深圳檔案查閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工，以及因工作需要查閱公司/組織檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：保護(hù)檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織各項(xiàng)工作提供支持。4.審批規(guī)范原則：對(duì)檔案查閱實(shí)行嚴(yán)格的審批程序，確保查閱行為符合規(guī)定。二、檔案分類與保管（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文等。2.人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人基本信息、入職離職記錄、薪資福利、培訓(xùn)考核等資料。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。5.其他檔案：如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料等。（二）保管要求1.設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸檔，建立清晰的檔案目錄和索引。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。三、查閱申請(qǐng)與審批（一）內(nèi)部查閱1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及查閱范圍等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，對(duì)于一般性檔案查閱，在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)；對(duì)于涉及重要機(jī)密或復(fù)雜事項(xiàng)的檔案查閱，審批時(shí)間可適當(dāng)延長，但最長不超過[X]個(gè)工作日。（二）外部查閱1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司/組織檔案，需提前向公司/組織提交正式的查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、用途及查閱范圍等，并加蓋單位公章。2.申請(qǐng)函經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門與申請(qǐng)方聯(lián)系，告知查閱的具體時(shí)間、地點(diǎn)及注意事項(xiàng)。3.外部查閱申請(qǐng)的審批時(shí)間一般為[X]個(gè)工作日，特殊情況可根據(jù)實(shí)際情況協(xié)商確定。四、查閱權(quán)限與范圍界定（一）內(nèi)部查閱權(quán)限1.普通員工：可查閱與其工作相關(guān)的一般性檔案，如業(yè)務(wù)流程文件、部門規(guī)章制度等。2.部門負(fù)責(zé)人：有權(quán)查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案資料，包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)合同等。3.高層管理人員：根據(jù)工作需要，可查閱涉及公司/組織整體運(yùn)營、戰(zhàn)略規(guī)劃等方面的檔案。（二）外部查閱權(quán)限1.合作單位：經(jīng)公司/組織授權(quán)，可查閱與其合作項(xiàng)目相關(guān)的檔案資料，如合作協(xié)議、項(xiàng)目文檔等。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與合作事項(xiàng)直接相關(guān)的內(nèi)容。2.政府部門或監(jiān)管機(jī)構(gòu)：按照法律法規(guī)要求，在履行法定程序后，可查閱公司/組織相關(guān)檔案，以進(jìn)行監(jiān)管檢查、調(diào)查取證等工作。查閱范圍應(yīng)根據(jù)具體要求確定。（三）查閱范圍界定1.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查閱內(nèi)容。如需超出原申請(qǐng)范圍查閱其他檔案，應(yīng)重新提交申請(qǐng)并獲得審批。2.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格控制，確保信息安全。五、查閱流程與方式（一）查閱流程1.申請(qǐng)獲批后，申請(qǐng)人憑有效身份證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在專門的查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人、檔案名稱及查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。（二）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：申請(qǐng)人在檔案管理部門指定的場(chǎng)所，直接查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.電子查閱：對(duì)于已數(shù)字化的檔案，經(jīng)檔案管理部門同意，申請(qǐng)人可通過公司/組織內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行在線查閱。查閱過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保操作合規(guī)。六、檔案保護(hù)與歸還（一）檔案保護(hù)1.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備，并由檔案管理人員進(jìn)行操作或監(jiān)督，確保復(fù)印內(nèi)容清晰、完整，且與原件一致。3.查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、丟失等情況，查閱人應(yīng)立即向檔案管理部門報(bào)告，并配合進(jìn)行調(diào)查處理。（二）檔案歸還1.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在查閱登記簿上注明歸還時(shí)間。2.如查閱人需要暫時(shí)留存檔案復(fù)印件或摘錄內(nèi)容，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。七、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)查閱登記簿進(jìn)行核對(duì)，確保查閱行為規(guī)范有序。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門有權(quán)對(duì)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自查閱、篡改、泄露檔案信息的單位或個(gè)人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；如造成經(jīng)濟(jì)損失或其他嚴(yán)重后果的，將依法追究其法律責(zé)任。2.檔案管理人員在檔案查閱管理工作中存在失職、瀆職行為的，將按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、附則