學校檔案規(guī)整制度一、總則（一）目的為加強學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級及全體教職工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義學校檔案是指學校在教學、科研、管理、服務(wù)等各項活動中直接形成的，對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案由學校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交綜合檔案室。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學校各項工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：確保檔案材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及學校機密、個人隱私等檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止泄露。5.便于利用原則：檔案整理應(yīng)科學合理，便于查找、調(diào)閱和使用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定學校檔案管理規(guī)章制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學校各類檔案，對各部門移交的檔案進行審核、整理、編目、上架等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案查詢利用。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查、清點和修復(fù)。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對學校各部門檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)和考核。（二）各部門檔案工作小組1.各部門成立檔案工作小組，由部門負責人擔任組長，指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.負責制定本部門檔案收集范圍和保管期限表，明確檔案分類方案和編號規(guī)則。3.按照檔案管理要求，及時收集、整理本部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整和準確。4.定期對本部門檔案進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并接受學校綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。5.負責向?qū)W校綜合檔案室移交已整理好的檔案，并辦理交接手續(xù)。三、檔案分類及編號（一）檔案分類學校檔案分為黨群、行政、教學、科研、學生、教師業(yè)務(wù)、財會、基建、設(shè)備、外事、聲像、實物等十二大類。具體分類如下：1.黨群類：主要包括學校黨組織在工作中形成的各類文件材料，如黨委會議記錄、組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育等方面的檔案。2.行政類：涵蓋學校行政工作中產(chǎn)生的文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理（除教師業(yè)務(wù)人事外）、行政管理等方面的檔案。3.教學類：包含教學計劃、教學大綱、課程建設(shè)、教材管理、教學改革、教學成果、學生成績管理、實習實訓(xùn)、教學評估等教學活動中形成的檔案。4.科研類：涉及學?？蒲许椖可陥蟆⒘㈨棥⒀芯窟^程、成果鑒定、專利申請、學術(shù)交流等科研工作產(chǎn)生的檔案。5.學生類：主要有學生招生、學籍管理、獎懲、畢業(yè)就業(yè)等方面的檔案材料。6.教師業(yè)務(wù)類：包括教師個人業(yè)務(wù)檔案，如教學工作量統(tǒng)計、教學質(zhì)量考核、科研成果登記、進修培訓(xùn)、獲獎證書等。7.財會類：財務(wù)預(yù)決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)制度等財務(wù)工作形成的檔案。8.基建類：學校基本建設(shè)項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收全過程中產(chǎn)生的各類文件材料，如項目審批文件、工程圖紙、施工合同、竣工驗收報告等。9.設(shè)備類：學校購置的各類教學設(shè)備、辦公設(shè)備、實驗儀器等設(shè)備的申購、采購、驗收、使用、維護、報廢等環(huán)節(jié)形成的檔案。10.外事類：學校對外交流合作、出國（境）訪問、接待外賓等外事活動中產(chǎn)生的文件材料，如外事協(xié)議、邀請函、出訪報告等。11.聲像類：以照片、錄音、錄像等形式記錄學校重要活動、事件、人物等的聲像檔案。12.實物類：學校在各項活動中獲得的獎杯、獎牌、證書、錦旗等具有保存價值的實物檔案。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度類別保管期限流水號”的結(jié)構(gòu)。2.“年度”采用公元紀年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.“類別”按照上述十二大類分別用兩位大寫字母表示，如“黨群類”用“DQ”表示，“行政類”用“XZ”表示等。4.“保管期限”分為“永久”“長期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示。5.“流水號”為每類檔案的順序號，用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。例如：2023年黨群類永久保存的第5份檔案編號為“2023DQY0005”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集責任人，確保檔案收集工作的常態(tài)化。2.檔案形成部門或個人應(yīng)及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料收集齊全，按照檔案分類要求進行整理，不得積壓、散失或據(jù)為己有。3.對于重要活動、重大事件形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集，確保檔案的完整性和時效性。4.學校教職工在調(diào)動、離職時，應(yīng)將個人保管的屬于學校的檔案材料全部移交所在部門檔案工作小組，不得私自留存。（二）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.區(qū)分不同價值，將具有不同保存價值的文件材料分別整理，便于保管和鑒定。3.便于保管和利用，按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對檔案進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，確保檔案整齊、規(guī)范。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標準，將收集到的檔案材料進行分類，同一類別的檔案集中在一起。2.編號：對每一份檔案材料按照編號規(guī)則進行編號，確保每份檔案編號唯一。3.裝訂：對于紙張較多的檔案材料，應(yīng)進行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊美觀。裝訂時應(yīng)注意不要壓住文件字跡，以便于查閱。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限（永久、長期、短期）、頁數(shù)、備注等項目，確保目錄準確反映檔案內(nèi)容，便于查找。五、檔案保管（一）保管場所1.學校綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等，確保檔案安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案損壞、霉變、蟲蛀等，應(yīng)及時采取修復(fù)、消毒、驅(qū)蟲等措施。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、存放易燃、易爆物品，嚴禁無關(guān)人員進入庫房。（三）檔案鑒定與銷毀1.學校綜合檔案室定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案鑒定小組負責組織實施。鑒定小組由綜合檔案室工作人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。2.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標準，結(jié)合學校實際情況，對檔案的保存價值進行全面評估。3.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，報學校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。六、檔案利用（一）利用范圍1.學校內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.教職工因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱本人業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案。3.學生因?qū)W籍管理、畢業(yè)就業(yè)等需要，可查閱本人相關(guān)檔案。4.校外單位因工作需要查閱學校檔案，須經(jīng)學校分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點進行，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案。2.借閱：借閱檔案須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負責人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。（三）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱和借閱情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）檔案名稱、數(shù)量、期限、歸還日期等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.逐步實現(xiàn)學校檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，方便學校各部門及教職工查閱和利用檔案。3.利用信息化手段加強檔案安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化存儲要求，一般不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏、去黑邊等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。4.存儲備份：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理系統(tǒng)1.建立學校檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。