工程監(jiān)理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程監(jiān)理檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保監(jiān)理檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為工程建設(shè)及后續(xù)維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司承擔(dān)的各類工程監(jiān)理項(xiàng)目檔案管理工作。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程監(jiān)理檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工程監(jiān)理實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.及時(shí)歸檔原則：各項(xiàng)監(jiān)理文件資料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得積壓。4.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為工程建設(shè)、質(zhì)量追溯、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程監(jiān)理檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各監(jiān)理項(xiàng)目組的檔案收集、整理、歸檔工作。3.集中保管工程監(jiān)理檔案，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，便于查詢利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定、統(tǒng)計(jì)，確保檔案安全。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）項(xiàng)目總監(jiān)理工程師職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作與監(jiān)理業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。2.督促監(jiān)理人員及時(shí)整理、歸檔各類文件資料，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.審核項(xiàng)目監(jiān)理檔案的分類、編號(hào)、裝訂等，確保符合要求。4.配合公司檔案管理部門做好檔案的移交、保管和利用工作。（三）監(jiān)理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)文件資料的收集、整理、記錄，確保資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將整理好的文件資料移交項(xiàng)目資料員。3.協(xié)助項(xiàng)目資料員做好檔案的分類、編號(hào)、裝訂等工作。三、檔案收集（一）文件資料分類1.監(jiān)理規(guī)劃：包括工程項(xiàng)目概況、監(jiān)理工作范圍、監(jiān)理工作內(nèi)容、監(jiān)理工作目標(biāo)、監(jiān)理工作依據(jù)、監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織形式、人員配備及進(jìn)退場(chǎng)計(jì)劃、監(jiān)理人員崗位職責(zé)、監(jiān)理工作程序、監(jiān)理工作方法及措施、監(jiān)理工作制度、監(jiān)理設(shè)施等。2.監(jiān)理實(shí)施細(xì)則：針對(duì)工程中的關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序，如基礎(chǔ)工程、主體結(jié)構(gòu)、防水工程等，編制的具體監(jiān)理工作指導(dǎo)文件，包括專業(yè)工程特點(diǎn)、監(jiān)理工作流程、監(jiān)理工作要點(diǎn)、監(jiān)理工作方法及措施等。3.施工組織設(shè)計(jì)/（專項(xiàng)）施工方案審查文件：施工單位提交的施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案，以及監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行審查的意見、回復(fù)等。4.施工圖紙會(huì)審記錄：建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位共同對(duì)施工圖紙進(jìn)行會(huì)審形成的記錄，包括提出的問題、解決的辦法及圖紙變更等。5.工程開工報(bào)審表及相關(guān)資料：施工單位提交的工程開工報(bào)審表，附施工許可證、施工組織設(shè)計(jì)已獲總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)、現(xiàn)場(chǎng)管理人員及施工人員已到位、主要工程材料已落實(shí)、進(jìn)場(chǎng)道路及水、電、通訊等已滿足開工要求等證明材料，以及監(jiān)理機(jī)構(gòu)的審查意見。6.工程暫停令及復(fù)工報(bào)審表：因工程質(zhì)量、安全等原因下達(dá)的工程暫停令，以及施工單位整改完成后提交的復(fù)工報(bào)審表，包括暫停原因、整改情況、監(jiān)理機(jī)構(gòu)的復(fù)查意見等。7.工程質(zhì)量檢驗(yàn)文件：包括原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，單位工程預(yù)驗(yàn)收記錄等。8.工程安全管理文件：施工單位的安全生產(chǎn)許可證，安全專項(xiàng)施工方案審查記錄，安全檢查記錄，安全事故報(bào)告及處理文件等。9.工程進(jìn)度控制文件：工程開工令，工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表，進(jìn)度計(jì)劃調(diào)整報(bào)審表，工程進(jìn)度報(bào)告，工程延誤及工期索賠文件等。10.工程造價(jià)控制文件：工程計(jì)量報(bào)審表，工程款支付證書，工程變更費(fèi)用報(bào)審表，費(fèi)用索賠報(bào)審表，竣工結(jié)算審核文件等。11.工程變更文件：工程變更申請(qǐng)，工程變更審批文件，變更后的圖紙、文件等。12.工程監(jiān)理月報(bào)、季報(bào)、總結(jié)：監(jiān)理月報(bào)反映本月工程進(jìn)展、質(zhì)量、安全、造價(jià)等情況及存在問題、處理措施；季報(bào)是對(duì)本季度工作的綜合總結(jié)；工程竣工后，應(yīng)編寫工程監(jiān)理總結(jié)，包括工程概況、監(jiān)理工作成效、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。13.會(huì)議紀(jì)要：監(jiān)理例會(huì)、專題會(huì)議等形成的會(huì)議紀(jì)要，記錄會(huì)議主要內(nèi)容、討論事項(xiàng)、決議等。14.來往文件：與建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、政府主管部門等之間的來往函件、通知、報(bào)告等。15.其他文件資料：如監(jiān)理日志、旁站記錄、見證取樣記錄、工程照片、音像資料等。（二）收集要求1.監(jiān)理人員應(yīng)在工作過程中及時(shí)收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件資料，確保資料的原始性和完整性。2.