學(xué)籍檔案收集制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的學(xué)籍檔案收集工作，確保學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的人才管理、決策支持等提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及學(xué)籍檔案管理的所有部門和人員，包括但不限于人力資源部門、各業(yè)務(wù)部門以及相關(guān)檔案管理人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及教育部門關(guān)于學(xué)籍檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案收集工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：所收集的學(xué)籍檔案信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工在學(xué)習(xí)期間的各項(xiàng)情況。3.及時(shí)高效原則：明確各環(huán)節(jié)的工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保學(xué)籍檔案能夠及時(shí)、高效地收集歸檔，不影響公司/組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。4.保密安全原則：對(duì)學(xué)籍檔案中的個(gè)人隱私信息嚴(yán)格保密，采取必要的安全措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。二、收集范圍（一）學(xué)歷教育檔案1.高中階段學(xué)籍檔案，包括畢業(yè)生登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄等。2.高等教育階段學(xué)籍檔案，涵蓋錄取通知書、學(xué)生登記表、成績(jī)單、學(xué)位授予決定、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）、學(xué)籍變更記錄、獎(jiǎng)懲材料等。3.研究生階段學(xué)籍檔案，包含入學(xué)登記表、課程學(xué)習(xí)成績(jī)單、科研成果材料、學(xué)位論文及答辯材料、學(xué)籍異動(dòng)記錄、獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定材料等。（二）職業(yè)教育檔案1.中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案，有學(xué)生基本信息表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、實(shí)習(xí)報(bào)告、職業(yè)資格證書考取記錄、獎(jiǎng)懲情況等。2.高等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案，包括招生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍卡片、課程成績(jī)表、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)記錄、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）、職業(yè)技能鑒定證書、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料等。（三）其他相關(guān)檔案1.與學(xué)籍相關(guān)的培訓(xùn)證書、結(jié)業(yè)證書等檔案材料。2.因特殊原因辦理的學(xué)籍變更手續(xù)相關(guān)材料，如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等手續(xù)文件。三、收集流程（一）入職前收集1.通知要求：在員工入職前，人力資源部門應(yīng)通過(guò)入職通知等方式，明確告知員工需提交的學(xué)籍檔案材料清單及要求。2.員工提交：?jiǎn)T工按照要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將個(gè)人學(xué)籍檔案材料提交至人力資源部門或指定地點(diǎn)。提交的材料應(yīng)確保真實(shí)、完整，并按照檔案管理的規(guī)范進(jìn)行整理。3.初步審核：人力資源部門對(duì)員工提交的學(xué)籍檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查材料是否齊全、完整，信息是否清晰、準(zhǔn)確，材料的真實(shí)性和有效性是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與員工溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。（二）在職期間補(bǔ)充收集1.定期提醒：人力資源部門定期（如每年）向員工發(fā)送通知，提醒其如有學(xué)籍相關(guān)信息變更或新增材料，應(yīng)及時(shí)提交至公司/組織。2.主動(dòng)收集：檔案管理人員應(yīng)關(guān)注教育部門、學(xué)校等發(fā)布的與員工學(xué)籍相關(guān)的信息，如學(xué)歷提升、學(xué)位授予、學(xué)籍異動(dòng)等情況，主動(dòng)與員工溝通，及時(shí)收集相關(guān)檔案材料。3.業(yè)務(wù)部門協(xié)助：各業(yè)務(wù)部門在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)員工有涉及學(xué)籍檔案變更的情況，應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門，并協(xié)助做好相關(guān)材料的收集工作。（三）離職時(shí)檔案交接1.離職手續(xù)辦理：?jiǎn)T工離職時(shí)，應(yīng)在辦理離職手續(xù)的同時(shí)，將個(gè)人學(xué)籍檔案材料進(jìn)行交接。