檔案安全保衛(wèi)制度一、總則（一）目的為加強公司檔案安全保衛(wèi)工作，確保檔案的完整與安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動中涉及的安全保衛(wèi)工作。（三）基本原則檔案安全保衛(wèi)工作遵循“預(yù)防為主、防治結(jié)合、確保安全”的原則，實行嚴(yán)格的管理制度，明確各部門及人員的職責(zé)，確保檔案管理工作安全、有序進(jìn)行。二、檔案安全保衛(wèi)工作組織與職責(zé)（一）檔案安全保衛(wèi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案安全保衛(wèi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)公司檔案安全保衛(wèi)工作，制定檔案安全保衛(wèi)工作方針和政策，協(xié)調(diào)解決檔案安全保衛(wèi)工作中的重大問題。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全保衛(wèi)制度、操作規(guī)程，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，包括檔案的整理、存放、保管等工作，確保檔案存放安全、有序。3.負(fù)責(zé)檔案安全設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案安全隱患。5.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識和技能。6.負(fù)責(zé)檔案安全事故的報告、調(diào)查和處理工作，及時向上級主管部門和相關(guān)部門報告檔案安全事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。3.配合檔案管理部門做好檔案安全檢查、清查、盤點等工作，積極整改檔案安全隱患。4.加強對本部門員工的檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識，防止因員工疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生。（四）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全保衛(wèi)制度，自覺維護(hù)檔案安全。2.妥善保管本人使用的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、銷毀檔案。3.在檔案使用過程中，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保檔案安全。4.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題及時報告，積極配合有關(guān)部門進(jìn)行處理。三、檔案庫房安全管理（一）庫房選址與建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源、水源和污染源的地方。2.庫房建筑應(yīng)符合國家有關(guān)建筑設(shè)計防火規(guī)范的要求，采用防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能的建筑材料。3.庫房應(yīng)設(shè)置獨立的出入口，便于人員進(jìn)出和安全管理。（二）庫房布局與設(shè)施設(shè)備1.庫房內(nèi)應(yīng)合理劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案存放有序、管理方便。2.配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火門、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。3.檔案存放架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找，檔案架之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g距，便于通風(fēng)和人員通行。（三）庫房環(huán)境管理1.嚴(yán)格控制庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.定期對庫房進(jìn)行清潔衛(wèi)生，保持庫房整潔、干凈，防止灰塵、雜物等對檔案造成污染。3.加強庫房通風(fēng)換氣，保持空氣清新，防止有害氣體對檔案造成損害。（四）庫房安全檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對庫房進(jìn)行安全檢查，每周至少進(jìn)行一次全面檢查，每月進(jìn)行一次重點檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。2.檢查內(nèi)容包括庫房設(shè)施設(shè)備的運行情況、檔案存放情況、溫濕度情況、防火防盜情況等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并采取措施進(jìn)行整改，確保庫房安全。四、檔案實體安全管理（一）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時收集本部門形成的各類檔案，并進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。3.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，建立檔案索引，便于查找和管理。（二）檔案移交與接收1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門在接收檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等情況，對不符合要求的檔案應(yīng)及時退回原部門進(jìn)行整改。3.檔案移交與接收應(yīng)辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案存放與保管1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲、異地備份等。3.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放安全。（四）檔案借閱與利用1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案必須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、銷毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。4.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守查閱紀(jì)律，愛護(hù)檔案。（五）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案信息泄露。五、檔案信息安全管理（一）信息系統(tǒng)安全1.建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，加強對信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息系統(tǒng)遭受攻擊、病毒感染等。2.定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.對信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)遭受破壞時能夠及時恢復(fù)。3.加強對備份數(shù)據(jù)的管理，防止備份數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄密。（三）信息保密1.加強對檔案信息的保密管理，明確保密責(zé)任，簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息不泄露。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案信息，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，嚴(yán)格限制知悉范圍。3.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，防止因員工疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案信息泄露。（四）信息安全審計1.建立檔案信息安全審計制度，對檔案信息系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)訪問等進(jìn)行審計，及時發(fā)現(xiàn)并處理違規(guī)行為。2.審計記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案安全管理的重要依據(jù)。六、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急保障措施等。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實用性和可操作性。（二）應(yīng)急演練1.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，演練內(nèi)容包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件的應(yīng)急處置。2.通過應(yīng)急演練，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性，提高員工的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。（三）應(yīng)急處置1.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施進(jìn)行處置，防止事故擴大。2.及時向上級主管部門和相關(guān)部門報告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。3.對事故原因進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案安全保衛(wèi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對公司檔案安全保衛(wèi)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。2.檔案管理部門應(yīng)加強對各部門檔案安全保衛(wèi)工作的日常監(jiān)督檢查，確保檔案安全管理制度的有效執(zhí)行。（二）考核評價1.建立檔案安全保衛(wèi)工作考核評價制度，對各部門及員工的檔案安全保衛(wèi)工作進(jìn)行考核評價。2.考核評