確檔案保密范圍，對涉及煤礦機密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案信息嚴格保密。3.嚴格控制檔案的查閱、借閱范圍，對涉及保密內容的檔案實行專人管理、專柜存放。4.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露檔案機密信息。（二）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案實體安全和信息安全的管理。2.加強檔案庫房的安全防范措施，安裝監(jiān)控設備、防盜報警裝置等，確保庫房安全。3.對檔案信息系統(tǒng)進行安全防護，定期進行安全檢查和漏洞掃描，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。4.制定檔案安全應急預案，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力。九、檔案的移交與處置（一）移交1.煤礦因改制、重組、關閉等原因，需要向有關部門或單位移交檔案的，應按照國家有關規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應編制檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案移交的完整、準確。（二）處