檔案室嚴(yán)禁制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本嚴(yán)禁制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案室相關(guān)工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案室管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：強(qiáng)化檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案信息泄露、損毀和丟失，保障檔案的保密性、完整性和可用性。3.規(guī)范管理原則：建立健全檔案管理流程和操作規(guī)范，實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化。4.高效利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案收集嚴(yán)禁事項（一）嚴(yán)禁收集來源不明的檔案1.各部門在收集檔案時，必須確保檔案來源合法、合規(guī)，不得接收未經(jīng)授權(quán)或來源不明的文件、資料等作為檔案保存。2.對于涉及公司重大決策、業(yè)務(wù)往來、財務(wù)收支等關(guān)鍵領(lǐng)域的檔案，要嚴(yán)格審查其形成過程和來源渠道，確保檔案的真實性和可靠性。（二）嚴(yán)禁遺漏重要檔案1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，全面梳理本部門工作中形成的各類文件、資料，確保重要檔案無遺漏。2.在項目結(jié)束、業(yè)務(wù)活動完成或定期工作檢查時，要及時對相關(guān)檔案進(jìn)行收集整理，避免因工作疏忽導(dǎo)致重要檔案缺失。（三）嚴(yán)禁違規(guī)收集個人隱私檔案1.未經(jīng)員工本人書面同意，嚴(yán)禁收集涉及員工個人隱私的檔案，如個人醫(yī)療記錄、家庭住址、身份證號碼等敏感信息。2.對于因工作需要必須收集的員工個人相關(guān)檔案，要嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求進(jìn)行管理，確保員工個人隱私得到充分保護(hù)。三、檔案整理嚴(yán)禁事項（一）嚴(yán)禁不按分類標(biāo)準(zhǔn)整理檔案1.檔案整理應(yīng)按照預(yù)先制定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，包括年度、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限等分類方法，確保檔案分類清晰、便于查找。2.各部門不得隨意更改或不執(zhí)行檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，避免檔案整理混亂，影響檔案管理和利用效率。（二）嚴(yán)禁整理過程中丟失或損壞檔案1.在檔案整理過程中，工作人員要輕拿輕放，避免對檔案造成折疊、污損、撕裂等損壞。2.對于整理過程中發(fā)現(xiàn)的破損、褪色等檔案，要及時采取修復(fù)措施，確保檔案的完整性；如發(fā)現(xiàn)檔案丟失，要立即查找并報告，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）嚴(yán)禁虛假標(biāo)注檔案信息1.檔案整理人員要如實標(biāo)注檔案的形成日期、保管期限、密級等關(guān)鍵信息，不得隨意篡改或虛假標(biāo)注。2.對于檔案中存在的模糊不清或難以確定的信息，要通過查閱原始文件、核實相關(guān)人員等方式進(jìn)行準(zhǔn)確標(biāo)注，確保檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性。四、檔案保管嚴(yán)禁事項（一）嚴(yán)禁檔案保管場所不符合安全要求1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.定期對檔案室的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，如消防器材是否完好有效、防蟲藥品是否過期、門窗是否牢固等，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。（二）嚴(yán)禁檔案保管方式不當(dāng)1.檔案應(yīng)按照不同的保管期限、類別進(jìn)行分類存放，采用科學(xué)合理的保管方式，如紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲并分類管理。2.對于珍貴、易損檔案，要采取特殊的保管措施，如進(jìn)行復(fù)制備份、使用專門的保護(hù)材料等，確保檔案的長期保存。（三）嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室1.嚴(yán)格限制檔案室的訪問權(quán)限，除檔案管理人員和經(jīng)授權(quán)的查閱人員外，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。2.檔案管理人員要對進(jìn)入檔案室的人員進(jìn)行登記，記錄其姓名、部門、進(jìn)入時間、查閱目的等信息，確保檔案室人員出入管理規(guī)范。五、檔案查閱嚴(yán)禁事項（一）嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)查閱檔案1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱檔案。2.檔案查閱申請應(yīng)明確查閱目的、查閱范圍、查閱時間等內(nèi)容，經(jīng)審批通過后方可進(jìn)行查閱。（二）嚴(yán)禁查閱過程中違規(guī)操作1.查閱人員在查閱檔案時，要遵守檔案室的各項規(guī)章制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、抄錄等。2.如需復(fù)印、拍照檔案資料，必須經(jīng)過檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保檔案信息不被泄露。（三）嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容1.查閱人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對查閱過程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.檔案管理人員要對查閱人員進(jìn)行保密提醒，如發(fā)現(xiàn)查閱人員有泄露檔案內(nèi)容的行為，要及時制止并報告公司相關(guān)部門。六、檔案借閱嚴(yán)禁事項（一）嚴(yán)禁超范圍借閱檔案1.檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的借閱范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大借閱內(nèi)容。2.如需借閱超出原審批范圍的檔案，必須重新辦理借閱審批手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。（二）嚴(yán)禁逾期不還檔案1.借閱人員應(yīng)按照借閱審批單上規(guī)定的歸還時間及時歸還檔案，不得逾期。2.如因特殊原因需要延期歸還，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長借閱期限。（三）嚴(yán)禁借閱檔案用于非法活動1.借閱人員必須將借閱的檔案用于合法合規(guī)的工作目的，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于任何非法活動。2.檔案管理部門要對借閱檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違規(guī)使用檔案的行為，要立即收回檔案，并追究相關(guān)責(zé)任。七、檔案銷毀嚴(yán)禁事項（一）嚴(yán)禁未經(jīng)審批銷毀檔案1.檔案銷毀必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，由檔案管理部門提出銷毀申請，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實施。2.銷毀申請應(yīng)詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，確保銷毀檔案的必要性和合規(guī)性。（二）嚴(yán)禁銷毀過程不規(guī)范1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀徹底，無法恢復(fù)。2.在銷毀過程中，要安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，形成銷毀記錄。（三）嚴(yán)禁銷毀重要檔案1.嚴(yán)格審查擬銷毀檔案的價值和必要性，對于涉及公司重要歷史資料、知識產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等關(guān)鍵檔案，不得隨意銷毀。2.對于有保存價值但已過保管期限的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理，確保重要檔案得到妥善保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計人員、法務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對檔案室各項工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、方法和頻率，確保監(jiān)督檢查工作的有效性和持續(xù)性。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案分類是否準(zhǔn)確、整理是否規(guī)范、信息標(biāo)注是否真實等。3.檔案安全防護(hù)措施的落實情況，如檔案室安全設(shè)施是否完好、檔案保管環(huán)境是否符合要求等。4.檔案利用效率，包括檔案查閱、借閱的申請?zhí)幚砬闆r、檔案提供利用的及時性等。（三）問題處理1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時記錄并提出整改意見，要求責(zé)任部門限期整改。2.對于違反檔案管理制度的行為，要按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的要追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.整改完成后，責(zé)任部門要向監(jiān)督小