死亡檔案核查制度一、總則（一）目的為確保公司/組織所涉及的各類死亡檔案信息準確、完整、合規(guī)，加強對死亡檔案的管理與監(jiān)督，保障相關(guān)工作的順利開展，依據(jù)國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本死亡檔案核查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及的所有與死亡相關(guān)的檔案資料，包括但不限于員工死亡檔案、客戶死亡檔案、合作方涉及死亡事件的檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：核查過程中必須確保檔案信息真實反映死亡事件的實際情況，不得虛假記錄或隱瞞重要信息。2.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋死亡事件的各個方面，包括基本信息、事件經(jīng)過、相關(guān)證明材料等，確保無重要內(nèi)容缺失。3.合規(guī)性原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司/組織內(nèi)部的各項規(guī)定，確保檔案管理及核查工作合法合規(guī)。4.保密性原則：對于涉及個人隱私及敏感信息的死亡檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、死亡檔案的內(nèi)容與分類（一）員工死亡檔案1.基本信息員工姓名、性別、年齡、身份證號、入職時間、所在部門等。緊急聯(lián)系人姓名、關(guān)系、聯(lián)系方式。2.死亡事件信息死亡時間、地點。死亡原因（如有醫(yī)院診斷證明等需詳細記錄）。死亡經(jīng)過描述（包括發(fā)現(xiàn)情況、現(xiàn)場狀況等）。3.相關(guān)證明材料醫(yī)院出具的死亡證明。公安機關(guān)出具的相關(guān)證明（如死亡調(diào)查結(jié)論等）。家屬提供的其他必要證明材料。4.后續(xù)處理信息喪葬事宜安排情況。保險理賠相關(guān)信息（如有）。與員工家屬溝通協(xié)商記錄。（二）客戶死亡檔案1.客戶基本信息客戶姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、客戶類型（個人/企業(yè)）、業(yè)務(wù)往來情況等。2.死亡事件信息死亡時間、地點。與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的死亡影響情況（如未完成的合同、項目進度等）。死亡對公司/組織可能造成的經(jīng)濟、業(yè)務(wù)等方面的影響評估。3.相關(guān)證明材料醫(yī)院死亡證明或其他權(quán)威機構(gòu)出具的死亡證明。涉及業(yè)務(wù)相關(guān)的證明材料（如合同文件、業(yè)務(wù)記錄等）。4.后續(xù)處理措施針對未完成業(yè)務(wù)的處理方案。與客戶家屬或相關(guān)方溝通協(xié)商記錄。對公司/組織內(nèi)部業(yè)務(wù)流程及相關(guān)人員的調(diào)整安排。（三）合作方涉及死亡事件的檔案1.合作方基本信息合作方名稱、性質(zhì)、法定代表人、聯(lián)系方式、合作項目名稱及合作期限等。2.死亡事件信息合作方涉及人員死亡時間、地點。死亡事件對合作項目的影響程度（如項目進度受阻、質(zhì)量問題、經(jīng)濟損失等）。與合作方溝通協(xié)調(diào)死亡事件的過程記錄。3.相關(guān)證明材料合作方提供的死亡證明及相關(guān)說明。涉及合作項目的各類文件、協(xié)議、報告等。4.后續(xù)合作處理方案根據(jù)死亡事件對合作關(guān)系的影響，制定的合作調(diào)整或終止方案。與合作方協(xié)商賠償、責(zé)任劃分等相關(guān)事宜的記錄及結(jié)果。三、死亡檔案的收集與整理規(guī)范（一）收集責(zé)任主體1.對于員工死亡檔案，由所在部門負責(zé)人負責(zé)及時收集相關(guān)信息，并指定專人進行初步整理。2.客戶死亡檔案由與客戶直接對接的業(yè)務(wù)部門負責(zé)收集，涉及多個部門的，由牽頭部門協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同完成收集工作。3.合作方涉及死亡事件的檔案由合作項目負責(zé)人負責(zé)收集，并向公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門通報。（二）收集要求1.各責(zé)任主體應(yīng)在死亡事件發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)啟動檔案收集工作，確保信息的及時性。2.收集過程中應(yīng)全面、準確地獲取各類相關(guān)信息，不得遺漏重要細節(jié)。對于難以獲取的信息，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，確保檔案資料完整。3.收集的信息應(yīng)來源可靠，對于重要證明材料，應(yīng)要求提供原件或經(jīng)核實的復(fù)印件，并加蓋出具單位公章。（三）整理規(guī)范1.收集到的檔案資料應(yīng)按照分類標準進行初步整理，確保同一類檔案的信息排列有序。2.對每份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。編號規(guī)則應(yīng)在公司/組織內(nèi)部統(tǒng)一規(guī)定，并在檔案管理系統(tǒng)中進行記錄。3.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，便于查閱。目錄應(yīng)包括檔案編號、類別、名稱、日期、頁碼等信息。4.對于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，確保存儲安全、便于檢索。電子檔案的格式應(yīng)符合公司/組織內(nèi)部規(guī)定，一般應(yīng)為常見辦公軟件格式或通用圖像格式等。