審計(jì)檔案收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司審計(jì)檔案管理，規(guī)范審計(jì)檔案收集工作，確保審計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮審計(jì)檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)開展的各類審計(jì)項(xiàng)目所形成的檔案收集管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：審計(jì)檔案應(yīng)如實(shí)反映審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施過程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集審計(jì)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件資料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等應(yīng)符合規(guī)范要求，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.系統(tǒng)性原則：對收集的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查閱和利用。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的審計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、審計(jì)檔案收集范圍（一）審計(jì)準(zhǔn)備階段1.審計(jì)立項(xiàng)文件：包括審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)申請、領(lǐng)導(dǎo)批示、立項(xiàng)審批表等。2.審計(jì)計(jì)劃：審計(jì)項(xiàng)目總體計(jì)劃、具體審計(jì)方案等。3.審計(jì)通知書：向被審計(jì)單位發(fā)送的審計(jì)通知書及相關(guān)回執(zhí)。4.被審計(jì)單位基本情況資料：營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、財(cái)務(wù)報(bào)表、內(nèi)部控制制度等。（二）審計(jì)實(shí)施階段1.審計(jì)工作底稿：審計(jì)人員在審計(jì)過程中編制的各種工作記錄，包括審計(jì)證據(jù)收集、分析、計(jì)算等過程記錄。2.審計(jì)證據(jù)材料：與審計(jì)事項(xiàng)相關(guān)的各種原始憑證、文件、報(bào)表、合同、會議記錄、訪談紀(jì)要等。3.審計(jì)人員的工作記錄：審計(jì)人員在審計(jì)過程中的工作日志、工作小結(jié)、溝通記錄等。4.審計(jì)過程中形成的其他資料：如審計(jì)組內(nèi)部討論記錄、審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題的初步認(rèn)定及溝通記錄等。（三）審計(jì)報(bào)告階段1.審計(jì)報(bào)告初稿：審計(jì)人員撰寫的反映審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施情況和結(jié)果的報(bào)告初稿。2.審計(jì)報(bào)告征求意見稿及反饋意見：向被審計(jì)單位征求意見的審計(jì)報(bào)告征求意見稿，以及被審計(jì)單位反饋的意見和說明。3.審計(jì)報(bào)告審定稿：經(jīng)過修改完善、審定后的正式審計(jì)報(bào)告。4.審計(jì)結(jié)果溝通記錄：與被審計(jì)單位就審計(jì)結(jié)果進(jìn)行溝通的會議記錄、書面函件等。（四）后續(xù)跟蹤階段1.審計(jì)整改情況報(bào)告：被審計(jì)單位提交的關(guān)于審計(jì)問題整改情況的報(bào)告。2.審計(jì)整改跟蹤記錄：審計(jì)機(jī)構(gòu)對被審計(jì)單位整改情況進(jìn)行跟蹤檢查的記錄，包括現(xiàn)場檢查記錄、整改結(jié)果確認(rèn)等。三、審計(jì)檔案收集要求（一）及時(shí)性審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的檔案資料整理歸集，按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)提交給檔案管理人員。一般情況下，審計(jì)報(bào)告出具后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，應(yīng)完成檔案收集工作。（二）完整性審計(jì)人員應(yīng)確保所收集的檔案資料涵蓋審計(jì)項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，不得遺漏重要文件。對于在審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的與審計(jì)事項(xiàng)相關(guān)的各種資料，無論其形式如何，都應(yīng)及時(shí)收集并納入檔案。（三）準(zhǔn)確性檔案資料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)記錄應(yīng)清晰、完整，文字表述應(yīng)規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。審計(jì)人員應(yīng)對所收集的資料進(jìn)行認(rèn)真核對，確保其內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。對于需要簽字、蓋章確認(rèn)的文件，應(yīng)確保簽字蓋章齊全、有效。（四）規(guī)范性檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理和編制。審計(jì)工作底稿應(yīng)采用統(tǒng)一的格式模板，審計(jì)證據(jù)材料應(yīng)進(jìn)行分類編號、注明來源等。文件資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，字跡清晰，圖表整潔。四、審計(jì)檔案收集流程（一）審計(jì)人員整理審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)人員首先對自己在審計(jì)過程中形成的工作底稿、審計(jì)證據(jù)等資料進(jìn)行分類整理。按照審計(jì)程序的先后順序，將相關(guān)資料進(jìn)行排序，并對每份資料進(jìn)行編號，確保資料的完整性和系統(tǒng)性。（二）初步審核審計(jì)人員完成資料整理后，由審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對其進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面。對于不符合要求的資料，審計(jì)人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修改或完善。（三）提交檔案管理人員經(jīng)過初步審核后的檔案資料，由審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一提交給公司檔案管理部門的檔案管理人員。提交時(shí)，應(yīng)填寫檔案交接清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、所屬審計(jì)項(xiàng)目等信息，并雙方簽字確認(rèn)。（四）檔案管理人員驗(yàn)收檔案管理人員收到檔案資料后，按照本制度的要求對其進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及是否符合檔案管理的相關(guān)規(guī)定等。