如何看待檔案制度一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及的各類檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，對涉及公司/組織機密的檔案要嚴格保密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司/組織實際情況，制定和完善檔案管理制度，并負責制度的貫徹執(zhí)行和監(jiān)督檢查。2.檔案收集與整理：負責收集公司/組織各部門形成的各類檔案，按照檔案分類標準進行整理、編目和裝訂，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，對檔案進行妥善保管，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全。4.檔案利用服務(wù)：為公司/組織內(nèi)部各部門和人員提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，做好利用登記和統(tǒng)計工作。5.檔案信息化建設(shè)：推進檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和水平。6.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定對已失去保存價值的檔案進行銷毀處理，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量合理。7.檔案業(yè)務(wù)指導：對公司/組織內(nèi)各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導，提高各部門檔案管理水平。8.檔案統(tǒng)計與分析：做好檔案統(tǒng)計工作，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為公司/組織決策提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工的個人基本信息、招聘錄用、培訓考核、薪酬福利、獎懲任免等檔案材料。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)相關(guān)檔案。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型不同，進一步細分，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案等，記錄業(yè)務(wù)活動的全過程。5.項目檔案：針對公司/組織開展的各類項目，包括項目立項文件、項目計劃、項目實施過程中的各類文檔、項目驗收文件等。6.合同檔案：涉及公司/組織簽訂的各類合同，如買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等。7.科技檔案：若公司/組織涉及科研、技術(shù)開發(fā)等活動，包括科研項目資料、技術(shù)圖紙、技術(shù)標準等科技檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行編號。編號采用層次編碼法，例如：1.行政檔案：編號格式為XZ年份流水號，其中XZ代表行政檔案，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號為該年份內(nèi)行政檔案的順序號。2.人事檔案：編號格式為RS員工編號，RS代表人事檔案，員工編號為公司/組織為員工設(shè)定的唯一編號。3.財務(wù)檔案：編號格式為CW年份會計期間檔案類別流水號，如CW2201憑證001，其中CW代表財務(wù)檔案，22為年份后兩位，01為會計期間，憑證為檔案類別，001為流水號。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，編號格式如YW業(yè)務(wù)類型代碼年份流水號，業(yè)務(wù)類型代碼根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)分類標準設(shè)定。5.項目檔案：編號格式為XM項目編號檔案類別流水號，XM代表項目檔案，項目編號為公司/組織為項目設(shè)定的編號，檔案類別如立項文件、實施文檔等，流水號為該類別下項目檔案的順序號。6.合同檔案：編號格式為HT合同編號，HT代表合同檔案，合同編號為公司/組織簽訂合同的編號。7.科技檔案：編號格式為KJ科技項目編號檔案類別流水號，KJ代表科技檔案，科技項目編號為公司/組織科技項目的編號，檔案類別如科研報告、技術(shù)圖紙等，流水號為該類別下科技檔案的順序號。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責：公司/組織內(nèi)各部門負責本部門檔案的收集工作，指定專人負責檔案的整理和移交，確保檔案的及時、完整收集。2.收集范圍：各部門應(yīng)收集的檔案包括各類文件、報告、報表、合同、協(xié)議、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、信函、圖表、照片、音像資料等與本部門業(yè)務(wù)活動相關(guān)的所有材料。3.收集時間：各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。對于重要的、緊急的檔案應(yīng)及時收集并移交。（二）檔案整理1.分類整理：檔案管理部門按照檔案分類標準對收集到的檔案進行分類整理，將同一類別的檔案集中在一起。2.編號編目：對整理好的檔案進行編號，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和利用。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行裝訂成冊，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意裁剪或損壞檔案。4.數(shù)字化處理：對重要的檔案進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求：檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方，遠離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域。2.庫房設(shè)施：檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.庫房布局：檔案庫房應(yīng)合理布局，分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等不同功能區(qū)域，便于檔案的管理和利用。（二）檔案保管措施1.上架存放：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，并在檔案密集架上標明檔案類別和編號范圍，便于查找和管理。2.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.溫濕度控制：檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.防火防盜：檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)備，如滅火器、防火門、防盜報警裝置等，確保檔案的安全。5.防蟲防鼠：定期對檔案庫房進行防蟲、防鼠處理，放置防蟲、防鼠藥品，防止檔案被蟲蛀、鼠咬。6.電子檔案保管：對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案的安全管理制度，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問和篡改。六、檔案利用（一）利用范圍與權(quán)限1.內(nèi)部利用：公司/組織內(nèi)部各部門和人員因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.外部利用：因特殊情況需要向外部提供檔案利用的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準，并按照國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。嚴禁將涉及公司/組織機密的檔案提供給外部單位或個人。（二）利用手續(xù)辦理1.查閱手續(xù)：查閱檔案時，利用者應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人簽字批準后，持申請表到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱完畢后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性。2.借閱手續(xù)：借閱檔案時，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)向利用者發(fā)放檔案借閱證，并將檔案交付利用者。利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記與統(tǒng)計1.利用登記：檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門名稱利用日期、檔案名稱、編號、查閱或借閱期限等。2.利用統(tǒng)計：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案利用的人次、檔案類別、利用目的等，為公司/組織的檔案管理和決策提供數(shù)據(jù)支持。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。2.鑒定標準：檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度，結(jié)合檔案的形成時間、內(nèi)容、價值等因素，制定檔案鑒定標準。鑒定標準應(yīng)明確各類檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。3.鑒定程序：檔案鑒定工作小組定期對檔案進行鑒定，鑒定時應(yīng)逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定標準確定檔案的保管期限。對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：檔案鑒定工作小組提出的檔案銷毀意見，應(yīng)報公司/組織主管領(lǐng)導批準。未經(jīng)批準，任何部門和個人不得擅自銷毀檔案。2.銷毀方式：對批準銷毀的檔案，應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員