公司檔案檢查制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的檢查活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案檢查工作合法合規(guī)。2.全面檢查原則涵蓋公司各類檔案，包括但不限于文件檔案、合同檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，進行全面細致的檢查。3.及時整改原則對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改要求，明確整改責(zé)任人和整改期限，確保問題得到有效解決。4.保密性原則在檔案檢查過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護公司檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案檢查組織與職責(zé)（一）檔案檢查小組成立由公司檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門檔案管理人員為成員的檔案檢查小組。負責(zé)定期和不定期對公司檔案管理工作進行檢查。（二）職責(zé)分工1.組長職責(zé)全面負責(zé)檔案檢查工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。審核檢查計劃、檢查報告等重要文件。對檔案檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問題進行決策和處理。2.成員職責(zé)按照檢查小組的安排，具體實施檔案檢查工作。對所負責(zé)檢查的檔案類別進行詳細檢查，記錄檢查情況。協(xié)助組長分析問題原因，提出整改建議。三、檔案檢查內(nèi)容（一）檔案收集1.檢查各部門檔案收集工作是否及時、完整，是否存在應(yīng)收集而未收集的檔案。2.核實檔案收集的范圍是否符合公司規(guī)定，包括各類文件、資料、記錄等。3.查看檔案收集過程中的交接手續(xù)是否齊全，是否有明確的責(zé)任人簽字。（二）檔案整理1.檢查檔案分類是否合理，是否符合公司檔案分類方案的要求。2.查看檔案編號是否規(guī)范，編號是否唯一且便于查找。3.核實檔案裝訂是否整齊、牢固，目錄與檔案內(nèi)容是否一致。4.檢查檔案的排列順序是否科學(xué)，是否便于保管和利用。（三）檔案保管1.檢查檔案存放環(huán)境是否符合要求，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.查看檔案存儲設(shè)備是否正常運行，存儲數(shù)據(jù)是否安全可靠。3.核實檔案保管期限的劃分是否準(zhǔn)確，是否按照規(guī)定進行定期鑒定和銷毀。4.檢查檔案借閱、歸還登記手續(xù)是否完備，是否存在檔案丟失、損壞等情況。（四）檔案利用1.檢查檔案查閱、借閱制度是否健全，是否嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。2.查看檔案利用記錄是否詳細，包括利用時間、利用人、利用目的、歸還時間等。3.核實檔案利用過程中是否有審批手續(xù)，是否存在違規(guī)利用檔案的情況。四、檔案檢查方式（一）定期檢查1.每年[X]月和[X]月，由檔案檢查小組對公司各部門檔案管理工作進行全面檢查。2.定期檢查應(yīng)制定詳細的檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方法、檢查人員分工等。3.檢查結(jié)束后，檢查小組應(yīng)撰寫檢查報告，對檢查情況進行總結(jié)分析，提出改進建議。（二）不定期檢查1.根據(jù)公司工作需要或出現(xiàn)特殊情況時，檔案管理部門可隨時組織不定期檢查。2.不定期檢查重點針對檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)或突發(fā)事件進行專項檢查。3.檢查結(jié)果應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門，并要求限期整改。（三）專項檢查1.針對特定類型的檔案或檔案管理中的特定問題，開展專項檢查。2.如合同檔案專項檢查、人事檔案專項審核等。3.專項檢查應(yīng)制定專門的檢查方案，確保檢查工作的針對性和有效性。五、檔案檢查程序（一）檢查準(zhǔn)備1.制定檢查計劃，明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、方法、時間安排和人員分工等。2.收集與檔案檢查相關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、公司檔案管理制度等文件資料。3.準(zhǔn)備檢查所需的工具和表格，如檔案檢查表、借閱登記表、問題整改通知單等。（二）實施檢查1.檢查人員按照檢查計劃和分工，對各部門檔案進行實地檢查。2.通過查閱檔案、查看現(xiàn)場、詢問相關(guān)人員等方式，獲取真實準(zhǔn)確的檢查信息。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時記錄在檢查表中，并要求相關(guān)部門人員簽字確認。（三）檢查結(jié)果匯總與分析1.檢查結(jié)束后，檢查小組對檢查結(jié)果進行匯總整理。2.分析問題產(chǎn)生的原因，評估問題的嚴(yán)重程度和影響范圍。3.針對存在的問題提出整改建議，明確整改責(zé)任部門和整改期限。（四）反饋與整改1.召開檔案檢查情況反饋會，向各部門通報檢查結(jié)果和整改要求。2.各部門根據(jù)反饋意見制定整改措施，明確整改責(zé)任人，認真組織整改。3.整改期限屆滿后，各部門應(yīng)向檔案管理部門提交整改報告，檔案管理部門對整改情況進行復(fù)查。六、檔案檢查結(jié)果處理（一）問題記錄與分類1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄，包括問題描述、問題所在部門、問題責(zé)任人等。2.將問題按照嚴(yán)重程度和性質(zhì)進行分類，如輕微問題、一般問題、嚴(yán)重問題等。（二）整改要求與跟蹤1.針對不同類型的問題，提出相應(yīng)的整改要求。輕微問題要求立即整改；一般問題要求在[X]個工作日內(nèi)整改完畢；嚴(yán)重問題要求制定詳細的整改方案，在[X]個工作日內(nèi)提交，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。2.檔案管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，定期了解整改進度，督促整改責(zé)任人按時完成整改任務(wù)。（三）結(jié)果通報與考核1.將檔案檢查結(jié)果在公司內(nèi)部進行通報，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表揚，對存在問題較多的部門進行批評。2.將檔案檢查結(jié)果納入公司績效考核體系，與部門和個人的績效掛鉤。對因檔案管理問題給公司造成重大損失的，按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。七、檔案檢查記錄與檔案管理（一）檢查記錄要求1.檢查人員應(yīng)認真填寫檔案檢查表，確保記錄內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.檢查表應(yīng)包括檢查時間、檢查部門、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題、整改要求等欄目。3.檢查記錄應(yīng)妥善保存，作為公司檔案管理工作的重要資料。（二）檔案管理與利用1.對檔案檢查記錄進行分類整理，納入公司檔案管理體系。2.檔案檢查記錄可作為公司檔案管理工作評估、改進和決策的重要依據(jù)。3.在