檔案資料征集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案資料在公司/組織發(fā)展中的重要作用，特制定本檔案資料征集制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、歸檔等過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料征集工作合法合規(guī)。2.全面真實(shí)原則：全面收集反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的檔案資料，保證資料內(nèi)容真實(shí)可靠。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料的征集應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，確保資料的時(shí)效性，同時(shí)保證所征集資料的準(zhǔn)確性，避免錯(cuò)誤信息的錄入。4.集中統(tǒng)一原則：檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司/組織指定的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)征集、整理、保管和利用等工作。二、檔案資料征集范圍（一）行政管理類(lèi)1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、批復(fù)文件等。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，如考勤制度、財(cái)務(wù)制度、人事制度等。3.公司/組織會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件，涵蓋董事會(huì)會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)等各類(lèi)會(huì)議。4.公司/組織工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件，包括年度計(jì)劃、季度總結(jié)、專(zhuān)項(xiàng)工作報(bào)告等。5.公司/組織對(duì)外發(fā)布的公告、通知、函件等文件，以及收到的外部來(lái)文。6.公司/組織行政事務(wù)處理過(guò)程中形成的各類(lèi)文件，如請(qǐng)示、批復(fù)、合同協(xié)議等。（二）人事管理類(lèi)1.員工招聘、錄用、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)文件，包括招聘啟事、應(yīng)聘登記表、錄用通知、調(diào)動(dòng)審批表、離職證明等。2.員工薪酬福利、績(jī)效考核、培訓(xùn)發(fā)展等相關(guān)文件，如工資表、獎(jiǎng)金分配方案、績(jī)效考核表、培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄等。3.員工人事檔案，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、身份證復(fù)印件、工作經(jīng)歷證明、獎(jiǎng)懲記錄等。4.人事任免文件，如干部任免通知、崗位調(diào)整通知等。5.勞動(dòng)人事糾紛處理相關(guān)文件，如仲裁決定書(shū)、法院判決書(shū)等。（三）財(cái)務(wù)管理類(lèi)1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，包括年度預(yù)算草案、預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告、年度決算報(bào)告等。2.財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。3.會(huì)計(jì)憑證、賬簿，包括記賬憑證、原始憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，如內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。5.稅務(wù)申報(bào)資料，如納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。6.資金籌集、使用、管理等相關(guān)文件，如融資合同、資金使用計(jì)劃、資金審批表等。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)1.市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告，包括行業(yè)動(dòng)態(tài)分析、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析、市場(chǎng)需求分析等。2.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等相關(guān)文件，如產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)工藝文件、銷(xiāo)售合同、銷(xiāo)售訂單等。3.客戶(hù)資料，包括客戶(hù)基本信息、客戶(hù)需求記錄、客戶(hù)反饋意見(jiàn)等。4.業(yè)務(wù)合作協(xié)議、合同，如供應(yīng)商合作協(xié)議、經(jīng)銷(xiāo)商合作協(xié)議、技術(shù)合作合同等。5.項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件，涵蓋公司/組織承擔(dān)的各類(lèi)項(xiàng)目。（五）企業(yè)文化類(lèi)1.公司/組織文化建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施方案等文件。2.公司/組織文化活動(dòng)記錄，如文藝演出、體育比賽、主題演講等活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等。3.公司/組織榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物資料的照片及相關(guān)說(shuō)明。4.公司/組織宣傳資料，如宣傳冊(cè)、海報(bào)、宣傳片等的設(shè)計(jì)方案、制作稿等。5.員工文化作品，如詩(shī)歌、散文、繪畫(huà)、攝影作品等。三、檔案資料征集職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案資料征集制度、計(jì)劃和流程，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案資料征集工作，對(duì)征集工作中存在的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)集中收集、整理、保管公司/組織各類(lèi)檔案資料，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案資料的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案資料的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)^(guò)期、無(wú)用的檔案資料進(jìn)行清理。5.負(fù)責(zé)提供檔案資料的查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)公司/組織內(nèi)部規(guī)定和工作需要，為相關(guān)人員提供檔案資料利用支持。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的形成、收集、整理和初步歸檔工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的管理，并確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)的檔案資料移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案資料征集過(guò)程中，積極配合檔案管理部門(mén)的工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管自己在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料，并按照公司/組織規(guī)定及時(shí)上交至所在部門(mén)。2.積極配合部門(mén)和檔案管理部門(mén)的檔案資料征集工作，如實(shí)提供相關(guān)信息和資料。四、檔案資料征集流程（一）資料形成與收集1.各部門(mén)及員工在工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各類(lèi)檔案資料，并按照檔案管理的要求進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)于重要的文件、合同等資料，應(yīng)一式多份，分別由形成部門(mén)、相關(guān)部門(mén)和檔案管理部門(mén)留存。