檔案打印復(fù)印制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案打印復(fù)印行為，確保檔案信息的安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案打印復(fù)印工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.合法性原則：檔案打印復(fù)印工作必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案信息的合法使用。2.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案信息泄露，確保檔案信息安全。3.規(guī)范性原則：明確檔案打印復(fù)印流程，規(guī)范操作行為，保證檔案打印復(fù)印質(zhì)量。4.節(jié)約性原則：合理控制檔案打印復(fù)印數(shù)量，避免資源浪費(fèi)，降低公司運(yùn)營成本。二、檔案范圍界定（一）公司各類文件檔案包括但不限于公司章程、制度文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報表等。（二）業(yè)務(wù)檔案涵蓋市場營銷、項(xiàng)目管理、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的各類檔案，如市場調(diào)研報告、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。（三）人事檔案包含員工個人基本信息、入職離職記錄、薪資福利、培訓(xùn)經(jīng)歷、績效考核等相關(guān)檔案。（四）其他檔案如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、知識產(chǎn)權(quán)文件等各類具有保存價值的資料。三、檔案打印復(fù)印流程（一）申請1.員工因工作需要打印復(fù)印檔案，應(yīng)填寫《檔案打印復(fù)印申請表》，詳細(xì)注明所需檔案的名稱、編號、內(nèi)容摘要、打印復(fù)印份數(shù)、用途等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請用途合理、必要后，提交至檔案管理部門。（二）審核1.檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核申請用途是否符合公司業(yè)務(wù)需求，是否涉及保密檔案及特殊審批要求。2.對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案打印復(fù)印申請，需經(jīng)公司保密委員會或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)。（三）辦理1.審核通過后，檔案管理部門根據(jù)申請表內(nèi)容進(jìn)行檔案查找與提取。2.如需打印，應(yīng)安排專人在指定的打印設(shè)備上進(jìn)行操作，并確保打印質(zhì)量清晰、準(zhǔn)確。對于多頁檔案，應(yīng)整理整齊，按順序裝訂。3.如需復(fù)印，應(yīng)使用符合檔案保存要求的復(fù)印設(shè)備，確保復(fù)印件與原件內(nèi)容一致、清晰可讀。復(fù)印過程中注意保護(hù)檔案原件，避免損壞。4.打印復(fù)印完成后，操作人員應(yīng)在申請表上記錄實(shí)際打印復(fù)印的日期、份數(shù)，并簽字確認(rèn)。（四）領(lǐng)取1.申請人憑已簽字的申請表到檔案管理部門領(lǐng)取打印復(fù)印好的檔案。2.領(lǐng)取時，應(yīng)仔細(xì)核對檔案的名稱、份數(shù)、內(nèi)容等信息，確保無誤后簽收。（五）登記檔案管理部門對每一次檔案打印復(fù)印申請進(jìn)行詳細(xì)登記，包括申請日期、申請人、部門、檔案名稱、編號、打印復(fù)印份數(shù)、用途、審核情況等信息，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。四、檔案打印復(fù)印權(quán)限管理（一）普通員工權(quán)限普通員工因日常工作需要，可申請打印復(fù)印一般性的檔案資料，但涉及公司核心機(jī)密、重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事敏感信息等檔案的打印復(fù)印，須經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）部門負(fù)責(zé)人權(quán)限部門負(fù)責(zé)人對本部門員工提交的檔案打印復(fù)印申請具有審核權(quán)，可根據(jù)工作實(shí)際情況決定是否批準(zhǔn)申請。同時，部門負(fù)責(zé)人如需打印復(fù)印重要檔案，應(yīng)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報備。（三）特殊權(quán)限1.涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、商業(yè)秘密等高度機(jī)密檔案的打印復(fù)印，必須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行。2.因?qū)徲?jì)、法務(wù)等特殊工作需要，相關(guān)部門有權(quán)在履行必要手續(xù)后，對特定檔案進(jìn)行打印復(fù)印，但應(yīng)確保使用后及時歸還檔案管理部門，并做好記錄。五、檔案打印復(fù)印質(zhì)量要求（一）打印質(zhì)量1.使用清晰、易讀的字體和字號，一般正文應(yīng)采用宋體小四號字，標(biāo)題根據(jù)重要程度合理調(diào)整字號。2.