培訓(xùn)檔案留存制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司培訓(xùn)檔案的管理，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司培訓(xùn)工作的持續(xù)改進(jìn)、員工職業(yè)發(fā)展以及相關(guān)決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案資料，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理培訓(xùn)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)記錄培訓(xùn)過程、培訓(xùn)效果等相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核評估等資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私的培訓(xùn)檔案信息，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、存儲(chǔ)等應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于查閱和管理。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確公司在本年度內(nèi)計(jì)劃開展的各類培訓(xùn)項(xiàng)目的名稱、目標(biāo)、對象、時(shí)間安排、培訓(xùn)方式等。2.單項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，針對特定培訓(xùn)項(xiàng)目制定的詳細(xì)實(shí)施方案，包括培訓(xùn)課程設(shè)計(jì)、師資安排、培訓(xùn)場地準(zhǔn)備等內(nèi)容。（二）培訓(xùn)教材1.內(nèi)部編寫的培訓(xùn)教材、講義、課件等，應(yīng)包含培訓(xùn)內(nèi)容的詳細(xì)闡述、案例分析、練習(xí)題等。2.外部引進(jìn)的培訓(xùn)教材，如購買的專業(yè)書籍、在線課程資源等，需記錄教材的來源、版本等信息。（三）培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)簽到表，記錄參加培訓(xùn)的員工姓名、部門、崗位、培訓(xùn)時(shí)間等信息。2.培訓(xùn)過程記錄，包括培訓(xùn)講師的授課內(nèi)容摘要、培訓(xùn)互動(dòng)環(huán)節(jié)記錄、培訓(xùn)現(xiàn)場照片或視頻等，反映培訓(xùn)的實(shí)際開展情況。3.學(xué)員課堂表現(xiàn)記錄，如學(xué)員的出勤情況、課堂參與度、提問與回答情況等。（四）考核評估資料1.培訓(xùn)考核試卷及答案，包括理論知識(shí)考核、實(shí)踐技能考核等不同形式的試卷。2.學(xué)員考核成績記錄，詳細(xì)記錄每位學(xué)員的考核成績、排名等信息。3.培訓(xùn)效果評估報(bào)告，通過問卷調(diào)查、學(xué)員反饋、實(shí)際工作表現(xiàn)評估等方式，對培訓(xùn)效果進(jìn)行全面評價(jià)，分析培訓(xùn)對員工知識(shí)、技能、態(tài)度等方面的提升情況，以及培訓(xùn)對工作績效的影響。（五）培訓(xùn)證書及相關(guān)資料收集1.員工參加外部培訓(xùn)獲得的各類證書原件及復(fù)印件，如職業(yè)資格證書、行業(yè)認(rèn)證證書等。2.培訓(xùn)證書的申請材料、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證明等相關(guān)文件。（六）培訓(xùn)費(fèi)用相關(guān)資料1.培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算表，詳細(xì)列出各項(xiàng)培訓(xùn)項(xiàng)目的費(fèi)用預(yù)算，包括師資費(fèi)用、教材費(fèi)用、場地租賃費(fèi)用、設(shè)備購置費(fèi)用等。2.培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷憑證，如發(fā)票、付款記錄等，確保費(fèi)用支出的合規(guī)性和可追溯性。3.培訓(xùn)費(fèi)用核算報(bào)表，對培訓(xùn)費(fèi)用的實(shí)際支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，與預(yù)算進(jìn)行對比，評估培訓(xùn)成本效益。三、培訓(xùn)檔案的整理與分類（一）按培訓(xùn)類型分類1.新員工入職培訓(xùn)檔案，將新員工入職培訓(xùn)期間產(chǎn)生的各類資料集中整理，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核評估等。2.崗位技能培訓(xùn)檔案，針對不同崗位的技能提升培訓(xùn)，按照崗位類別進(jìn)行分類，如生產(chǎn)崗位技能培訓(xùn)檔案、銷售崗位技能培訓(xùn)檔案等，每個(gè)崗位的培訓(xùn)檔案包含相應(yīng)的培訓(xùn)資料。3.管理培訓(xùn)檔案，收集整理公司中高層管理人員參加的各類管理培訓(xùn)活動(dòng)的檔案，如領(lǐng)導(dǎo)力培訓(xùn)、團(tuán)隊(duì)管理培訓(xùn)等。4.專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案，對公司開展的特定專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如新產(chǎn)品推廣培訓(xùn)、項(xiàng)目管理培訓(xùn)等，單獨(dú)建立檔案進(jìn)行管理。（二）按時(shí)間順序分類在每個(gè)培訓(xùn)類型的檔案中，按照培訓(xùn)開展的時(shí)間先后順序進(jìn)行排列，便于清晰地反映培訓(xùn)工作的歷史脈絡(luò)和發(fā)展情況。（三）編號(hào)與標(biāo)識(shí)為每份培訓(xùn)檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)培訓(xùn)類型、年份、順序等信息，如“新入職202301”表示2023年第1期新員工入職培訓(xùn)檔案。同時(shí)，在檔案封面或顯著位置標(biāo)注檔案編號(hào)、培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對象等關(guān)鍵信息，方便快速查找和識(shí)別。