3.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)形成的檔案資料進(jìn)行收集和清點(diǎn)，確保資料無(wú)遺漏。（二）資料整理與初步歸檔1.各部門(mén)收集的檔案資料應(yīng)按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對(duì)整理后的檔案資料進(jìn)行初步歸檔，編制檔案目錄，注明資料名稱(chēng)、日期、編號(hào)、來(lái)源等信息。3.在初步歸檔過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，確保資料內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。（三）資料移交1.各部門(mén)應(yīng)定期（每季度或每年）將初步歸檔的檔案資料移交至檔案管理部門(mén)，并填寫(xiě)檔案移交清單，注明移交資料的名稱(chēng)、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門(mén)在接收各部門(mén)移交的檔案資料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保移交資料與清單一致。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。3.檔案管理部門(mén)接收移交資料后，應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案資料納入公司/組織檔案管理體系。（四）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案管理的規(guī)范要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作。2.將整理后的檔案資料進(jìn)行歸檔，存入專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房或檔案存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立檔案索引，方便查詢(xún)和利用。3.在檔案歸檔過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理。五、檔案資料征集要求（一）紙質(zhì)檔案資料要求1.檔案資料應(yīng)使用A4紙張打印或書(shū)寫(xiě)，字跡應(yīng)清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆書(shū)寫(xiě)。2.檔案資料應(yīng)簽字蓋章齊全，重要文件需加蓋公司/組織公章或部門(mén)印章。3.檔案資料應(yīng)按照順序編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確，不得重號(hào)、漏號(hào)。4.檔案資料應(yīng)分類(lèi)裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有散頁(yè)、掉頁(yè)現(xiàn)象。（二）電子檔案資料要求1.電子檔案資料應(yīng)使用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS等，確保文件能夠長(zhǎng)期保存和有效讀取。2.電子檔案資料應(yīng)按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，命名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和查找。3.電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。4.電子檔案資料應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪(fǎng)問(wèn)和使用。（三）特殊載體檔案資料要求1.對(duì)于照片、底片、錄音帶、錄像帶等特殊載體的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。2.特殊載體檔案資料應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)換為電子檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，同時(shí)保留原始載體。3.特殊載體檔案資料的保管應(yīng)注意防潮、防火、防蟲(chóng)、防磁等，確保檔案資料的安全和完整。六、檔案資料保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放紙質(zhì)檔案資料。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案架、檔案盒等。3.電子檔案資料應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.檔案資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案資料主要包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等重要文件，以及涉及公司/組織核心機(jī)密、重大權(quán)益的文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案資料一般保管期限為10年至50年，主要包括公司/組織重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事管理等方面的文件。4.短期保管的檔案資料保管期限為1年至10年，主要包括一般性的行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)等方面的文件。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、霉變、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。2.對(duì)電子檔案資料進(jìn)行定期維護(hù)，檢查服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行情況，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案資料進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份。3.嚴(yán)格控制檔案資料的查閱和借閱，防止檔案資料的丟失、損壞和泄密。查閱和借閱檔案資料應(yīng)辦理登記手續(xù)，注明查閱或借閱的時(shí)間、內(nèi)容、用途等信息。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案資料的安全。七、檔案資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司/組織核心機(jī)密的檔案資料，查閱申請(qǐng)人應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司/組織檔案資料的，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，并提交相關(guān)審批文件。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)查閱權(quán)限和查閱內(nèi)容的合法性。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱申請(qǐng)人查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫(kù)房或復(fù)制、拍照、傳播檔案資料內(nèi)容。5.查閱完畢后，查閱申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間、歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司/組織核心機(jī)密的檔案資料，借閱申請(qǐng)人應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱公司/組織檔案資料，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照查閱流程辦理審批手續(xù)，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱流程1.借閱申請(qǐng)人填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，并提交相關(guān)審批文件。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)借閱權(quán)限和借閱內(nèi)容的合法性。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，為借閱申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理借閱登