林長制檔案制度一、總則（一）目的為加強林長制工作的規(guī)范化、科學化管理，確保林長制相關文件、資料、數(shù)據(jù)等得到妥善保存和有效利用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本地區(qū)實際情況，制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)各級林長制工作機構(gòu)及相關部門在林長制實施過程中形成的各類檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則林長制檔案由各級林長制工作機構(gòu)指定專人負責集中管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映林長制工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，嚴禁弄虛作假。3.規(guī)范整理原則按照統(tǒng)一的分類標準和整理方法對檔案進行分類、編號、編目等，保證檔案管理的規(guī)范性和一致性。4.安全保密原則采取必要的安全防護措施，確保檔案信息不泄露、不損壞，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案嚴格保密。二、檔案管理職責（一）林長制工作機構(gòu)職責1.貫徹執(zhí)行國家和地方有關檔案管理的法律法規(guī)及本制度，制定本機構(gòu)檔案管理的具體辦法和措施。2.負責組織、指導和監(jiān)督本地區(qū)林長制檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。4.負責向上級主管部門報送檔案管理工作情況。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供查閱、借閱等服務，做好登記和跟蹤管理。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、備份等工作。（三）各相關部門職責1.負責本部門在林長制工作中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等的收集、整理，并及時移交林長制工作機構(gòu)檔案管理人員。2.配合林長制工作機構(gòu)做好檔案管理工作，按照要求提供相關檔案資料。3.遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.林長制工作中形成的各類文件，包括上級文件、本級文件、下級文件、會議文件、請示報告、批復等。2.林長制工作方案、規(guī)劃、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.林長制工作會議記錄、紀要、決議等。4.林長制工作中涉及的森林資源管理、生態(tài)保護、林業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展等方面的文件、資料、數(shù)據(jù)。5.林長制工作中開展的各類檢查、考核、驗收等活動形成的文件、報告、記錄等。6.林長制工作中與其他部門、單位簽訂的合同、協(xié)議等。7.林長制工作中涌現(xiàn)的先進事跡、典型案例等資料。8.其他與林長制工作相關的有保存價值的文件、資料、數(shù)據(jù)。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自剪裁、涂改、損毀。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保數(shù)據(jù)的真實性和可讀性。4.檔案收集過程中應做好記錄，注明檔案的名稱、來源、日期、數(shù)量等信息。四、檔案整理（一）分類標準1.綜合類包括林長制工作的政策法規(guī)、規(guī)劃計劃、總結(jié)報告、會議文件等。2.森林資源管理類：涵蓋森林資源調(diào)查、監(jiān)測、確權(quán)登記、采伐管理、林地管理等方面的文件資料。3.生態(tài)保護類：涉及森林生態(tài)系統(tǒng)保護、生物多樣性保護、森林防火、林業(yè)有害生物防治等內(nèi)容的檔案。4.林業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展類：有關林業(yè)產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、項目建設、產(chǎn)業(yè)扶持、市場監(jiān)管等方面的文件。5.監(jiān)督考核類：林長制工作的檢查、考核、驗收等活動形成的文件及結(jié)果記錄。6.其他類：不屬于上述分類的其他與林長制工作相關的檔案。（二）整理方法1.按照分類標準對收集的檔案進行分類，同一類別的檔案集中存放。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.對檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于查閱和保管。5.對于電子文件，應按照分類要求進行存儲，并建立相應的電子目錄，注明文件的元數(shù)據(jù)信息。五、檔案保管（一）保管場所1.應設立專門適宜的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。3.庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內(nèi)。（二）保管期限1.永久保管對林長制工作中具有重要歷史價值、法律依據(jù)、長期查考利用價值的檔案，如林長制工作的重大決策文件、森林資源普查成果、生態(tài)保護規(guī)劃等，應永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如年度工作計劃、總結(jié)、一般性的檢查報告等，保管期限為10年；對于相對重要一些、需要較長時間保存的檔案，如中期規(guī)劃、專項工作方案等，保管期限為30年。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準確、質(zhì)量完好。2.清查過程中應詳細記錄檔案的實際情況，包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并采取相應措施。3.對清查結(jié)果進行總結(jié)分析，針對存在的問題提出改進措施，不斷完善檔案保管工作。六、檔案利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用林長制工作機構(gòu)及相關部門工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，用于工作決策、業(yè)務指導、項目申報、考核評價等。2.外部利用因?qū)徲?、司法、行政復議、社會監(jiān)督等工作需要，相關單位或個人依法依規(guī)查閱林長制檔案。（二）利用程序1.內(nèi)部利用工作人員填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理人員處辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案，并做好登記和跟蹤管理，借閱期限屆滿后及時收回檔案。2.外部利用外部單位或個人查閱林長制檔案，需持有單位介紹信或相關證明文件，填寫查閱申請表，經(jīng)林長制工作機構(gòu)負責人審批后，方可查閱。查閱過程中應安排專人陪同，不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。如需借閱，應按照內(nèi)部借閱程序辦理，并嚴格控制借閱期限和范圍。（三）利用反饋檔案利用者在利用檔案后，應及時向檔案管理人員反饋利用情況，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或?qū)n案利用有其他建議，應如實告知。檔案管理人員應認真記錄反饋信息，并及時對檔案進行核對和調(diào)整。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立林長制檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的時效性。3.做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)安全管理制度，設置用戶權(quán)限，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.采取必要的安全防護措施，如防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)加密等，防止網(wǎng)絡攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件發(fā)生。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由林長制工作機構(gòu)組織相關人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、歷史背景等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.銷毀清冊