管理類檔案制度一、總則（一）目的為加強公司管理類檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在管理活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司管理類檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司管理活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理公司管理活動中形成的各類檔案，保持檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部門1.負責制定和完善公司管理類檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司管理類檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.負責向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱服務，并對查閱情況進行登記。5.指導和監(jiān)督公司各部門的檔案管理工作，組織檔案管理業(yè)務培訓。（二）各部門1.負責本部門管理類檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用和銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類會議文件、記錄（包括會議通知、議程、紀要、決議等）。2.公司制定的各項管理制度、規(guī)定、辦法、標準等文件。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.公司各類工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等文件。5.公司人事檔案（包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關材料）。6.公司財務檔案（包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等）。7.公司行政事務檔案（包括辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、車輛管理等相關文件）。8.公司知識產(chǎn)權檔案（包括專利、商標、著作權等相關文件）。9.公司其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案收集人員應按照檔案管理的要求，對收集到的檔案材料進行分類、整理，剔除重復、無效的材料。3.對于重要的檔案材料，應及時進行備份，并采用多種存儲介質(zhì)進行保存，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、業(yè)務管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門應在檔案形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交綜合管理部門歸檔。2.對于一些時效性較強的檔案，如合同、協(xié)議等，應在合同履行完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案填寫《檔案移交清單》一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案存入檔案庫房。（三）保管要求1.檔案庫房建設：檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等。2.檔案存放：檔案應按照類別、編號順序存放，便于查找和管理。對于電子檔案，應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄。3.檔案保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司具有重要歷史意義和長期利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[X]年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限一般為[X]年。4.檔案清查：綜合管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人需經(jīng)公司分管領導批準后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領導批準后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人將填寫好的《檔案查閱申請表》提交綜合管理部門檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)查閱權限進行審核，對符合查閱條件的，在《檔案查閱登記簿》上登記查閱申請人的姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，并提供相應的檔案。3.查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容的，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記簿》上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.公司員工查閱檔案應遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得涂改污染、損壞、丟失檔案。2.檔案利用過程中形成的各種記錄，如查閱記錄、復印記錄等，應妥善保存，以備查考。3.因工作需要對檔案進行匯編、出版等利用活動的，應經(jīng)公司分管領導批準，并按照國家有關法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對于仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報公司分管領導批準后予以銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底銷毀。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.《檔案銷毀清單》應與檔案鑒定報告一并歸檔保存，以備查考。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應及時收集本部門形成的電子檔案，并按照檔案管理的要求進行整理。電子檔案的格式應符合國家有關標準和公司規(guī)定，確保電子檔案的可讀性和可利用性。2.電子檔案應按照分類、編號的原則進行存儲，建立相應的索引目錄，便于查找和管理。同時，應定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并設置相應的訪問權限，確保電子檔案的安全。2.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的完整性和可用性。對于出現(xiàn)問題的電子檔案，應及時進行修復或恢復。3.電子檔案的保管期限應與紙質(zhì)檔案一致，對于超過保管期限的電子檔案，應按照檔案鑒定與銷毀的程序進行處理。（三）電子檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子檔案的程序與紙質(zhì)檔案查閱程序相同，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱電子檔案應使用公司指定的軟件和設備，不