四、死亡檔案核查流程（一）初審1.檔案整理完成后，由負責(zé)收集的部門或?qū)Ｈ诉M行初審。初審人員應(yīng)按照檔案核查要點，對檔案的完整性、準確性進行初步審核。2.初審內(nèi)容包括：檔案資料是否齊全，信息填寫是否完整、準確，證明材料是否真實有效，各項內(nèi)容之間邏輯關(guān)系是否合理等。3.初審人員應(yīng)在初審結(jié)束后填寫初審意見，對于存在問題的檔案，應(yīng)注明問題所在，并提出補充或修正建議。初審意見應(yīng)簽字確認，并提交給檔案管理部門。（二）復(fù)審1.檔案管理部門收到初審后的檔案后，組織相關(guān)專業(yè)人員進行復(fù)審。復(fù)審人員應(yīng)具備一定的專業(yè)知識和經(jīng)驗，包括但不限于人力資源、法務(wù)、財務(wù)等方面。2.復(fù)審重點關(guān)注檔案信息的合規(guī)性、對公司/組織的影響評估以及與相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的符合情況。3.復(fù)審人員應(yīng)根據(jù)復(fù)審情況，對檔案進行綜合評估，提出復(fù)審結(jié)論。復(fù)審結(jié)論分為通過、補充完善后通過、不通過三種情況。對于補充完善后通過的檔案，應(yīng)明確補充完善的具體要求；對于不通過的檔案，應(yīng)詳細說明原因，并提出整改建議。復(fù)審結(jié)論應(yīng)簽字確認，并反饋給初審部門。（三）終審1.對于復(fù)審?fù)ㄟ^的檔案，由公司/組織內(nèi)部的檔案管理委員會或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行終審。終審主要從整體角度對死亡檔案進行審核，確保檔案管理工作符合公司/組織的戰(zhàn)略目標和管理要求。2.終審人員應(yīng)審查檔案管理流程的執(zhí)行情況、檔案信息對公司/組織的綜合影響以及是否存在潛在風(fēng)險等。3.終審?fù)ㄟ^后，檔案方可正式歸檔保存。對于終審提出的進一步完善或調(diào)整意見，初審和復(fù)審部門應(yīng)及時落實，確保檔案質(zhì)量。五、核查要點與標準（一）基本信息核查1.姓名、性別、年齡、身份證號等個人信息應(yīng)與有效身份證件一致，確保準確無誤。2.入職時間、所在部門等員工信息應(yīng)與公司/組織內(nèi)部人事記錄相符；客戶及合作方信息應(yīng)與業(yè)務(wù)往來記錄一致。3.緊急聯(lián)系人信息應(yīng)完整、準確，聯(lián)系方式應(yīng)保持暢通，以便在需要時能夠及時溝通。（二）死亡事件信息核查1.死亡時間應(yīng)精確到具體日期和時刻，以權(quán)威證明材料為準。如醫(yī)院死亡證明、公安機關(guān)出具的證明等。2.死亡地點應(yīng)詳細記錄，包括具體地址、場所等信息，確保準確反映事件發(fā)生位置。3.死亡原因應(yīng)依據(jù)醫(yī)院診斷證明或相關(guān)專業(yè)機構(gòu)的鑒定結(jié)論進行記錄，不得模糊或隨意編造。對于復(fù)雜的死亡原因，如有必要，應(yīng)附上詳細的說明或解釋。4.死亡經(jīng)過描述應(yīng)客觀、詳細，能夠清晰反映事件發(fā)生的全過程，包括事件的起始、發(fā)展、結(jié)果等環(huán)節(jié)。描述內(nèi)容應(yīng)與其他證明材料相互印證，不存在矛盾或沖突。（三）相關(guān)證明材料核查1.醫(yī)院死亡證明應(yīng)具備醫(yī)院公章、醫(yī)生簽字等有效簽章，證明內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，涵蓋死亡時間、死亡原因等關(guān)鍵信息。2.公安機關(guān)出具的證明應(yīng)符合法定程序，具有權(quán)威性。證明內(nèi)容應(yīng)與死亡事件相關(guān)，如死亡調(diào)查結(jié)論、身份確認等。對于公安機關(guān)要求補充或核實的信息，應(yīng)及時配合處理。3.其他證明材料應(yīng)來源合法、有效，如家屬提供的聲明、協(xié)議等，應(yīng)確保簽字蓋章手續(xù)齊全，內(nèi)容真實可靠。對于涉及經(jīng)濟賠償、法律責(zé)任等重要證明材料，應(yīng)進行重點審核，確保其法律效力。（四）后續(xù)處理信息核查1.喪葬事宜安排應(yīng)符合公司/組織內(nèi)部規(guī)定及當?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣。如涉及費用報銷等問題，應(yīng)審核相關(guān)票據(jù)的真實性、合法性以及報銷流程的合規(guī)性。2.保險理賠相關(guān)信息應(yīng)與保險公司的規(guī)定和流程相符。審核理賠申請材料是否齊全、準確，理賠金額計算是否正確，以及與公司/組織為員工或客戶購買的保險條款是否匹配。3.與家屬溝通協(xié)商記錄應(yīng)完整、真實，能夠反映溝通協(xié)商的過程和結(jié)果。對于涉及重要決策或協(xié)議的溝通記錄，應(yīng)確保雙方簽字確認，具有法律效力。六、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.死亡檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號順序進行裝訂成冊，存放在專門的檔案柜中。2.電子檔案應(yīng)存儲在公司/組織內(nèi)部的服務(wù)器或安全的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲地點應(yīng)與主存儲地點分離，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.員工死亡檔案的保管期限為自死亡事件發(fā)生之日起[X]年。2.客戶死亡檔案的保管期限根據(jù)與客戶業(yè)務(wù)往來的重要程度和相關(guān)法律法規(guī)要求確定，一般為自死亡事件發(fā)生之日起[X]年至[X]年不等。