檔案人員職責制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案人員職責制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體檔案管理人員及涉及檔案管理工作的相關部門和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。3.真實完整原則：檔案管理人員應確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映公司各項工作的歷史面貌。4.安全保密原則：加強檔案安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案人員崗位職責（一）檔案管理部門負責人職責1.全面負責公司檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。2.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。3.定期檢查檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中存在的問題。4.負責與上級檔案管理部門及其他相關單位的業(yè)務聯(lián)系，及時報送檔案統(tǒng)計報表等資料。5.參與公司重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務。（二）檔案管理人員職責1.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.對接收的檔案進行嚴格審核把關，保證檔案的質(zhì)量符合要求。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、變質(zhì)和丟失。5.按照規(guī)定的期限和程序，對到期檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的安全。6.積極開展檔案利用工作，為公司各部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務，及時反饋利用效果。7.負責檔案信息化建設工作，將檔案信息錄入計算機系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。8.做好檔案管理工作的統(tǒng)計和分析，及時向上級領導匯報檔案管理工作情況。（三）兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保本部門檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，為本部門人員查閱、借閱檔案提供便利。4.配合檔案管理部門做好檔案管理的其他相關工作，如檔案清查、統(tǒng)計等。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等重要文件。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、會議記錄、財務報表等文件。4.公司員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。5.公司的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務活動中形成的檔案。6.公司獲得的榮譽證書、獎勵文件等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集及時、完整。2.檔案收集人員應熟悉檔案收集范圍和要求，對本部門形成的檔案進行定期收集和整理。3.對于重要文件和資料，應及時收集并移交檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀。4.檔案收集人員應做好檔案收集記錄，注明檔案的名稱、數(shù)量、來源、日期等信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、聲像檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應清晰、準確，便于查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案保管與保護（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設備等。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體的檔案應分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對珍貴檔案和易損檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）保護措施1.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，防止檔案受到損壞。4.加強對電子檔案的管理，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時的原則，為公司各項工作提供有效支持。2.檔案利用應嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不被泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助。2.借閱：確因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復制服務，復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章。（三）借閱規(guī)定1.借閱檔案應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱者應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、復印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱者歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究責任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導的原則。2.鑒定工作應確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性，同時兼顧檔案的利用價值。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等進行全面審查，確定檔案的價值。2.結合公司的發(fā)展規(guī)劃和工作實際，判斷檔案對公司當前和未來工作的利用價值。3.參考國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，確保鑒定工作的科學性和準確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負責人和公司領導審批。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應真實、準確、完整，按時報送上級檔案管理部門和公司領導。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應作為檔案管理工作決策的重要依據(jù)，為公司檔案管理工作的改進和提高提供參考。（二）移交工作1.公司因機構調(diào)整、業(yè)務變更等原因，需要對檔案進行移交的，應按