測繪檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)測繪檔案的科學(xué)管理，確保測繪檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮測繪檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有測繪項目形成的各類檔案的保管管理工作，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、數(shù)據(jù)光盤等。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善測繪檔案保管制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司測繪檔案，對檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、保管、利用等工作進(jìn)行全面管理。定期對測繪檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，維護(hù)檔案保管環(huán)境。2.項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項目測繪檔案的收集、整理工作，確保項目檔案資料齊全、完整。在項目結(jié)束后，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。3.檔案利用部門按照規(guī)定的程序和要求，申請查閱、借閱測繪檔案。對查閱、借閱的檔案妥善保管，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。及時歸還所借檔案，并向檔案管理部門反饋利用情況。二、檔案的收集與整理（一）收集要求1.項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在測繪項目實施過程中，同步收集與項目相關(guān)的各類文件材料，包括任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計書、原始觀測記錄、計算資料、成果圖件、檢查報告、驗收報告等。2.收集的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，能夠反映測繪項目的全過程和最終成果。3.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)確保字跡清晰、圖表整潔，簽字蓋章齊全；對電子檔案，應(yīng)保證數(shù)據(jù)格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份。（二）整理原則1.遵循測繪檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類別、項目、時間等因素進(jìn)行分類整理，便于保管和利用。3.整理后的檔案應(yīng)編目清晰，編號準(zhǔn)確，便于查找和統(tǒng)計。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案對收集到的紙質(zhì)文件材料進(jìn)行分類，如將測繪成果檔案分為地形測量檔案、工程測量檔案、地籍測量檔案等。按照分類順序，對每份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、題名、日期、責(zé)任者等信息。將文件材料按照編號順序裝訂成冊，或裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、項目名稱、起止日期等信息。2.電子檔案按照電子檔案的類別和項目，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，如在“地形測量項目”文件夾下，再細(xì)分“原始數(shù)據(jù)”“成果數(shù)據(jù)”“技術(shù)文檔”等子文件夾。對電子文件進(jìn)行命名，命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，能夠反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)，如“地形測量控制點成果20230101.dwg”。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，記錄電子文件的名稱、存儲位置、日期、大小等信息，方便查詢和管理。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。三、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按專業(yè)分類地形測量檔案：包括各種比例尺的地形圖測繪成果、地形控制測量資料等。工程測量檔案：涵蓋工業(yè)與民用建筑、道路橋梁、水利水電等工程測量項目的成果及相關(guān)資料。地籍測量檔案：主要有土地權(quán)屬調(diào)查、地籍控制測量、地籍圖測繪等方面的檔案。房產(chǎn)測量檔案：涉及房屋面積測量、房產(chǎn)圖繪制、房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記等相關(guān)檔案。其他專業(yè)測量檔案：如礦山測量、海洋測量、攝影測量與遙感等專業(yè)形成的檔案。2.按項目階段分類項目前期檔案：包括任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計書、可行性研究報告等。項目實施過程檔案：原始觀測記錄、計算資料、中間成果資料等。項目成果檔案：最終測繪成果圖件、報告、驗收文件等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用層次編碼法，由檔案類別代碼、項目代碼、年份代碼、順序號組成。2.檔案類別代碼：根據(jù)上述按專業(yè)分類的標(biāo)準(zhǔn)，分別用不同的字母表示，如地形測量檔案用“D”表示，工程測量檔案用“G”表示等。3.項目代碼：以項目名稱的漢語拼音首字母縮寫為基礎(chǔ)，結(jié)合項目順序號編制，確保項目代碼的唯一性。例如，“[公司名稱]城市軌道交通工程測量項目”的項目代碼為“CG001”。4.年份代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。5.順序號：按照檔案在該類別、項目、年份中的排列順序，從“001”開始依次編號。例如，一份地形測量檔案的編號為：DCG0012023005，表示該檔案屬于地形測量類別，是“[公司名稱]城市軌道交通工程測量項目”（項目代碼為CG001）在2023年形成的第5份檔案。四、檔案的存儲與保管（一）存儲環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%。2.庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案架應(yīng)牢固、整潔，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，不同類別、項目的檔案應(yīng)分開存放，不得混放。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管，檔案盒應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，具有良好的密封性和耐腐蝕性。對重要的紙質(zhì)檔案，可進(jìn)行數(shù)字化處理，同時保留紙質(zhì)原件，以確保檔案的安全性和完整性。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)或復(fù)制等措施。2.電子檔案電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。建立電子檔案存儲管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中管理，實現(xiàn)電子檔案的在線存儲、查詢、借閱等功能。定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的安全性和可用性。（三）檔案保管期限1.測繪檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：具有重要歷史價值、涉及國家機(jī)密或?qū)景l(fā)展有重大影響的檔案，如國家重大測繪項目成果檔案、公司核心業(yè)務(wù)項目的關(guān)鍵技術(shù)資料等。長期保管的檔案：保管期限為15年至50年的檔案，主要是公司一般性測繪項目的成果檔案、具有一定參考價值的技術(shù)文檔等。短期保管的檔案：保管期限為5年至15年的檔案，如項目實施過程中的一般性文件材料、階段性成果資料等。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司的實際情況進(jìn)行綜合判斷。在檔案整理過程中，應(yīng)明確標(biāo)注每份檔案的保管期限。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱測繪檔案，應(yīng)填寫《測繪檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，安排專人陪同查閱，并提供必要的查閱場所和設(shè)備。3.查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《測繪檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱測繪檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《測繪檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改、丟失等問題，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的測繪檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價值與實際需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、科學(xué)分析、準(zhǔn)確判定的原則，充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存意義。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和業(yè)務(wù)部門代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀檔案進(jìn)行審查和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、歷史價值和現(xiàn)實利用價值。2.征求相關(guān)部門和人員的意見，評估檔案對公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面的作用。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，編制《測繪檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《測繪檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在《測繪檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案，應(yīng)將《測繪檔案銷毀清單》與檔案管理臺賬一并保存，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立測繪檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，為公司決策提供參考依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等內(nèi)容，數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、真實、完整。（二）移交工作1.測繪項目完成后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照檔案整理要求，及時將項目檔案移交檔案管理部門。移交時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《測繪檔案移交清單》，清單應(yīng)一式兩