檔案管理借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案借閱方面的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理借閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保護(hù)檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分滿足公司內(nèi)部對檔案的合理利用需求，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案的質(zhì)量和完整性。3.負(fù)責(zé)檔案借閱的審批、登記、催還、注銷等工作，對檔案借閱情況進(jìn)行跟蹤和管理。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境符合要求。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷完善檔案管理工作。（二）借閱部門及人員職責(zé)1.借閱部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案借閱工作，嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、批注、污損檔案，不得擅自復(fù)印、拍照、錄音、錄像檔案內(nèi)容。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員在使用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。三、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等文件資料。2.公司業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔等業(yè)務(wù)檔案。3.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)檔案。4.公司人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等人事檔案。5.其他經(jīng)檔案管理部門審核同意可供借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要機(jī)密的檔案。2.正在進(jìn)行中的重大項(xiàng)目、重要工作的相關(guān)檔案，在項(xiàng)目或工作未結(jié)束前，限制借閱范圍。3.法律法規(guī)規(guī)定限制公開或借閱的檔案。四、檔案借閱審批流程（一）填寫借閱申請表借閱人員需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。（二）部門負(fù)責(zé)人審批借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)借閱目的合理、借閱人員具備借閱資格且不會(huì)對工作造成不利影響。（三）檔案管理部門審批檔案管理部門收到借閱申請表后，對借閱申請進(jìn)行進(jìn)一步審核。重點(diǎn)審查檔案的密級、是否符合借閱范圍、借閱時(shí)間是否合理等。對于涉及重要機(jī)密或限制借閱的檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）批準(zhǔn)借閱經(jīng)各級審批通過后，檔案管理部門向借閱人員發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。五、檔案借閱登記與歸還（一）借閱登記檔案管理部門在發(fā)放檔案時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄借閱日期、借閱人員姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量及預(yù)計(jì)歸還日期等信息，建立《檔案借閱登記簿》。（二）歸還提醒在檔案預(yù)計(jì)歸還日期前，檔案管理部門應(yīng)提前向借閱人員發(fā)出歸還提醒，確保借閱人員按時(shí)歸還檔案。（三）檔案歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期內(nèi)，將借閱的檔案完整無損地歸還至檔案管理部門。檔案管理部門在接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性及是否有損壞等情況，并在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行歸還登記。（四）逾期處理如借閱人員未能按時(shí)歸還檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期未還的，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理，如限制其再次借閱檔案、在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評等。對于因逾期未還導(dǎo)致檔案丟失或損壞的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般情況下，檔案借閱期限為[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限最長不得超過[X]個(gè)工作日。（二）重要檔案借閱期限對于涉及公司重要機(jī)密、重大項(xiàng)目等重要檔案，借閱期限根據(jù)實(shí)際情況由檔案管理部門與借閱部門協(xié)商確定，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。七、檔案借閱過程中的保護(hù)措施（一）借閱場所要求借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出指定場所。如需在其他地點(diǎn)查閱，必須經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護(hù)措施。（二）查閱方式限制借閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定查閱檔案，不得擅自對檔案進(jìn)行裁剪、拼接、涂抹、標(biāo)記等操作。如需復(fù)印、拍照、錄音、錄像檔案內(nèi)容，必須經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍和方式進(jìn)行操作。（三）檔案保護(hù)責(zé)任借閱人員在借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、字跡模糊等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并協(xié)助采取相應(yīng)的修復(fù)措施。因借閱人員保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案借閱的保密規(guī)定（一）保密要求借閱人員應(yīng)對所借閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要機(jī)密的檔案，借閱人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）保密措施借閱人員在使用檔案過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如妥善保管檔案、防止他人接觸檔案等。如需將檔案帶出辦公場所，必須采取加密存儲(chǔ)、專人護(hù)送等安全措施，確保檔案信息不被泄露。（三）泄密處理如發(fā)現(xiàn)借閱人員有泄密行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至追究法律責(zé)任。同時(shí)，借閱人員應(yīng)承擔(dān)因泄密給公司造成的一切經(jīng)濟(jì)損失。九、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案借閱工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查檔案借閱登記情況、檔案歸還情況、檔案保護(hù)措施落實(shí)情況等。同時(shí)，公司內(nèi)部審計(jì)部門有權(quán)對檔案借閱工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保檔案管理借閱制度的執(zhí)行情況符合規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案借閱申請表的填寫是否完整、準(zhǔn)確，審批流程是否合規(guī)。2.核對《檔案借閱登記簿》的記錄與實(shí)際借閱情況是否一致，檔案是否按時(shí)歸還。3.檢查檔案借閱場所的安全情況，檔案是否有損壞、丟失等情況。4.審查借閱人員對檔案保密規(guī)定的執(zhí)行情況，是否存在泄密風(fēng)險(xiǎn)。（三）問題處理對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。對于違反檔案管理借閱制