法律顧問制度檔案一、總則（一）目的為規(guī)范公司法律顧問制度檔案管理，確保法律顧問工作的有效開展及相關(guān)資料的妥善保存，為公司決策提供準(zhǔn)確、全面的法律支持，依據(jù)國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度檔案。（二）適用范圍本制度檔案適用于公司法律顧問工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映法律顧問工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與法律顧問工作相關(guān)的各類資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的分類、編號、存儲(chǔ)等管理工作。二、檔案管理職責(zé)（一）法律顧問職責(zé)1.負(fù)責(zé)法律顧問工作中各類文件、資料的起草、審核、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.對檔案的準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容符合法律規(guī)定和工作實(shí)際。3.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案的分類、編號等基礎(chǔ)工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度和流程，明確檔案管理的各項(xiàng)要求。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱、借閱等具體管理工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析，提出改進(jìn)建議。（三）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)積極配合檔案管理工作，及時(shí)將涉及法律顧問工作的文件、資料提交給法律顧問或檔案管理部門，并協(xié)助做好相關(guān)檔案的整理工作。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.合同類檔案：包括各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等，按照合同類型、簽訂時(shí)間進(jìn)行分類。2.法律意見書檔案：法律顧問出具的針對公司重大決策、業(yè)務(wù)活動(dòng)等的法律意見書。3.訴訟與仲裁檔案：涉及公司的訴訟、仲裁案件相關(guān)資料，包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料等。4.合規(guī)審查檔案：對公司規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行合規(guī)審查形成的檔案。5.培訓(xùn)與宣傳檔案：法律顧問開展法律培訓(xùn)、宣傳活動(dòng)的相關(guān)資料。6.其他檔案：不屬于上述分類的其他與法律顧問工作相關(guān)的檔案。（二）編號規(guī)則1.采用年度流水號與分類代碼相結(jié)合的方式進(jìn)行編號。2.年度流水號為四位數(shù)字，代表檔案形成的年份。3.分類代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，合同類檔案代碼為HT，法律意見書檔案代碼為LY，訴訟與仲裁檔案代碼為SZ，合規(guī)審查檔案代碼為HG，培訓(xùn)與宣傳檔案代碼為PX，其他檔案代碼為QT。4.編號示例：如2023HT001，表示2023年形成的第一份合同類檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.法律顧問應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集相關(guān)文件、資料，確保檔案的時(shí)效性。2.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將涉及法律顧問工作的文件、資料提交給法律顧問或檔案管理部門。3.對于外部單位發(fā)送的與法律顧問工作相關(guān)的文件、函件等，應(yīng)及時(shí)簽收并納入檔案管理。（二）整理要求1.對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、排序，確保同一類檔案按照時(shí)間順序或重要程度排列。2.去除文件中的無關(guān)信息，如空白頁、重復(fù)頁等，對破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對文件進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。五、檔案歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案分類和編號順序進(jìn)行存放。2.歸檔時(shí)應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性。（二）存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，按照檔案分類和編號進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，同時(shí)做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)注、污損，確保檔案的安全和完整。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格保密，制定保密制度，明確保密責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，加強(qiáng)對檔案的保管和使用管理，防止信息泄露。3.查閱、借閱涉及保密內(nèi)容的檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，限制知悉范圍。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場所的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。八、檔案保管期限與銷毀（一）保管期限1.合同類檔案保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。2.法律意見書檔案保管期限為自出具之日起[X]年。3.訴訟與仲裁檔案保管期限為自案件終結(jié)之日起[X]年。4.合規(guī)審查檔案保管期限為自審查通過之日起[X]年。5.培訓(xùn)與宣傳檔案保管期限為自活動(dòng)結(jié)束之日起[X]年。6.其他檔案保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但不得少于[X]年。（二）銷毀程序1.檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，提出銷毀意見。2.編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。