人力資源部門應(yīng)核對(duì)檔案材料的完整性，并在離職手續(xù)清單上注明檔案交接情況。2.檔案封存：對(duì)于離職員工的學(xué)籍檔案，如無(wú)后續(xù)使用需求，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行封存，妥善保管。四、收集方式（一）紙質(zhì)檔案收集1.員工應(yīng)提交學(xué)籍檔案的原件或經(jīng)學(xué)校等相關(guān)部門蓋章確認(rèn)的復(fù)印件，并確保復(fù)印件清晰、完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行整理，如按照時(shí)間順序、材料類別等進(jìn)行分類裝訂，便于查閱和管理。（二）電子檔案收集1.根據(jù)實(shí)際情況，可要求員工提交學(xué)籍檔案的電子掃描件或電子文檔。電子文檔應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)收集到的電子學(xué)籍檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，確保電子檔案的安全性和保密性。五、質(zhì)量要求（一）完整性1.所收集的學(xué)籍檔案應(yīng)涵蓋規(guī)定的各項(xiàng)材料，不得遺漏重要信息。對(duì)于檔案中缺失的關(guān)鍵材料（如學(xué)位證書原件、畢業(yè)論文等），應(yīng)要求員工盡快補(bǔ)充。2.檔案材料應(yīng)齊全配套，如涉及學(xué)籍變更的，相關(guān)手續(xù)文件應(yīng)完整保存，確保檔案能夠全面反映員工的學(xué)籍情況。（二）準(zhǔn)確性1.學(xué)籍檔案中的各項(xiàng)信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，包括個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲記錄等。如有信息錯(cuò)誤，員工應(yīng)及時(shí)更正，并提供相關(guān)證明材料。2.檔案管理人員在收集和整理過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)各項(xiàng)信息，確保錄入系統(tǒng)的信息與原始檔案一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致檔案使用出現(xiàn)偏差。（三）規(guī)范性1.檔案材料應(yīng)符合國(guó)家檔案管理的規(guī)范要求，紙張質(zhì)量、書寫格式應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于不符合要求的handwriting材料，督促員工重新整理或提供規(guī)范的復(fù)印件。2.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行管理，確保檔案的規(guī)范性和可檢索性。六、安全與保密（一）安全管理1.檔案管理人員應(yīng)確保學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，防止檔案受到損壞或丟失。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。（二）保密措施1.嚴(yán)格限制學(xué)籍檔案的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱相關(guān)檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露檔案中的個(gè)人隱私信息。在檔案整理、傳輸、存儲(chǔ)等過(guò)程中，采取加密、備份等措施，防止信息泄露。3.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、敏感信息的學(xué)籍檔案，應(yīng)按照公司/組織的保密制度進(jìn)行特殊管理，確保信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對(duì)學(xué)籍檔案收集工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及安全保密措施的執(zhí)行情況等。2.設(shè)立專門的檔案質(zhì)量監(jiān)督小組，成員由相關(guān)部門人員組成，對(duì)學(xué)籍檔案收集工作進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部檢查1.積極配合教育部門、檔案管理部門等相關(guān)外部機(jī)構(gòu)的檢查工作，如實(shí)提供學(xué)籍檔案管理情況，接受外部監(jiān)督。2.根據(jù)外部檢查意見(jiàn)，及時(shí)對(duì)學(xué)籍檔案收集制度和工作進(jìn)行調(diào)整和完善，確保公司/組織的學(xué)籍檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。八、責(zé)任追究（一）對(duì)員工的責(zé)任追究1.員工如故意隱瞞學(xué)籍檔案信息、提供虛假材料或不配合檔案收集工作，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、解除勞動(dòng)合同等處理，并要求其承擔(dān)由此造成的一切損失。2.因員工個(gè)人原因?qū)е聦W(xué)籍檔案丟失、損壞或信息泄露的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并按照公司/組織的規(guī)定接受紀(jì)律處分。（二）對(duì)檔案管理人員的責(zé)任追究1.檔案管理人員如因工作疏忽、失職導(dǎo)致學(xué)籍檔案收集不完整、不準(zhǔn)確或出現(xiàn)安全保密問(wèn)題，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、辭退等處理。2.對(duì)于違反檔案管理法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，故意泄露學(xué)籍檔案信息的檔案管理人員，將依法追究