學(xué)校學(xué)生檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校學(xué)生檔案管理，規(guī)范檔案管理工作流程，確保學(xué)生檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生教育、管理、就業(yè)等方面的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生的檔案管理工作，包括學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)全過(guò)程中形成的各類檔案材料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假信息錄入。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在各個(gè)階段形成的相關(guān)材料，保證檔案材料的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，妥善保管學(xué)生檔案，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、檔案內(nèi)容及分類（一）入學(xué)檔案1.錄取通知書：記錄學(xué)生被我校錄取的相關(guān)信息。2.高考報(bào)名登記表：包含學(xué)生高考報(bào)名時(shí)填寫的個(gè)人基本信息、報(bào)考科目等內(nèi)容。3.體檢表：反映學(xué)生入學(xué)時(shí)的身體狀況。4.黨團(tuán)組織關(guān)系材料：如入黨申請(qǐng)書、入團(tuán)志愿書等。5.個(gè)人簡(jiǎn)歷：學(xué)生入學(xué)前的個(gè)人經(jīng)歷。（二）學(xué)習(xí)檔案1.成績(jī)單：記錄學(xué)生每學(xué)期的課程成績(jī)、學(xué)分等信息。2.考試違紀(jì)記錄：學(xué)生在考試過(guò)程中違反考試紀(jì)律的相關(guān)材料。（三）獎(jiǎng)懲檔案1.獎(jiǎng)勵(lì)材料：包括三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、各類獎(jiǎng)學(xué)金證書等表彰獎(jiǎng)勵(lì)的文件及證書復(fù)印件。2.處分材料：對(duì)違反校規(guī)校紀(jì)的學(xué)生給予警告、嚴(yán)重警告、記過(guò)、留校察看、開除學(xué)籍等處分的決定及相關(guān)材料。（四）社會(huì)實(shí)踐檔案1.實(shí)習(xí)報(bào)告：學(xué)生參加實(shí)習(xí)的單位、內(nèi)容、收獲等情況的總結(jié)報(bào)告。2.社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄：參與學(xué)校組織或自行開展的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的相關(guān)證明材料。（五）畢業(yè)檔案1.畢業(yè)生登記表：全面反映學(xué)生在校期間的綜合情況，包括個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、自我鑒定、組織意見等。2.就業(yè)材料：就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)推薦表、畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證等。3.學(xué)位材料：學(xué)位申請(qǐng)書、學(xué)位評(píng)定委員會(huì)決議等與學(xué)位授予相關(guān)的材料。三、檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善學(xué)校學(xué)生檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管全校學(xué)生檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)各學(xué)院（系）做好學(xué)生檔案的收集、整理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。4.按照規(guī)定為有關(guān)部門和單位提供學(xué)生檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄。5.負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的信息化建設(shè)，建立學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享。（二）學(xué)院（系）職責(zé)1.負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生檔案材料的收集、整理和初步審核工作，確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，定期將整理好的學(xué)生檔案移交學(xué)校檔案管理部門。3.配合學(xué)校檔案管理部門做好學(xué)生檔案的查閱、借閱等工作，及時(shí)反饋檔案使用情況。（三）班主任職責(zé)1.負(fù)責(zé)本班學(xué)生檔案材料的日常收集和整理工作，督促學(xué)生按時(shí)提交各類檔案材料。2.對(duì)學(xué)生檔案材料進(jìn)行初步審核，確保材料內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范，并及時(shí)將審核后的材料移交學(xué)院（系）。3.協(xié)助學(xué)校和學(xué)院（系）做好學(xué)生檔案的其他相關(guān)工作。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各學(xué)院（系）、班主任應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集學(xué)生的各類檔案材料。2.學(xué)生應(yīng)主動(dòng)配合檔案收集工作，按時(shí)提交個(gè)人相關(guān)材料，確保檔案材料的完整性。3.對(duì)于重要的檔案材料，如原件丟失或損壞的，應(yīng)提供相應(yīng)的證明材料，并注明原因。（二）整理規(guī)范1.檔案材料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一類材料應(yīng)集中放置。2.每份檔案材料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，并左側(cè)裝訂，確保整齊牢固。3.材料上的姓名、學(xué)號(hào)、日期等關(guān)鍵信息應(yīng)清晰可辨，如有涂改，應(yīng)加蓋相關(guān)部門或個(gè)人印章。4.檔案材料應(yīng)編制頁(yè)碼，標(biāo)注在每頁(yè)材料的右下角。五、檔案保管與保密（一）保管條件1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.學(xué)生檔案的保管期限為永久。2.對(duì)于已畢業(yè)學(xué)生的檔案，在其畢業(yè)后按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行妥善保管，不得擅自銷毀。（三）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露學(xué)生檔案信息。2.查閱、借閱學(xué)生檔案時(shí)，必須履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，查閱、借閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.學(xué)校內(nèi)部有關(guān)部門因工作需要，如招生、就業(yè)、教學(xué)管理、學(xué)生管理等，可以查閱學(xué)生檔案。2.學(xué)生本人因升學(xué)、就業(yè)、出國(guó)等需要，可以查閱本人檔案。（二）查閱程序1.查閱單位或個(gè)人應(yīng)填寫《學(xué)生檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章或個(gè)人簽字。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在學(xué)院（系）負(fù)責(zé)人審核同意后，提交學(xué)校檔案管理部門審批。3.學(xué)校檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出庫(kù)房。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。（三）借閱范圍1.因特殊情況，如用人單位需要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行全面考察等，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，可以借閱學(xué)生檔案。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱單位應(yīng)填寫《學(xué)生檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等，并加蓋單位公章。2.申請(qǐng)表經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.學(xué)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)按照就業(yè)單位或升學(xué)學(xué)校的要求，將學(xué)生檔案及時(shí)轉(zhuǎn)遞至相關(guān)單位或?qū)W校。2.學(xué)生因轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案轉(zhuǎn)遞前，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.填寫《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明檔案轉(zhuǎn)遞的單位名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等信息，并加蓋學(xué)校檔案管理部門印章。3.將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋學(xué)校檔案管理部門印章。4.通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章后及時(shí)返回學(xué)校檔案管理部門。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案的安全和準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞。2.嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞，如因特殊情況需要個(gè)人自帶檔案的，必須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.接收單位收到檔案后，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整、不準(zhǔn)確或有其他問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)與學(xué)校檔案管理部門聯(lián)系，協(xié)商解決。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)建立完善的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，確保檔案信息的安全可靠。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將學(xué)生檔案材料的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案原件一致，如有變更，應(yīng)及時(shí)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，并注明變更原因。（三）信息查詢與利用1.學(xué)校內(nèi)部有關(guān)部門和人員可以通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查詢學(xué)生檔案信息，提高工作效率。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的查詢權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立由學(xué)校檔案管理部門、學(xué)院（系）相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。2.檔案材料的保存價(jià)值，包括是否與學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、就業(yè)等密切相關(guān)，是否具有歷史查考價(jià)值等。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫《學(xué)生檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)