檔案保管責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，明確檔案保管責(zé)任，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)行為。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，提供便捷的檔案查閱、利用服務(wù)，提高工作效率。二、檔案保管職責(zé)分工（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案保管責(zé)任制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中管理公司各類檔案，建立檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、維護(hù)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保證檔案存放環(huán)境安全適宜。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。7.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。8.負(fù)責(zé)對(duì)公司兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理整體水平。（二）各部門職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理要求，定期將本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案資料齊全、完整，并及時(shí)移交綜合管理部門。3.嚴(yán)格遵守檔案保管制度，妥善保管本部門留存的檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。4.配合綜合管理部門做好檔案清查、盤點(diǎn)等工作，如實(shí)提供檔案相關(guān)信息。5.在工作中需要查閱、借閱檔案時(shí)，按照規(guī)定辦理手續(xù)，并在使用完畢后及時(shí)歸還。（三）檔案形成部門及個(gè)人職責(zé)1.各部門及員工在工作過程中應(yīng)及時(shí)將形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，并移交本部門兼職檔案員。2.對(duì)所形成檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，不得故意隱瞞或提供虛假信息。3.在檔案移交前，負(fù)責(zé)妥善保管好自己手中的檔案資料，防止丟失或損壞。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、批復(fù)文件等。2.公司內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告等。3.各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，如采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同等。4.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。6.項(xiàng)目檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.技術(shù)檔案，如產(chǎn)品研發(fā)資料、工藝文件、圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。8.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、廣告宣傳資料等。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料，如照片、音像資料、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門及員工應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類、項(xiàng)目管理類、技術(shù)管理類、市場(chǎng)營(yíng)銷類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案或每一組檔案賦予唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊、牢固的裝訂，去除金屬物，確保檔案的平整和美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檢索和查閱。四、檔案保管期限與密級(jí)劃分（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷的文件，重要的合同協(xié)議，年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。保管期限為30年的檔案：反映公司一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的文件材料。如一般性的業(yè)務(wù)合同、年度工作計(jì)劃與總結(jié)等。保管期限為10年的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的文件材料。如季度報(bào)表、臨時(shí)性的通知等。（二）密級(jí)劃分1.絕密級(jí)：涉及公司核心商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案。2.機(jī)密級(jí)：涉及公司重要商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的檔案。3.秘密級(jí)：涉及公司一般商業(yè)秘密、敏感信息等，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受一定損害的檔案。（三）保管期限與密級(jí)的確定和調(diào)整1.檔案形成部門或個(gè)人應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，初步確定其保管期限和密級(jí)，并在檔案移交時(shí)注明。2.綜合管理部門對(duì)檔案的保管期限和密級(jí)進(jìn)行審核，如有異議，與檔案形成部門溝通協(xié)商，必要時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審，最終確定保管期限和密級(jí)。3.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和外部環(huán)境變化，如發(fā)現(xiàn)檔案的保管期限或密級(jí)需要調(diào)整，由檔案形成部門提出申請(qǐng)，綜合管理部門審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、檔案保管措施（一）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.庫(kù)房?jī)?nèi)檔案架應(yīng)排列整齊，檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和存取。3.建立庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)進(jìn)行登記。4.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔和檢查，保持庫(kù)房環(huán)境整潔，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（二）檔案實(shí)體保管1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在符合要求的檔案盒或檔案柜中，避免直接接觸地面和墻壁。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、光盤、磁帶等，并分別存放在不同地點(diǎn)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地存放等，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）檔案安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫(kù)房安全。2.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行專人專管，限制查閱范圍，防止信息泄露。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保檔案在緊急情況下的安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)，提供相應(yīng)檔案，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞。3.查閱機(jī)密級(jí)以上檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或逾期未還，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.歸還檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)確保檔案資料完整無損，檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)無誤后，辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記綜合管理部門對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱或借閱人員姓名、部門、時(shí)間、檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱目的、歸還時(shí)間等信息，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等，準(zhǔn)確判斷其保存價(jià)值。3.集體審議原則：成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行集體審議，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定人員直接審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限規(guī)定，確定檔案的存毀。2.分析評(píng)估法：對(duì)檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等進(jìn)行分析評(píng)估，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案利用情況，判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審議后，確定需要銷毀的檔案清單，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、密級(jí)、銷毀原因等信息。