檔案館查制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織檔案館的檔案查閱工作，確保檔案的安全與合理利用，保障公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要查閱本公司/組織檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱工作嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項工作提供支持和服務(wù)。二、檔案查閱申請與審批（一）內(nèi)部查閱1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)由部門負責(zé)人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并簽字確認。2.將申請表提交至檔案館負責(zé)人處進行審批。檔案館負責(zé)人應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，審核其必要性和合理性，如申請符合要求，予以批準；如申請存在疑問或不合理之處，應(yīng)與申請部門負責(zé)人溝通核實。3.審批通過后，檔案館工作人員根據(jù)申請表為申請部門提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。（二）外部查閱1.外部單位或個人因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提交書面申請，說明查閱單位名稱、查閱人姓名及聯(lián)系方式、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等詳細信息，并加蓋查閱單位公章。2.公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門對外部查閱申請進行初審，判斷查閱申請是否符合公司/組織的利益和相關(guān)規(guī)定。初審?fù)ㄟ^后，將申請?zhí)峤恢凉?組織分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案館負責(zé)人安排專人與外部查閱單位或個人聯(lián)系，告知其查閱的相關(guān)注意事項，并要求其簽訂《檔案查閱承諾書》，承諾遵守本公司/組織的檔案查閱制度，保護檔案信息安全。三、檔案查閱范圍與方式（一）查閱范圍1.本公司/組織形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.經(jīng)公司/組織批準可以查閱的其他相關(guān)檔案資料。（二）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：查閱人員可在檔案館指定的場所進行現(xiàn)場查閱檔案。檔案館應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，確保查閱工作的順利進行。2.復(fù)制查閱：對于因工作需要確實無法現(xiàn)場查閱的檔案內(nèi)容，查閱人員可申請復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并由檔案館工作人員統(tǒng)一辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案館印章，并注明復(fù)制日期和用途。四、檔案查閱流程（一）預(yù)約登記1.查閱人員如需現(xiàn)場查閱檔案，應(yīng)提前[X]個工作日向檔案館預(yù)約。預(yù)約時應(yīng)提供查閱申請表（內(nèi)部查閱）或書面申請（外部查閱），檔案館工作人員根據(jù)預(yù)約情況安排查閱時間，并告知查閱人員查閱地點和注意事項。2.查閱人員應(yīng)按照預(yù)約時間準時到達檔案館進行查閱。如因特殊情況需要變更預(yù)約時間，應(yīng)提前[X]個工作日通知檔案館工作人員。（二）身份驗證查閱人員到達檔案館后，應(yīng)向檔案館工作人員出示有效身份證件（內(nèi)部查閱人員出示工作證，外部查閱人員出示單位介紹信和本人身份證），工作人員核對身份信息無誤后，方可進入查閱場所。（三）查閱指導(dǎo)檔案館工作人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供必要的查閱指導(dǎo)和幫助，協(xié)助查閱人員查找所需檔案資料。查閱人員應(yīng)在工作人員的指導(dǎo)下進行查閱，不得擅自更改、抽取、污損檔案。（四）查閱記錄檔案館工作人員應(yīng)對查閱過程進行記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人員姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和審計。（五）歸還檔案查閱工作結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將查閱的檔案歸還原位，由檔案館工作人員進行核對和清點。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、檔案安全與保密管理（一）安全管理1.檔案館應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的實體安全。2.加強對檔案館工作人員的安全教育，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。定期組織安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.在檔案查閱過程中，查閱人員應(yīng)遵守檔案館的安全規(guī)定，不得在查閱場所吸煙、使用明火、私拉亂接電線等。（二）保密管理1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等檔案資料進行嚴格保密。2.檔案館工作人員應(yīng)與查閱人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。查閱人員不得將查閱的檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，不得擅自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)讓檔案信息。3.對于涉及保密內(nèi)容的檔案查閱，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、使用專用設(shè)備等。查閱結(jié)束后，對相關(guān)設(shè)備和場所進行清理和檢查，確保無保密信息殘留。六、檔案查閱收費規(guī)定（一）收費原則1.對于內(nèi)部查閱檔案，原則上不收取費用。2.對于外部查閱檔案，根據(jù)實際情況收取一定費用。收費標準應(yīng)合理、公正，并報公司/組織相關(guān)部門備案。（二）收費項目及標準1.復(fù)制費用：按照復(fù)制檔案的紙張數(shù)量、頁數(shù)、規(guī)格等收取費用。具體收費標準為：A4紙單面復(fù)印每頁[X]元，雙面復(fù)印每頁[X]元；其他規(guī)格紙張按照實際成本核算收費。2.加急服務(wù)費用：對于因特殊情況需要加急辦理查閱或復(fù)制手續(xù)的，根據(jù)加急程度收取加急服務(wù)費用。加急服務(wù)費用標準為：加急[X]小時內(nèi)完成的，收取加急服務(wù)費[X]元；加急[X]個工作日內(nèi)完成的，收取加急服務(wù)費[X]元。3.其他費用：如因查閱人員特殊要求，需要提供額外服務(wù)的，如翻譯、整理檔案等，根據(jù)實際成本收取相應(yīng)費用。（三）收費流程1.檔案館工作人員根據(jù)查閱人員的申請，核算應(yīng)收取的費用，并填寫《檔案查閱收費通知單》。2.將收費通知單提交至查閱人員確認，查閱人員確認無誤后，按照規(guī)定的繳費方式進行繳費。3.查閱人員繳費后，檔案館工作人員開具正式發(fā)票，并將發(fā)票及相關(guān)查閱資料一并提供給查閱人員。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案館的檔案查閱工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括查閱制度執(zhí)行情況、檔案安全保密情況、查閱記錄完整性等。2.檔案館應(yīng)定期對自身工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，并將自查情況報告公司/組織相關(guān)部門。（二）責(zé)任追究1.對于違反本制度規(guī)定，擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案信息，造成檔案安全事故或泄露公司/組織機密的單位和個人，公司/組織將依法追究其責(zé)任。2.因檔案館工作人員失職、瀆職導(dǎo)致檔案查閱工作出現(xiàn)問題的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。3.對于在檔案查閱過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公