檔案安保制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的安全保護(hù)工作，確保檔案的完整性、保密性和可用性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本檔案安保制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理、使用過(guò)程中的安全保障工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過(guò)建立健全各項(xiàng)安全防范措施，加強(qiáng)安全教育培訓(xùn)，提高全員安全意識(shí)，預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。2.誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)原則各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案安全管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門的檔案安保工作。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保護(hù)的法律法規(guī)，依法開(kāi)展檔案安保工作。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)概述1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安保制度，并定期進(jìn)行修訂和更新。2.組織實(shí)施檔案安保工作，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)督和管理。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備完好，環(huán)境符合要求。4.組織開(kāi)展檔案安全檢查和隱患排查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改安全問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時(shí)向上級(jí)報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安保制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架等。3.做好檔案庫(kù)房的日常巡查工作，檢查檔案存放情況、庫(kù)房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全。5.協(xié)助開(kāi)展檔案安全檢查和隱患排查工作，積極參與檔案安全培訓(xùn)和應(yīng)急演練。三、檔案庫(kù)房安全管理（一）庫(kù)房選址與建設(shè)1.庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)符合安全要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵等功能。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的出入口，并安裝門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（二）庫(kù)房設(shè)施設(shè)備1.配備必要的消防設(shè)施設(shè)備，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.安裝防盜報(bào)警裝置，如紅外探測(cè)器、門禁讀卡器等，與監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)24小時(shí)監(jiān)控。3.配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，將庫(kù)房溫濕度控制在適宜范圍內(nèi)。一般溫度保持在14℃24℃，相對(duì)濕度保持在45%60%。4.安裝防蟲(chóng)、防鼠設(shè)施，如防蟲(chóng)網(wǎng)、擋鼠板等，定期進(jìn)行檢查和清理。5.配備檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案架、檔案柜等，應(yīng)符合檔案保管要求，確保檔案存放安全、整齊。（三）庫(kù)房環(huán)境管理1.保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，清除灰塵、雜物等。2.嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。3.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持空氣清新。4.做好庫(kù)房溫濕度記錄，每天定時(shí)檢查并記錄溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)采取措施調(diào)整。四、檔案整理與保管安全（一）檔案整理安全1.檔案整理工作應(yīng)在符合安全要求的場(chǎng)所進(jìn)行，避免在人員密集、嘈雜或易發(fā)生安全事故的區(qū)域進(jìn)行。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)輕拿輕放，避免對(duì)檔案造成損壞。3.對(duì)破損、褪色等有問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或處理，確保檔案的完整性。（二）檔案保管安全1.按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，備份介質(zhì)應(yīng)與原件分開(kāi)存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，要做好電子檔案的防病毒、防黑客等安全防護(hù)工作。五、檔案借閱與利用安全（一）借閱審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員因特殊原因需要查閱公司檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，須有檔案管理人員在場(chǎng)陪同。（二）借閱登記1.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案。（三）借閱歸還1.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在借閱登記冊(cè)上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。（四）利用安全1.檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件具有同等的法律效力，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.利用檔案時(shí)，應(yīng)使用符合安全要求的設(shè)備和場(chǎng)所，避免因操作不當(dāng)或環(huán)境因素對(duì)檔案造成損壞。六、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化場(chǎng)所安全1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)在專門的數(shù)字化場(chǎng)所進(jìn)行，場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全設(shè)施。2.數(shù)字化場(chǎng)所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)數(shù)字化過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控，確保操作過(guò)程安全、規(guī)范。（二）數(shù)字化設(shè)備安全1.配備必要的數(shù)字化設(shè)備，如掃描儀、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備性能良好。2.數(shù)字化設(shè)備應(yīng)安裝防病毒軟件、防火墻等安全防護(hù)軟件，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。3.對(duì)數(shù)字化設(shè)備的操作應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，操作人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，熟悉設(shè)備性能和操作方法。（三）數(shù)字化數(shù)據(jù)安全1.數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.定期對(duì)數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.對(duì)數(shù)字化數(shù)據(jù)的訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相關(guān)數(shù)據(jù)。七、檔案安全檢查與隱患排查（一）檢查內(nèi)容1.檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，如消防設(shè)施、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.檔案的整理、保管情況，包括檔案的分類存放、賬實(shí)相符情況、電子檔案的安全防護(hù)等。3.檔案借閱與利用情況，如借閱審批手續(xù)、登記記錄、歸還情況等。4.檔案數(shù)字化工作的安全情況，如數(shù)字化場(chǎng)所、設(shè)備、數(shù)據(jù)的安全等。（二）檢查頻率1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案安保工作進(jìn)行自查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查。2.公司應(yīng)每年組織一次檔案安全專項(xiàng)檢查，對(duì)檔案安保制度的執(zhí)行情況、檔案安全狀況等進(jìn)行全面檢查。（三）隱患排查與整改措施1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并分析原因，制定整改措施。2.整改措施應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、整改期限等，確保隱患得到及時(shí)有效的整改。3.對(duì)重大安全隱患，應(yīng)立即采取臨時(shí)防護(hù)措施，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，組織相關(guān)部門進(jìn)行研究處理。八、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)對(duì)象1.全體檔案管理人員。2.涉及檔案管理、使用的相關(guān)部門人員。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安保法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案安保制度和操作規(guī)程。3.檔案安全知識(shí)和技能，如消防知識(shí)、防盜知識(shí)、檔案保護(hù)技術(shù)等。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織內(nèi)部培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家進(jìn)行講座或由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行授課。2.參加外部培訓(xùn)課程或研討會(huì)，及時(shí)了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)和安全管理要求。3.開(kāi)展案例分析和模擬演練，提高員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。（四）培訓(xùn)計(jì)劃與考核1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對(duì)象等，并組織實(shí)施。2.對(duì)參加培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核，考核成績(jī)應(yīng)納入員工個(gè)人績(jī)效考核體系。對(duì)考核不合格的人員，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或重新培訓(xùn)，直至合格為止。九、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急演練1.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，演練內(nèi)容包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處置。2.通過(guò)演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性，提高員工的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。（三）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)