對于驗(yàn)收合格的檔案，檔案管理人員應(yīng)辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的檔案，應(yīng)及時(shí)與審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通，要求其限期整改。五、審計(jì)檔案整理與分類（一）整理原則審計(jì)檔案整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，按照審計(jì)項(xiàng)目的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行科學(xué)分類，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。（二）分類方法1.按審計(jì)項(xiàng)目分類：將每個(gè)獨(dú)立的審計(jì)項(xiàng)目所形成的檔案作為一個(gè)類別進(jìn)行整理，每個(gè)類別下再按照審計(jì)準(zhǔn)備、實(shí)施、報(bào)告、后續(xù)跟蹤等階段進(jìn)行細(xì)分。2.按文件資料性質(zhì)分類：將審計(jì)檔案中的文件資料分為立項(xiàng)文件、計(jì)劃方案、工作底稿、審計(jì)證據(jù)、報(bào)告文件、整改資料等不同類別，便于查找和管理。（三）編號規(guī)則為便于檔案的識別和管理，對審計(jì)檔案進(jìn)行編號。編號采用“審計(jì)項(xiàng)目編號檔案類別編號順序號”的格式。例如，“SJ20230101001”，其中“SJ202301”為審計(jì)項(xiàng)目編號，代表2023年第1個(gè)審計(jì)項(xiàng)目；“01”為檔案類別編號，代表審計(jì)準(zhǔn)備階段的檔案；“001”為順序號，代表該類別下的第1份檔案。（四）裝訂要求審計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，以保證檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張大小，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。對于紙張較大的文件資料，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與A4紙張一致。六、審計(jì)檔案保管（一）保管期限審計(jì)檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和性質(zhì)分為永久、長期和短期。1.永久保管：涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、嚴(yán)重違法違規(guī)問題等的審計(jì)檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：一般審計(jì)項(xiàng)目的檔案保管期限為[X]年，對于具有一定歷史價(jià)值和參考意義的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。3.短期保管：對于一些臨時(shí)性、階段性的審計(jì)項(xiàng)目，檔案保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，對紙質(zhì)審計(jì)檔案進(jìn)行分類存放。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對審計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）檔案庫房管理1.庫房環(huán)境要求：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.安全防護(hù)措施：安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，配備必要的消防器材和安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。3.檔案出入庫管理：嚴(yán)格檔案出入庫登記制度，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的名稱、數(shù)量、出入庫時(shí)間等信息，并做好記錄。檔案借閱、歸還時(shí)，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的安全。七、審計(jì)檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱：公司內(nèi)部審計(jì)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員因工作需要查閱審計(jì)檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員查閱：因特殊情況需要查閱審計(jì)檔案的公司外部人員，如監(jiān)管部門、審計(jì)機(jī)構(gòu)等，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（二）借閱程序1.借閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱審計(jì)檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱登記：檔案管理人員對借閱申請進(jìn)行審核批準(zhǔn)后，辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人的姓名、部門、借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱歸還：借閱人應(yīng)按照約定的期限歸還借閱的檔案。檔案管理人員在接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.查閱限制：查閱審計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出指定場所。查閱過程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.借閱限制：借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得用于與工作無關(guān)的目的。八、審計(jì)檔案保密與安全（一）保密措施1.人員管理：對涉及審計(jì)檔案管理的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案管理：嚴(yán)格控制審計(jì)檔案的查閱和借閱范圍，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.環(huán)境管理：檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員在工作過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案信息，不得隨意談?wù)摍n案內(nèi)容。（二）安全管理1.防火安全：檔案庫房應(yīng)配備符合要求的消防器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。同時(shí)，應(yīng)制定防火應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練。2.防盜安全：加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，安裝防盜門窗及監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。3.數(shù)據(jù)