傳統(tǒng)人事檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案必須如實(shí)反映員工的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集員工的各類信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保密人事檔案內(nèi)容，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理，確保管理工作的規(guī)范性。二、人事檔案的內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個(gè)人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時(shí)間、現(xiàn)工作部門、職務(wù)、職稱等。2.員工履歷表，詳細(xì)記錄員工的工作經(jīng)歷，包括工作單位、起止時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)等。（二）自傳材料員工撰寫的自傳，反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想變化等情況。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表，記錄員工年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等。2.晉升、轉(zhuǎn)正、調(diào)資等考核材料。3.各類考察報(bào)告，如干部選拔任用考察報(bào)告等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、成績(jī)單等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)政審材料。2.出國(guó)（境）政審材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等。2.入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、表彰決定等。2.先進(jìn)事跡材料。（八）處分材料1.處分決定、通報(bào)批評(píng)等。2.受處分人員的檢查、申訴材料及處理意見。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資條等。2.任免文件、職務(wù)變動(dòng)通知等。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.員工健康體檢報(bào)告。2.員工個(gè)人工作總結(jié)、述職報(bào)告等。3.員工獲得的榮譽(yù)稱號(hào)、專利證書等相關(guān)材料。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將涉及員工的各類材料收集齊全，并定期移交至人事檔案管理部門。2.員工個(gè)人應(yīng)主動(dòng)向人事檔案管理部門提交應(yīng)歸檔的材料。（二）整理1.人事檔案管理部門對(duì)收集到的材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。2.按照檔案內(nèi)容類別，依次排列履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料等。3.每份材料應(yīng)編寫頁(yè)碼，并填寫檔案材料目錄。4.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝訂存放，確保檔案的整齊、美觀。四、人事檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的人事檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失或損壞。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱人事檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人事檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，須填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并在《人事檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。六、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因離開公司/組織的，應(yīng)及時(shí)辦理人事檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)根據(jù)員工的去向，按照規(guī)定的程序進(jìn)行。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人事檔案管理部門開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將檔案材料密封包裝。2.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章，并及時(shí)反饋給人事檔案管理部門。七、人事檔案的信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司/組織的人事檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.將人事檔案的內(nèi)容錄入信息系統(tǒng)，方便查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。（二）信息安全管理1.加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、人事檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)具備的條件1.政治素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，嚴(yán)守檔案機(jī)密。2.熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案管理知識(shí)和技能。3.經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，取得檔案管理崗位資格證書。（二）具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司/組織人事檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱及轉(zhuǎn)遞等工作。2.對(duì)人事檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.及時(shí)更新人事檔案信息系統(tǒng)，保證信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.協(xié)助有關(guān)部門做好檔案資料的統(tǒng)計(jì)、分析等工作。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與人事檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織的紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.人事檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱及轉(zhuǎn)遞等工作是否規(guī)范。3.檔案管理人員的職責(zé)履行情況。（三）違規(guī)