檔案保管期限制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本檔案保管期限制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種檔案資料的保管期限確定與管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.科學(xué)合理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、來源、價值等因素，科學(xué)合理地確定保管期限。3.便于利用原則：以方便檔案查閱和利用為出發(fā)點，合理劃分保管期限，提高檔案服務(wù)效率。4.安全保密原則：確保檔案的安全存儲，防止檔案信息泄露，維護公司/組織的利益。二、檔案分類及保管期限劃分（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件保管期限：永久說明：此類文件記錄了公司/組織的重要發(fā)展歷程，對了解公司/組織歷史具有關(guān)鍵作用。2.公司章程、規(guī)章制度保管期限：長期說明：公司章程是公司/組織運行的基本準則，規(guī)章制度是規(guī)范內(nèi)部管理的重要依據(jù)，需長期保存以便隨時查閱。3.會議文件、紀要重要會議文件、紀要：保管期限為永久一般性會議文件、紀要：保管期限為長期說明：重要會議涉及公司/組織重大決策、戰(zhàn)略方向等，需永久保存；一般性會議記錄公司日常工作安排等，長期保存供參考。4.行政公文上級來文：根據(jù)文件要求確定保管期限，一般重要文件保管期限為長期，一般性文件為短期公司/組織發(fā)文：重要文件保管期限為長期，一般性文件為短期說明：上級來文按其重要性和要求確定保管期限，公司/組織發(fā)文根據(jù)內(nèi)容重要程度劃分。（二）人事管理類檔案1.員工入職、離職、調(diào)動等相關(guān)材料保管期限：長期說明：記錄員工在公司/組織內(nèi)的工作變動情況，是員工人事檔案的重要組成部分。2.員工薪酬福利、績效考核等文件保管期限：長期說明：涉及員工切身利益及工作表現(xiàn)評估，需長期保存以便查詢和核對。3.員工培訓(xùn)記錄保管期限：長期說明：反映員工培訓(xùn)經(jīng)歷，對員工職業(yè)發(fā)展和公司/組織人才培養(yǎng)有參考價值。（三）財務(wù)管理類檔案1.會計憑證、賬簿、報表保管期限：按照國家財務(wù)法規(guī)規(guī)定執(zhí)行，一般會計憑證保管期限為30年，賬簿保管期限為30年，年度財務(wù)報表保管期限為永久說明：嚴格遵循財務(wù)法規(guī)要求，確保財務(wù)檔案的規(guī)范保存，為財務(wù)審計、核算等提供依據(jù)。2.財務(wù)預(yù)算、決算文件保管期限：長期說明：記錄公司/組織財務(wù)收支計劃和執(zhí)行結(jié)果，對分析財務(wù)狀況和規(guī)劃未來發(fā)展有重要意義。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.銷售合同、訂單已履行完畢的合同、訂單：保管期限為長期未履行完畢的合同、訂單：在合同/訂單履行完畢后，按照長期保管說明：銷售業(yè)務(wù)是公司/組織核心業(yè)務(wù)之一，合同和訂單記錄業(yè)務(wù)往來，長期保存以便追溯和查詢。2.采購合同、協(xié)議保管期限：長期說明：采購合同涉及公司/組織物資采購，對成本控制和物資管理有重要作用，需長期保存。3.產(chǎn)品研發(fā)資料新產(chǎn)品研發(fā)項目資料：保管期限為長期一般性產(chǎn)品技術(shù)文檔：保管期限為短期說明：新產(chǎn)品研發(fā)資料是公司/組織技術(shù)創(chuàng)新的關(guān)鍵記錄，長期保存；一般性技術(shù)文檔可根據(jù)實際情況短期保存。（五）客戶關(guān)系管理類檔案1.客戶基本信息、合作記錄保管期限：長期說明：客戶是公司/組織發(fā)展的重要資源，記錄客戶信息和合作情況有助于維護良好客戶關(guān)系，促進業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展。2.客戶投訴處理記錄保管期限：長期說明：反映公司/組織客戶服務(wù)質(zhì)量，對改進服務(wù)、提升客戶滿意度有參考價值。三、檔案保管期限的確定方法（一）依據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標準嚴格參照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及本行業(yè)的標準規(guī)范，確定各類檔案的保管期限。如財務(wù)類檔案的保管期限依據(jù)《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。（二）考慮檔案的價值1.重要性：對公司/組織發(fā)展具有重大影響、涉及核心業(yè)務(wù)、關(guān)鍵決策等方面的檔案，確定為永久或長期保管。2.關(guān)聯(lián)性：與公司/組織日常運營密切相關(guān)、頻繁使用或作為重要參考依據(jù)的檔案，適當延長保管期限。3.時效性：時效性較強、在一定時間后失去參考價值的檔案，確定為短期保管。（三）綜合評估結(jié)合檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等因素進行綜合評估，確保保管期限的確定科學(xué)合理。例如，對于一些臨時性項目的文件，根據(jù)項目周期和后續(xù)影響評估保管期限。四、檔案保管期限的調(diào)整與變更（一）定期評估公司/組織定期（每年或每兩年）對檔案保管期限進行全面評估，根據(jù)檔案的實際價值、法律法規(guī)變化等情況，及時調(diào)整保管期限。（二）特殊情況變更如遇公司/組織重大變革、法律法規(guī)調(diào)整等特殊情況，對部分檔案的保管期限進行相應(yīng)變更。變更時需由檔案管理部門提出申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，并做好記錄。五、檔案保管要求（一）存儲環(huán)境1.檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的專用檔案室或檔案柜中。2.檔案室應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度條件，溫度一般控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。（二）存儲方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。（三）安全管理1.建立嚴格的檔案借閱、歸還登記制度，限制非授權(quán)人員接觸檔案。2.加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，配備消防器材等。3.對檔案管理人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時，需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機密檔案的查閱，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位查閱檔案，需持有正式介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。2.申請表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳?yīng)檔案，并在查閱登記表上記錄查閱時間、查閱人、檔案名稱等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行涂改、損毀等行為。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記表上注明歸還時間。（三）利用限制1.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.如需對檔案進行復(fù)制、摘錄等操作，需經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批，并注明用途。3.涉及知識產(chǎn)權(quán)等特殊檔案的利用，應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。七、檔案銷毀（一）銷毀條件檔案保管期限屆滿或已失去保存價值，經(jīng)檔案管理部門鑒定和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀清單經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，由檔案管理部門會同紀檢監(jiān)察等部門共同實施銷毀。