對(duì)于施工單位提交的各類報(bào)審表、報(bào)告等文件，監(jiān)理人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行審核，并簽署意見后及時(shí)歸檔。3.工程變更文件應(yīng)在變更確定后，及時(shí)收集相關(guān)審批文件、變更圖紙等資料。4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)記錄，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，經(jīng)總監(jiān)理工程師審核后歸檔。5.來往文件應(yīng)按照文件收發(fā)登記制度，及時(shí)登記、編號(hào)，并將原件或復(fù)印件歸檔。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)按照上述文件資料分類，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行詳細(xì)分類。同一類別的文件資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查詢。2.編號(hào)采用“項(xiàng)目編號(hào)類別編號(hào)順序號(hào)”的形式。例如：“JL01001”，其中“JL”表示監(jiān)理項(xiàng)目，“01”表示監(jiān)理規(guī)劃類別，“001”表示該類別下的順序號(hào)。3.項(xiàng)目編號(hào)按照公司統(tǒng)一規(guī)定的項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則編制，確保每個(gè)項(xiàng)目編號(hào)唯一。4.類別編號(hào)根據(jù)文件資料分類確定，如監(jiān)理規(guī)劃為“01”，監(jiān)理實(shí)施細(xì)則為“02”等。5.順序號(hào)按照文件資料的排列順序依次編寫，從“001”開始。（三）裝訂要求1.紙張應(yīng)采用A4規(guī)格，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。2.文字材料應(yīng)左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不倒頁、不壓字。3.圖紙應(yīng)折疊成A4規(guī)格，圖標(biāo)欄露在外面，并在右下角加蓋檔號(hào)章。4.對(duì)于厚度超過20mm的檔案，應(yīng)分冊(cè)裝訂，并在每?jī)?cè)封面注明冊(cè)號(hào)。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、檔號(hào)、文件題名、日期、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。2.檔號(hào)應(yīng)與檔案編號(hào)一致，文件題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，日期填寫文件形成日期，頁數(shù)填寫文件的實(shí)際頁數(shù)，備注可填寫文件的特殊說明等。3.檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案卷首，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查詢。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放于檔案密集架上，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在光盤、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照檔案分類建立電子目錄，便于檢索。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.對(duì)于重要的檔案資料，如工程竣工圖、重大變更文件等，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印或掃描備份，分別保存紙質(zhì)和電子版本。（三）保管期限1.工程監(jiān)理檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保存的檔案包括工程竣工圖、工程監(jiān)理總結(jié)、涉及工程質(zhì)量、安全、造價(jià)等重大問題的文件資料等。3.長(zhǎng)期保存的檔案期限為30年，包括工程監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、工程質(zhì)量檢驗(yàn)文件、工程進(jìn)度控制文件等。4.短期保存的檔案期限為10年，包括工程開工報(bào)審表、工程暫停令及復(fù)工報(bào)審表、會(huì)議紀(jì)要、來往文件等一般性文件資料。5.保管期限自檔案形成之日起計(jì)算，到期后應(yīng)按照檔案鑒定銷毀制度進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工程建設(shè)、質(zhì)量追溯、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、項(xiàng)目考核等工作需要，可查閱、借閱工程監(jiān)理檔案。2.建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位等相關(guān)單位因工作需要，經(jīng)公司同意后，可查閱與本單位相關(guān)的工程監(jiān)理檔案。3.政府主管部門、司法機(jī)關(guān)等因執(zhí)法、審計(jì)等工作需要，按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)后，可查閱工程監(jiān)理檔案。（二）利用程序1.內(nèi)部查閱、借閱：查閱、借閱人員填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、檔號(hào)、查閱目的、借閱期限等內(nèi)容。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交公司檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并做好查閱、借閱登記。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房；借閱人員應(yīng)按照規(guī)定期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部查閱、借閱：相關(guān)單位應(yīng)提交查閱、借閱申請(qǐng)函，注明查閱、借閱的檔案名稱、檔號(hào)、查閱目的、查閱期限等內(nèi)容，并加蓋單位公章。申請(qǐng)函經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，并做好登記。查閱、借閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在單位、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱及檔號(hào)、歸還時(shí)間等。利用記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目總監(jiān)理工程師及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行審查，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)從檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，確保銷毀的檔案不涉及重要信息。3.對(duì)于涉及工程質(zhì)量、安全、法律糾紛等重要問題的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，直至問題解決。（三）銷毀程序