企業(yè)內(nèi)控檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部控制，規(guī)范公司檔案管理，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，涵蓋公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案的記錄和整理應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等信息應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生，保障公司商業(yè)機(jī)密和重要信息安全。5.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索等工作有序進(jìn)行，便于查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施公司的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善公司檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢(xún)和利用，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平和業(yè)務(wù)能力。5.監(jiān)督檢查各部門(mén)檔案管理工作的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作符合公司制度要求。（二）各部門(mén)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步保管工作，并指定專(zhuān)人作為兼職檔案管理員，配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展工作。其主要職責(zé)包括：1.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)收集、整理本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.將整理好的檔案定期移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.在日常工作中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門(mén)暫存的檔案，防止檔案丟失或損壞。4.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案清查、盤(pán)點(diǎn)等工作，提供必要的協(xié)助和信息。（三）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)流程，責(zé)任心強(qiáng)。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的具體操作和管理工作，按照檔案管理制度要求，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管等各項(xiàng)工作。2.維護(hù)檔案檢索系統(tǒng)，及時(shí)更新檔案信息，確保檔案查詢(xún)的準(zhǔn)確性和便捷性。3.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，跟蹤檔案的借閱、歸還等流程，防止檔案丟失或違規(guī)使用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。5.協(xié)助各部門(mén)解決檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，提供專(zhuān)業(yè)的指導(dǎo)和建議。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案按照其來(lái)源、內(nèi)容和形式等因素進(jìn)行分類(lèi)，主要分為以下幾類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等文件，公司內(nèi)部管理制度、工作流程、通知、通報(bào)等文件，以及公司行政事務(wù)管理中產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類(lèi)：涵蓋公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿，稅務(wù)申報(bào)資料，審計(jì)報(bào)告，資金管理文件等。3.人力資源類(lèi)：包含員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、績(jī)效管理、勞動(dòng)合同、離職手續(xù)等方面的文件資料。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：涉及公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同（包括供應(yīng)商管理文件）、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制、項(xiàng)目管理、客戶(hù)關(guān)系管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)文件。5.法律合規(guī)類(lèi)：包括公司各類(lèi)合同協(xié)議的法律審核文件，訴訟、仲裁案件相關(guān)文件，法律法規(guī)政策文件，合規(guī)檢查報(bào)告等。6.信息技術(shù)類(lèi)：如公司信息化建設(shè)規(guī)劃、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文檔、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)記錄、網(wǎng)絡(luò)安全管理文件等。7.其他類(lèi)：不屬于上述分類(lèi)的其他特殊檔案，如公司榮譽(yù)證書(shū)、重要會(huì)議記錄、專(zhuān)項(xiàng)工作文件等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)每類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用數(shù)字編碼方式，具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)規(guī)則如下：1.一級(jí)編號(hào)：代表檔案類(lèi)別，采用一位數(shù)字表示，如“1”代表行政管理類(lèi)，“2”代表財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類(lèi)，以此類(lèi)推。2.二級(jí)編號(hào)：根據(jù)每類(lèi)檔案的不同細(xì)分領(lǐng)域或時(shí)間段進(jìn)行編號(hào)，采用兩位數(shù)字表示。例如，行政管理類(lèi)中的內(nèi)部管理制度編號(hào)為“101”，股東會(huì)決議編號(hào)為“102”等。3.三級(jí)編號(hào)：對(duì)二級(jí)編號(hào)下的具體檔案進(jìn)行流水編號(hào)，采用三位數(shù)字表示。例如，行政管理類(lèi)內(nèi)部管理制度中的第5份文件編號(hào)為“101005”。檔案編號(hào)應(yīng)在檔案整理過(guò)程中及時(shí)賦予，并在檔案存儲(chǔ)介質(zhì)和目錄中明確標(biāo)注，確保編號(hào)與檔案內(nèi)容準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案管理員應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的及時(shí)性和完整性。對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)產(chǎn)生的檔案，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交。2.收集的檔案資料應(yīng)包括文件的正本、副本、電子文檔等多種形式，確保檔案信息的全面性。同時(shí)，要注意收集與檔案相關(guān)的附件、補(bǔ)充材料等，如合同的補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議的紀(jì)要等。3.對(duì)于外部接收的文件，如政府部門(mén)文件、合作伙伴函件等，應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行登記，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。（二）整理方法1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)按照檔案分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)。首先區(qū)分檔案類(lèi)別，然后對(duì)同一類(lèi)別的檔案按照時(shí)間順序、重要程度等因素進(jìn)行排序。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除文件上的訂書(shū)釘、回形針等金屬物品，對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。同時(shí)，按照一定的規(guī)格進(jìn)行折疊或裝訂，確保文件整齊、美觀。