鎮(zhèn)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強我鎮(zhèn)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護和利用檔案資源，為鎮(zhèn)各項工作提供有力支持，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我鎮(zhèn)各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鎮(zhèn)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實可靠原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映我鎮(zhèn)各項工作的實際情況，嚴(yán)禁虛假和偽造檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立鎮(zhèn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由鎮(zhèn)長擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全鎮(zhèn)檔案工作，研究解決檔案管理中的重大問題。（二）鎮(zhèn)檔案室鎮(zhèn)設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)檔案的日常管理工作。檔案室職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施我鎮(zhèn)檔案工作制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全鎮(zhèn)各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位移交的各類檔案。3.對檔案進行分類、編號、編目、上架，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進行處理。5.做好檔案的安全保管工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全鎮(zhèn)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識。（三）各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位檔案管理職責(zé)1.各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位應(yīng)明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門（單位）的檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。2.負(fù)責(zé)本部門（單位）在工作中形成的各類文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.按照鎮(zhèn)檔案室的要求，定期將整理好的檔案移交鎮(zhèn)檔案室集中保管。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。5.積極配合鎮(zhèn)檔案室開展檔案業(yè)務(wù)工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與我鎮(zhèn)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.我鎮(zhèn)制定的各類政策文件、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.鎮(zhèn)黨委會、鎮(zhèn)長辦公會、專題會議等會議記錄、紀(jì)要。4.各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位在工作中形成的各類文件材料，包括請示、報告、批復(fù)、合同、協(xié)議、報表、圖紙等。5.鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員在公務(wù)活動中形成的重要文件、書信、手稿等。6.反映我鎮(zhèn)經(jīng)濟社會發(fā)展、文化建設(shè)、民生保障等方面的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位應(yīng)在工作結(jié)束后及時將本部門（單位）形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實性、完整性和原始性，不得隨意涂改、剪裁。3.文件材料應(yīng)按照形成時間順序進行收集，確保檔案的系統(tǒng)性。（三）整理方法及標(biāo)準(zhǔn)1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案等不同類別進行分類整理。文書檔案分類按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行?？萍紮n案分類按照項目文件類別進行。會計檔案分類按照年度形式（憑證、賬簿、報表等）進行。聲像檔案分類按照內(nèi)容時間順序進行。3.對每份文件材料進行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。4.檔案整理應(yīng)符合國家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.鎮(zhèn)檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.檔案庫房面積應(yīng)根據(jù)我鎮(zhèn)檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。3.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查閱。檔案盒應(yīng)按照檔案分類編號順序依次上架存放。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案庫房管理制度，檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入檔案庫房。4.定期對檔案庫房進行清潔和消毒，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點，從政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化等方面綜合考慮檔案的價值，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鎮(zhèn)檔案室人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定。（三）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。1.永久保管的檔案本鎮(zhèn)制定的法規(guī)性文件。本鎮(zhèn)召開的重要會議、舉辦的重大活動形成的主要文件材料。本鎮(zhèn)機構(gòu)演變、人事任免等重要文件材料。本鎮(zhèn)發(fā)展規(guī)劃、年度計劃、總結(jié)等重要文件材料。本鎮(zhèn)與上級機關(guān)、其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議等文件材料。本鎮(zhèn)重要的統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等文件材料。本鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員在公務(wù)活動中形成的重要文件、書信、手稿等。其他具有重要保存價值的文件材料。2.長期保管的檔案本鎮(zhèn)一般性會議、活動形成的文件材料。本鎮(zhèn)各部門在工作中形成的重要文件材料。本鎮(zhèn)與其他單位簽訂的一般性合同、協(xié)議等文件材料。本鎮(zhèn)的統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等文件材料。本鎮(zhèn)重要的歷史照片、錄音、錄像等聲像資料。其他具有一定保存價值的文件材料。3.短期保管的檔案本鎮(zhèn)一般性文件材料。本鎮(zhèn)各部門在工作中形成的一般性文件材料。本鎮(zhèn)的臨時性統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等文件材料。其他保存價值較低的文件材料。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組按照檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對到期檔案進行逐卷鑒定。2.對擬銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、文號、日期、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊經(jīng)鎮(zhèn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。（五）銷毀方法1.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、確保安全的原則，在保護檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍1.本鎮(zhèn)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關(guān)、其他單位因工作需要查閱我鎮(zhèn)檔案。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱我鎮(zhèn)檔案。（三）利用手續(xù)1.本鎮(zhèn)工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到鎮(zhèn)檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級機關(guān)、其他單位查閱我鎮(zhèn)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)鎮(zhèn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，到鎮(zhèn)檔案室辦理查閱手續(xù)。3.公民、法人和其他組織查閱我鎮(zhèn)檔案，應(yīng)提交有效身份證件和相關(guān)證明材料，說明查閱的目的和內(nèi)容，經(jīng)鎮(zhèn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，到鎮(zhèn)檔案室辦理查閱手續(xù)。（四）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在鎮(zhèn)檔案室進行，如需借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照借閱期限歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱人員正確使用檔案。3.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)鎮(zhèn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱和利用。（二）數(shù)字化加工1.對我鎮(zhèn)重要檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進行分類、編號、編目、存儲，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)1.搭建鎮(zhèn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱申請、審批等功能。2.加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，采取防火墻、加密技術(shù)等措施，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)備份與維護1.定期對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)維護機制，及時對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進行更新、維護，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。八、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等。3.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全。4.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.加強與各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)和督促其做好檔案工作。6.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門、各社區(qū)（村