部門檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司部門檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案移交工作流程，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間檔案的移交管理工作，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、記錄等各類檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整準(zhǔn)確原則：移交的檔案應(yīng)保持其完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自篡改、遺漏或銷毀檔案內(nèi)容。3.及時(shí)高效原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和程序及時(shí)完成檔案移交工作，提高工作效率，避免延誤。4.責(zé)任明確原則：明確檔案移交過程中各部門的職責(zé)和權(quán)限，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、檔案移交的范圍與分類（一）移交范圍1.公司各部門在日常工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。2.各類合同、協(xié)議、契約等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)檔案。3.項(xiàng)目文檔，包括項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施方案、進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收文件等。4.人事檔案，如員工入職資料、培訓(xùn)記錄、考核檔案、離職手續(xù)等。5.財(cái)務(wù)檔案，涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要檔案資料。（二）檔案分類1.行政檔案：包括公司行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)檔案：依據(jù)公司不同業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)核算的類別進(jìn)行劃分，如總賬檔案、明細(xì)賬檔案、稅務(wù)檔案等。4.人事檔案：可分為員工基本信息檔案、薪酬福利檔案、培訓(xùn)發(fā)展檔案、績(jī)效考核檔案等。三、檔案移交的流程（一）移交準(zhǔn)備1.整理檔案：移交部門在檔案移交前，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行全面整理，確保檔案資料齊全、完整，編號(hào)清晰，目錄準(zhǔn)確。同時(shí)，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。2.編制清單：根據(jù)整理好的檔案，編制詳細(xì)的檔案移交清單。清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量、保管期限等信息，并一式兩份，移交部門和接收部門各執(zhí)一份。3.審核檔案：移交部門負(fù)責(zé)人對(duì)準(zhǔn)備移交的檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合移交要求。審核通過后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。（二）移交申請(qǐng)1.移交部門填寫《檔案移交申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、移交原因等信息，并提交給檔案管理部門。2.《檔案移交申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)移交部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并加蓋部門公章。（三）接收審核1.檔案管理部門收到《檔案移交申請(qǐng)表》后，對(duì)移交申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括移交檔案是否屬于移交范圍、移交清單是否準(zhǔn)確完整、移交手續(xù)是否齊全等。2.如審核通過，檔案管理部門安排專人接收檔案，并與移交部門辦理交接手續(xù)。交接過程中，雙方應(yīng)按照檔案移交清單逐一核對(duì)檔案，確保檔案數(shù)量和內(nèi)容無誤。（四）簽字確認(rèn)1.檔案交接完成后，移交部門和接收部門的經(jīng)辦人員在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。簽字確認(rèn)應(yīng)注明交接日期，以明確責(zé)任。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行登記，建立檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的名稱、編號(hào)、移交部門、接收日期、保管期限等信息，以便于查詢和管理。（五）特殊情況處理1.對(duì)于重要或緊急的檔案移交，可根據(jù)實(shí)際情況優(yōu)先辦理移交手續(xù)，但必須確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.如在檔案移交過程中發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失、損壞或其他問題，移交部門應(yīng)及時(shí)查找原因并進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)，待問題解決后再辦理移交手續(xù)。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等敏感信息的檔案，移交部門應(yīng)按照公司相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息安全。接收部門在接收后，也應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。四、檔案移交的時(shí)間要求（一）定期移交1.公司各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間定期向檔案管理部門移交檔案。一般情況下，月度檔案應(yīng)在次月上旬移交，季度檔案應(yīng)在季度結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)移交，年度檔案應(yīng)在次年3月底前移交。2.具體的定期移交時(shí)間安排由檔案管理部門根據(jù)公司實(shí)際情況另行通知。（二）即時(shí)移交1.當(dāng)部門工作任務(wù)完成、項(xiàng)目結(jié)束或其他特殊情況發(fā)生時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)即時(shí)將形成的檔案資料移交至檔案管理部門。2.即時(shí)移交的檔案應(yīng)在任務(wù)完成或情況發(fā)生后的5個(gè)工作日內(nèi)辦理移交手續(xù)，確保檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管。五、檔案移交的責(zé)任與監(jiān)督（一）移交部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)本部門檔案的整理、分類、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.按照規(guī)定的時(shí)間和程序向檔案管理部門移交檔案，提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的數(shù)據(jù)和信息。3.在檔案移交過程中，對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。如因移交部門原因?qū)е聶n案缺失、損壞或其他問題，移交部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并負(fù)責(zé)采取措施進(jìn)行彌補(bǔ)或糾正。（二）接收部門責(zé)任1.檔案管理部門負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案，對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核、登記、保管和利用。2.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、妥善保管，確保檔案的安全和完整。3.為公司各部門提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案利用制度，保障檔案的合理使用。（三）監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)部門代表組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案移交制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保制度的有效落實(shí)。2.檔案管理監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案移交的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性以及手續(xù)的合規(guī)性等方面。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理監(jiān)督小組的工作，如實(shí)提供檔案管理相關(guān)資料和信息，不得隱瞞或虛報(bào)情況。六、檔案保管期限與銷毀（一）保管期限確定1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定以及公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩種，定期保管期限一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。2.對(duì)于涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)確定為永久保管；對(duì)于一般性業(yè)務(wù)檔案，根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定相應(yīng)的定期保管期限。（二）到期檔案銷毀1.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀申請(qǐng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成檔案銷毀小組，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由銷毀小組成員簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁擅自銷毀未達(dá)到保管期限的檔案。如因特殊原因需要提前銷毀檔案，必須按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。七、檔案利用與保密（一）檔案利用1.公司各部門因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》提交給檔案管理部門后，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，如審核通過，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱目的、歸還日期等信息。3.檔案查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播或用于其他非工作目的。（二）檔案保密1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等敏感檔案資料予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的檔案室、配備安全防護(hù)設(shè)備、對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)等，確保檔案信息的安全。3.在檔案移交、查閱、利用等過程中，涉及保密檔案的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。如因違反保密制度導(dǎo)致公司利益受損，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或?qū)χ贫葪l款有疑問時(shí)，由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行研