頁面布局應(yīng)合理，上下左右邊距適中，確保內(nèi)容完整、排版整齊。3.打印顏色應(yīng)與原件一致，避免出現(xiàn)色彩偏差或模糊不清的情況。（二）復(fù)印質(zhì)量1.復(fù)印件應(yīng)清晰反映原件內(nèi)容，圖像、文字清晰可辨，無明顯黑邊、白邊、模糊、重影等現(xiàn)象。2.對于雙面復(fù)印的檔案，應(yīng)確保兩面內(nèi)容對齊，不出現(xiàn)錯位、顛倒等情況。六、檔案打印復(fù)印設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.根據(jù)公司檔案打印復(fù)印工作需求，合理配置打印復(fù)印設(shè)備，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、一體機(jī)等，并確保設(shè)備性能穩(wěn)定、功能滿足工作要求。2.定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時更換磨損的部件，保證打印復(fù)印質(zhì)量。（二）設(shè)備使用1.明確設(shè)備的使用責(zé)任人，責(zé)任人應(yīng)熟悉設(shè)備操作流程，嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用設(shè)備，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。2.設(shè)備使用過程中如發(fā)現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，由專業(yè)維修人員進(jìn)行維修處理，并做好記錄。3.限制無關(guān)人員使用檔案打印復(fù)印設(shè)備，如需借用設(shè)備，須經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（三）設(shè)備安全1.確保設(shè)備放置環(huán)境安全，避免設(shè)備受潮、受熱、受塵等影響，定期清理設(shè)備，保持設(shè)備清潔。2.對涉及電子存儲的打印復(fù)印設(shè)備，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置密碼、安裝殺毒軟件等，防止數(shù)據(jù)丟失或被非法獲取。七、檔案打印復(fù)印費(fèi)用管理（一）費(fèi)用核算1.檔案打印復(fù)印費(fèi)用由公司統(tǒng)一核算，根據(jù)實(shí)際使用的紙張、墨粉、設(shè)備折舊等成本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.對于外部委托打印復(fù)印的業(yè)務(wù)，應(yīng)按照合同約定的價格進(jìn)行結(jié)算，并嚴(yán)格審核費(fèi)用報銷憑證。（二）費(fèi)用控制1.鼓勵員工節(jié)約用紙，提倡雙面打印復(fù)印，減少不必要的打印復(fù)印行為。2.檔案管理部門定期對各部門的檔案打印復(fù)印費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對于費(fèi)用過高的部門進(jìn)行預(yù)警，并協(xié)助其查找原因，采取措施控制費(fèi)用支出。（三）費(fèi)用報銷1.員工憑有效的打印復(fù)印申請單及發(fā)票等報銷憑證，按照公司財(cái)務(wù)報銷制度進(jìn)行費(fèi)用報銷。2.報銷申請應(yīng)注明費(fèi)用所屬部門、用途、金額等詳細(xì)信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審批后，方可報銷。八、檔案打印復(fù)印保密管理（一）保密責(zé)任1.參與檔案打印復(fù)印工作的所有人員，包括檔案管理人員、操作人員、申請人等，均負(fù)有保密責(zé)任，必須嚴(yán)格遵守公司保密制度。2.不得將打印復(fù)印的檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，不得擅自復(fù)制、傳播、出售檔案信息。（二）保密措施1.在檔案打印復(fù)印場所設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.對涉及保密檔案的打印復(fù)印過程進(jìn)行全程監(jiān)控，確保操作過程符合保密要求。3.打印復(fù)印完成后，及時清理現(xiàn)場，妥善保管剩余的檔案紙張和電子文檔，防止信息泄露。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案打印復(fù)印保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、辭退等。涉及法律責(zé)任的，將依法追究其法律責(zé)任。2.如因檔案打印復(fù)印工作導(dǎo)致公司檔案信息泄露，給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、檔案打印復(fù)印監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對公司檔案打印復(fù)印工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期抽查檔案打印復(fù)印申請單、登記表、設(shè)備使用記錄等，確保工作流程規(guī)范執(zhí)行。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）外部審計(jì)1.公司定期接受內(nèi)部審計(jì)部門的審計(jì)檢查，審計(jì)部門將對檔案打印復(fù)印制度的執(zhí)行情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，評估制度的有效性和