四、培訓(xùn)檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)對于重要的紙質(zhì)培訓(xùn)檔案資料，應(yīng)采用專用的檔案盒進(jìn)行存放，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。檔案盒應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子檔案存儲(chǔ)將培訓(xùn)檔案的電子資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)檔案的分類方式相對應(yīng)。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要設(shè)置合理的文件命名規(guī)則，確保電子檔案的文件名能夠準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容和所屬培訓(xùn)項(xiàng)目。（二）保管期限1.短期培訓(xùn)檔案對于一些時(shí)效性較強(qiáng)、對公司當(dāng)前業(yè)務(wù)有直接影響的培訓(xùn)檔案，如近期開展的專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案，保管期限為3年。2.中期培訓(xùn)檔案新員工入職培訓(xùn)檔案、一般性崗位技能培訓(xùn)檔案等，保管期限為5年。3.長期培訓(xùn)檔案涉及公司核心業(yè)務(wù)、具有重要?dú)v史價(jià)值或?qū)T工職業(yè)發(fā)展有長期參考意義的培訓(xùn)檔案，如高級(jí)管理培訓(xùn)檔案、關(guān)鍵崗位技能提升培訓(xùn)檔案等，保管期限為10年及以上。（三）檔案保管責(zé)任指定專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。保管人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的員工，可向檔案保管部門提出申請。一般員工查閱與其本人相關(guān)的培訓(xùn)檔案，如個(gè)人培訓(xùn)記錄、考核成績等；部門主管查閱本部門員工的培訓(xùn)檔案；人力資源部門工作人員可根據(jù)工作需要查閱公司整體的培訓(xùn)檔案資料。2.公司外部人員如有特殊情況需要查閱公司培訓(xùn)檔案的外部人員，如合作單位、審計(jì)機(jī)構(gòu)等，必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后方可查閱。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與合作項(xiàng)目或?qū)徲?jì)事項(xiàng)相關(guān)的培訓(xùn)檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.填寫查閱申請表查閱人需填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案的類別和編號(hào)等信息。2.審批申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交檔案保管部門。3.查閱檔案保管人員根據(jù)審批通過的申請表，為查閱人提供相應(yīng)的培訓(xùn)檔案資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。（三）借閱權(quán)限與流程1.借閱權(quán)限原則上不允許借閱培訓(xùn)檔案。如有特殊情況確需借閱的，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。2.借閱流程借閱人填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)審批后，檔案保管人員將檔案資料提供給借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案保管部門申請并說明理由。六、培訓(xùn)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的培訓(xùn)檔案，嚴(yán)格限制接觸范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和處理。2.在檔案整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱等過程中，采取必要的保密手段，如對紙質(zhì)檔案進(jìn)行密封保存、對電子檔案設(shè)置訪問密碼等。3.與接觸培訓(xùn)檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任，如因違反保密協(xié)議導(dǎo)致公司利益受損，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案存放環(huán)境的安全。2.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，包括檢查檔案的完整性、存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，應(yīng)能夠迅速采取有效的應(yīng)對措施，最大限度地減少損失，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。七、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件培訓(xùn)檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門審核，確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。對于涉及法律糾紛、審計(jì)事項(xiàng)等特殊情況的培訓(xùn)檔案，應(yīng)在相關(guān)事項(xiàng)處理完畢后，再根據(jù)實(shí)際情況決定是否銷毀。（二）銷毀流程1.編制銷毀清單檔案管理部門對擬銷毀的培訓(xùn)檔案進(jìn)行逐一清點(diǎn)，編制《培訓(xùn)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的類別編號(hào)、名稱、保管期限等信息。2.審批銷毀清單經(jīng)公司檔案管理負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在銷毀清單上