村居檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)村居檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在村居工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村居內(nèi)所有部門及工作人員因工作需要借閱檔案的情況。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案借閱工作合法合規(guī)。2.遵循保密原則，保護(hù)檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露。3.以服務(wù)工作為宗旨，在確保檔案安全的前提下，為借閱人員提供必要的便利。二、檔案借閱的范圍與條件（一）借閱范圍1.與本村居日常工作相關(guān)的各類文件、資料、記錄等檔案。2.涉及村居發(fā)展規(guī)劃、決策、統(tǒng)計(jì)等方面的檔案。3.為解決特定問(wèn)題或開(kāi)展專項(xiàng)工作所需查閱的檔案。（二）借閱條件1.借閱人員必須為本村居在職工作人員，因工作需要確需借閱檔案。2.借閱人員應(yīng)熟悉檔案內(nèi)容，了解檔案管理規(guī)定，具備一定的檔案保護(hù)意識(shí)。3.借閱人員需填寫《村居檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、檔案名稱及數(shù)量等信息。三、檔案借閱的流程（一）申請(qǐng)1.借閱人員填寫《村居檔案借閱申請(qǐng)表》，申請(qǐng)表應(yīng)包括申請(qǐng)人姓名、部門、聯(lián)系方式、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱目的等內(nèi)容。2.將填寫完整的申請(qǐng)表提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人。（二）審批1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人收到申請(qǐng)表后，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的是否合理、借閱人員身份是否符合要求、預(yù)計(jì)歸還日期是否合理等。2.對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽署審批意見(jiàn)，并注明批準(zhǔn)借閱的檔案名稱及數(shù)量。3.對(duì)于不符合借閱條件的申請(qǐng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)向借閱人員說(shuō)明原因，并拒絕其借閱申請(qǐng)。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意借閱的申請(qǐng)，檔案管理人員按照申請(qǐng)表上批準(zhǔn)的檔案名稱及數(shù)量進(jìn)行查找、提取檔案。2.檔案管理人員與借閱人員共同辦理檔案借閱登記手續(xù)，登記內(nèi)容包括借閱日期、檔案名稱、數(shù)量、借閱人員簽名、預(yù)計(jì)歸還日期等。3.檔案管理人員將檔案交予借閱人員，并提醒借閱人員注意檔案的保管和歸還期限。（四）歸還1.借閱人員應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還所借閱的檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，說(shuō)明延期原因及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可延期。2.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理人員在確認(rèn)檔案完好無(wú)損后，辦理檔案歸還登記手續(xù)，注明歸還日期，并將檔案歸還原位。四、檔案借閱的期限與數(shù)量（一）借閱期限1.一般情況下，檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)具體情況從嚴(yán)控制，原則上不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）借閱數(shù)量1.借閱人員每次借閱檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要合理確定，一般不得超過(guò)[X]份（卷）。2.如需借閱多份（卷）檔案，應(yīng)在申請(qǐng)表中詳細(xì)注明，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。五、檔案借閱的保密要求（一）借閱人員的保密責(zé)任1.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。2.借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出本村居辦公區(qū)域。如需在辦公區(qū)域以外使用檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可帶出。帶出檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案安全。3.借閱人員在使用檔案過(guò)程中，應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。（二）檔案管理部門的保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案借閱工作的管理，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱人員。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全與完整。3.檔案管理部門應(yīng)采取必要的技術(shù)手段，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等，對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)，防止檔案信息泄露。六、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，檢查檔案借閱制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期對(duì)檔案借閱登記記錄進(jìn)行抽查，核實(shí)檔案借閱的真實(shí)性和規(guī)范性。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門或相關(guān)檔案管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實(shí)提供檔案借閱情況及相關(guān)資料。2.對(duì)于違反檔案借閱制度的行為，應(yīng)及時(shí)整改，并接受相關(guān)部門的處理。七、檔案借閱的違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案。2.超出借閱期限未歸還檔案且未辦理延期手續(xù)。3.將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出本村居辦公區(qū)域未按規(guī)定辦理手續(xù)。4.泄露檔案信息。5.損壞或丟失檔案。（二）處理措施根據(jù)違規(guī)行為的情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處理措施：1.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予口頭警告，并要求借閱人員立即改正。2.對(duì)于情節(jié)較重的違規(guī)行為，給予書面警告，并在本村居內(nèi)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。3.對(duì)于造成檔案信