3.合作方涉及死亡事件的檔案保管期限按照合作協(xié)議約定及相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，一般為自死亡事件對合作項目影響結(jié)束之日起[X]年。（三）保管要求1.檔案存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的完整性和安全性。2.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況時，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進行處理。3.嚴格限制檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自查閱、借閱死亡檔案。對于確需查閱的人員，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在查閱過程中進行監(jiān)督，確保檔案信息安全。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱死亡檔案的人員，應(yīng)根據(jù)其工作職責(zé)和審批流程，由所在部門負責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。2.涉及法律糾紛、審計調(diào)查等特殊情況需要查閱死亡檔案的，應(yīng)按照公司/組織內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，由法務(wù)部門或?qū)徲嫴块T提出申請，并經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部機構(gòu)或個人因特殊原因需要查閱死亡檔案的，必須經(jīng)過公司/組織嚴格的審批程序，并簽訂保密協(xié)議。審批通過后，應(yīng)在公司/組織指定人員的陪同下進行查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱檔案的類別、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并簽字確認。2.申請表提交給所在部門負責(zé)人或相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)進行審批，審批通過后，申請表交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認查閱情況，檔案管理部門將檔案收回并妥善保管。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱死亡檔案。如因特殊情況確需借閱的，必須經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格限定借閱期限。2.借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，明確借閱檔案的詳細信息、借閱期限、歸還時間等內(nèi)容，并簽字承諾遵守借閱規(guī)定。3.借閱申請表經(jīng)審批通過后，檔案管理部門將檔案提供給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準。4.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自更改、涂抹檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.死亡檔案保管期限屆滿，且經(jīng)過檔案管理部門審核確認不再具有保存價值的，可以進行銷毀。2.因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案損壞、遺失，經(jīng)相關(guān)部門核實并批準后，可以進行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明擬銷毀檔案的類別、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.申請表提交給公司/組織內(nèi)部的檔案管理委員會或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批通過后，檔案管理部門制定檔案銷毀方案，明確銷毀方式、時間、地點等具體安排。3.根據(jù)銷毀方案，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。記錄應(yīng)簽字確認，并留存?zhèn)洳椤?.對于電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀后的存儲設(shè)備應(yīng)進行物理破壞或妥善處理，防止數(shù)據(jù)泄露。九、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督小組，定期對死亡檔案核查制度的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案收集、整理、核查、存儲、查閱、借閱、銷毀等各個環(huán)節(jié)的工作是否符合制度要求，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.建立檔案管理工作舉報機制，鼓勵公司/組織內(nèi)部員工對檔案管理過程中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報信息，應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并給予舉報人適當?shù)姆答伜捅Ｗo。（二）責(zé)任追究1.對于在死亡檔案管理過程中違反本制度規(guī)定的部門或個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究。2.責(zé)任追究方式包括但不限于批評教育、警告、罰款、降職、撤職等