增強(qiáng)檔案制度執(zhí)行一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度，以增強(qiáng)檔案制度的執(zhí)行力度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、編目等工作應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.及時(shí)性原則：檔案的形成、收集、整理等工作應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，避免延誤。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案工作，指導(dǎo)各部門的檔案收集、整理等工作。3.集中管理公司各類檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，確保檔案的安全保管。4.組織開展檔案的整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，提高檔案管理水平。5.提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，滿足公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員的利用需求。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)工作方法和流程。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管等工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。4.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查，確保檔案管理工作符合公司要求。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目等工作，保證檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和跟蹤檔案的利用情況。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍，將本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料及時(shí)收集齊全。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)的原則，確保反映公司各項(xiàng)工作的全貌。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理并移交檔案管理部門。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人保管的屬于公司的檔案資料全部移交。（二）檔案整理1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理。整理工作應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)包括分類、編號(hào)、編目等環(huán)節(jié)。分類應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等類別。3.編號(hào)應(yīng)遵循唯一性和系統(tǒng)性原則，為每一份檔案賦予一個(gè)固定的編號(hào)，便于查找和管理。4.編目應(yīng)包括編制檔案目錄、卷內(nèi)目錄等，詳細(xì)記錄檔案的內(nèi)容和存放位置。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度測(cè)量設(shè)備等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。3.對(duì)于重要和珍貴的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.清查結(jié)束后，應(yīng)形成清查報(bào)告，對(duì)檔案管理工作中存在的問題提出改進(jìn)措施。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的完整和安全。（二）復(fù)制與摘錄1.因工作需要復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容和用途，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。2.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期和出處。3.如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行摘錄。摘錄內(nèi)容應(yīng)注明出處。（三）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，提出存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)對(duì)銷毀情況進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案全部銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的電子文件收集齊全，并按照公司檔案管理制度的要求進(jìn)行整理。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。2.電子檔案的整理應(yīng)遵循電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案的整理相對(duì)應(yīng)，建立電子檔案的分類、編號(hào)、編目等體系。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、作者、來源等信息，以便于電子檔案的管理和利用。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等功能，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.應(yīng)建立電子檔案的訪問控制機(jī)制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問、篡改或刪除。（三）電子檔案的利用1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)通過公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檢索、瀏覽、下載等功能，方便用戶利用電子檔案。2.如需打印電子檔案