3.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，文件名應(yīng)包含檔案編號(hào)、文件主題、日期等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和檢索。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.在整理檔案過(guò)程中，要對(duì)檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄清單。目錄清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架等。檔案應(yīng)按照類(lèi)別、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。同時(shí)，要對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行合理規(guī)劃，劃分不同區(qū)域存放不同類(lèi)別的檔案，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。2.電子檔案：采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行集中存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)進(jìn)行存儲(chǔ)，通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行索引和檢索，提高檔案查詢(xún)效率。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，以防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管檔案：主要包括公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同協(xié)議、涉及公司重大權(quán)益的文件等，這些檔案具有重要的歷史價(jià)值和法律意義，需永久保存。2.定期保管檔案：定期保管檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限如下：行政管理類(lèi)中的一般性文件、通知等保管期限為3年。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類(lèi)中的月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為5年，會(huì)計(jì)憑證、賬簿等保管期限為15年。人力資源類(lèi)中的員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等保管期限為5年，勞動(dòng)合同保管期限為員工離職后2年。業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)中的一般性銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同保管期限為10年，重大項(xiàng)目合同保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后20年。法律合規(guī)類(lèi)中的一般性法律文件保管期限為10年，訴訟、仲裁案件相關(guān)文件保管期限為案件終結(jié)后20年。信息技術(shù)類(lèi)中的信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文檔保管期限為系統(tǒng)停止使用后10年。檔案保管期限屆滿(mǎn)后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（三）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。可配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境穩(wěn)定。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)措施。安裝防火報(bào)警裝置、滅火設(shè)備，設(shè)置防潮層，放置防蟲(chóng)藥品，安裝防盜門(mén)窗和監(jiān)控設(shè)備，采用遮光窗簾和防塵設(shè)施等，保障檔案的安全。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔和檢查，及時(shí)清理庫(kù)房?jī)?nèi)的雜物和灰塵，檢查檔案存儲(chǔ)設(shè)備是否完好，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的使用符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.檔案利用應(yīng)滿(mǎn)足公司內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)開(kāi)展、對(duì)外提供資料等工作需要，為公司決策、運(yùn)營(yíng)提供支持。3.在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和機(jī)密性，防止檔案信息泄露。（二）利用流程1.申請(qǐng)：公司內(nèi)部人員如需利用檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、所需時(shí)間等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的檔案利用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表交至檔案管理部門(mén)。3.提供：檔案管理部門(mén)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，查找并提供相應(yīng)檔案。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可提供原件或復(fù)印件；對(duì)于電子檔案，可通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)提供查閱權(quán)限。4.登記：檔案管理部門(mén)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄利用人姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，以便跟蹤和管理。5.歸還：檔案利用完畢后，利用人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無(wú)損。（三）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱公司檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《檔案借閱協(xié)議》。借閱協(xié)議應(yīng)明確借閱期限、保密責(zé)任、違約責(zé)任等條款。2.外部借閱人只能查閱和復(fù)制經(jīng)批準(zhǔn)的檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、涂改、轉(zhuǎn)借或泄露檔案信息。如需摘抄或復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。3.外部借閱人應(yīng)按照協(xié)議約定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)檔案保管期限規(guī)定、公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況、法律法規(guī)要求等因素進(jìn)行綜合判斷。鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.對(duì)于已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷(xiāo)毀。如一般性行政管理文件、已執(zhí)行完畢且無(wú)后續(xù)法律糾紛的合同等。2.對(duì)于仍具有一定參考價(jià)值，但保管期限已滿(mǎn)的檔案，可進(jìn)行降級(jí)保管，如部分財(cái)務(wù)報(bào)表、一般性業(yè)務(wù)記錄等。3.對(duì)于涉及公司重大權(quán)益、尚未終結(jié)的法律糾紛、仍在執(zhí)行中的重要合同等檔案，即使保管期限已滿(mǎn)，也應(yīng)繼續(xù)保存，直至相關(guān)事項(xiàng)結(jié)束。（三）銷(xiāo)毀流程1.造冊(cè)登記：檔案管理部門(mén)對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行清理和統(tǒng)計(jì)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。2.審核批準(zhǔn)：《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》提交檔案鑒定工作小組審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.實(shí)施銷(xiāo)毀：檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷(xiāo)毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底