檔案制度牌夾板一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案制度牌夾板的使用，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中涉及檔案制度牌夾板的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.完整性原則：保證檔案制度牌夾板所承載的檔案信息完整無缺，不遺漏重要內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息記錄準(zhǔn)確無誤，避免錯誤或虛假信息。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案信息予以嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便利性原則：檔案制度牌夾板的設(shè)計和使用應(yīng)便于檔案的整理、存儲、查閱和利用。二、檔案制度牌夾板的定義與功能（一）定義檔案制度牌夾板是用于存放和展示檔案相關(guān)制度文件的工具，通常由夾板、封面、封底等部分組成，具有保護(hù)檔案、便于標(biāo)識和分類的作用。（二）功能1.保護(hù)檔案：防止檔案文件受到損壞、污染、丟失等。2.標(biāo)識檔案：通過夾板上的標(biāo)識信息，快速準(zhǔn)確地識別檔案內(nèi)容。3.分類管理：便于按照一定的規(guī)則對檔案進(jìn)行分類存放，提高管理效率。4.規(guī)范展示：展示檔案制度文件，使員工能夠清晰了解檔案管理的相關(guān)規(guī)定。三、檔案制度牌夾板的制作與選用（一）制作要求1.材質(zhì)選擇：應(yīng)選用質(zhì)量可靠、耐久性好的材料，如優(yōu)質(zhì)硬紙板、塑料板等，確保能夠長期保存檔案。2.尺寸規(guī)格：根據(jù)檔案的大小和實際使用需求確定合適的尺寸，一般以A4紙大小為基礎(chǔ)進(jìn)行設(shè)計，確保檔案能夠平整放置。3.外觀設(shè)計：夾板表面應(yīng)平整、光滑，無明顯瑕疵；封面和封底應(yīng)印刷清晰、規(guī)范，包括檔案名稱、編號、分類等必要信息。4.裝訂方式：采用牢固、不易脫落的裝訂方式，如膠裝、線裝等，確保檔案在使用過程中不會散開。（二）選用標(biāo)準(zhǔn)1.符合檔案管理需求：根據(jù)不同類型檔案的特點(diǎn)和管理要求，選用合適的檔案制度牌夾板。例如，對于重要機(jī)密檔案，應(yīng)選用具有較高保密性的夾板；對于常用檔案，可選用便于標(biāo)識和分類的普通夾板。2.質(zhì)量可靠：優(yōu)先選用經(jīng)過質(zhì)量認(rèn)證、口碑良好的產(chǎn)品，確保夾板的質(zhì)量和性能符合要求。3.成本效益：在保證質(zhì)量的前提下，綜合考慮成本因素，選擇性價比高的檔案制度牌夾板。四、檔案制度牌夾板的編號與標(biāo)識（一）編號規(guī)則1.檔案制度牌夾板應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號可采用數(shù)字、字母等組合方式，按照一定的順序進(jìn)行編排，便于識別和管理。3.編號應(yīng)包含檔案分類代碼、年份、順序號等信息，例如：“D2023001”，其中“D”表示檔案分類代碼，“2023”表示年份，“001”表示該年份該分類下的順序號。（二）標(biāo)識內(nèi)容1.檔案名稱：明確標(biāo)注檔案制度牌夾板內(nèi)所存放檔案的具體名稱，確保一目了然。2.編號：按照上述編號規(guī)則標(biāo)注檔案制度牌夾板的編號。3.分類信息：注明檔案所屬的類別，如人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，便于快速查找和分類管理。4.保管期限：標(biāo)明檔案的保管期限，提醒員工注意檔案的時效性。5.密級標(biāo)識：對于涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)明確標(biāo)注密級，如絕密、機(jī)密、秘密等，并按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。五、檔案制度牌夾板的使用與管理（一）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類順序整齊存放在檔案制度牌夾板內(nèi)，不得隨意堆放或混放。2.對于厚度較大的檔案，可采用分頁存放或分冊存放的方式，確保夾板內(nèi)檔案平整、有序。3.檔案存放應(yīng)遵循便于查閱和利用的原則，避免頻繁翻動造成檔案損壞。（二）查閱與借閱1.員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門進(jìn)行查閱。2.檔案管理部門應(yīng)在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案制度牌夾板，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。（三）定期盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案制度牌夾板進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與記錄一致，檔案存放位置準(zhǔn)確無誤。2.盤點(diǎn)周期一般為[X]個月或[X]年，具體根據(jù)公司實際情況確定。3.盤點(diǎn)過程中如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（四）維護(hù)與更新1.檔案制度牌夾板如有損壞或老化，應(yīng)及時進(jìn)行更換或維修，確保其正常使用功能。2.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案管理要求的變化，檔案制度牌夾板上的標(biāo)識信息應(yīng)及時進(jìn)行更新，保證信息的準(zhǔn)確性和時效性。六、檔案制度牌夾板的安全與保密管理（一）安全管理1.檔案制度牌夾板應(yīng)存放在安全可靠的場所，如檔案庫房、文件柜等，防止受到火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等安全威脅。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防盜設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對檔案庫房的人員出入管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案安全。（二）保密管理1.對于涉及公司機(jī)密的檔案制度牌夾板，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，如存放在專門的保密柜中，限制查閱人員范圍等。2.查閱和借閱機(jī)密檔案的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，防止機(jī)密信息泄露。3.在檔案制度牌夾板的標(biāo)識上，應(yīng)明確標(biāo)注密級標(biāo)識，提醒員工注意保密。七、檔案制度牌夾板的銷毀管理（一）銷毀條件1.檔案制度牌夾板所存放的檔案已超過保管期限，且無需繼續(xù)保存。2.檔案因其他原因需要銷毀，如檔案內(nèi)容已失去價值、檔案損壞無法修復(fù)等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對擬銷毀的檔案制度牌夾板進(jìn)行清理和登記，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《檔案銷毀申請表》交檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀過程中應(yīng)做好記