舊檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司舊檔案的管理，確保舊檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過(guò)程中形成的舊檔案的管理。（三）定義1.舊檔案：指公司在一定時(shí)期內(nèi)形成的、已完成現(xiàn)行使用價(jià)值、經(jīng)過(guò)整理歸檔且需長(zhǎng)期保存以備查考的各類文件材料。2.檔案保管期限：根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司舊檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案材料的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)舊檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。（二）具體職責(zé)1.制定和完善舊檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號(hào)、裝訂、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系。4.妥善保管檔案，做好檔案庫(kù)房的安全防護(hù)工作，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。6.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。7.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和水平。8.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、通知、批復(fù)等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。4.公司內(nèi)部會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。6.公司的產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等技術(shù)文件。7.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)文件。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步分類整理，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保電子文件的真實(shí)性和完整性。4.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書(shū)寫材料。（三）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案材料整理后移交檔案管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類等十大類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、易于記憶和檢索。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檔案的檢索和利用。（三）整理流程1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案材料后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)分類后的檔案材料進(jìn)行編號(hào)、裝訂等整理工作。3.編制檔案目錄，將檔案目錄錄入檔案管理系統(tǒng)。4.將整理好的檔案上架存放，建立檔案存放索引。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜存放；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并異地存放。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。（三）保管期限1.檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，具體如下：永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年。短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得擅自延長(zhǎng)或縮短保管期限。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見(jiàn)。4.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案查閱室進(jìn)行查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。2.借閱：公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用部門、利用人員、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，保守檔案機(jī)密。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.檔案查閱室應(yīng)配備必要的保密設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、密碼鎖等。4.檔案管理人員在工作中應(yīng)注意保護(hù)檔案信息安全，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案信息。2.對(duì)于違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編號(hào)、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常