檔案制度齊全完善一、總則（一）目的本檔案制度旨在確保公司/組織各類檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為公司/組織的運(yùn)營(yíng)管理、決策支持、歷史研究以及合規(guī)要求提供堅(jiān)實(shí)的檔案資源保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)和歷史面貌，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司/組織相關(guān)的各類檔案，避免遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，建立有序的檔案體系，便于查找和利用。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，對(duì)涉及機(jī)密、敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案的管理和利用應(yīng)方便快捷，提高工作效率，滿足公司/組織和員工的實(shí)際需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善公司/組織的檔案管理制度，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)管理工作。3.建立和維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)和檢索利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)，如查閱、借閱、復(fù)制等。6.組織檔案管理人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案管理水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全完整。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理和保管，配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展工作。3.在工作活動(dòng)中，嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和歸檔程序，確保檔案質(zhì)量。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理部門(mén)提出檔案查閱、借閱等利用需求。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在工作中自覺(jué)形成和積累規(guī)范的文件材料，并及時(shí)移交本部門(mén)檔案兼職管理員。2.不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，妥善保管所借閱的檔案，按時(shí)歸還。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件，如章程、協(xié)議、批復(fù)、登記證書(shū)等。2.公司/組織的各類會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程安排、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等各類業(yè)務(wù)文件。4.公司/組織的財(cái)務(wù)文件，如預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)憑證等。5.公司/組織的人事文件，如招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。6.公司/組織的合同、協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)文件。7.公司/組織的技術(shù)文件，如研發(fā)報(bào)告、技術(shù)方案、工藝文件、圖紙等。8.公司/組織的宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)記錄等文化宣傳文件。9.公司/組織與外部單位往來(lái)的文件，如函件、傳真、電子郵件等。10.其他與公司/組織工作活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)保存紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署齊全，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類（辦公室工作、人事、財(cái)務(wù)、審計(jì)、法務(wù)等）、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、基本建設(shè)類、科研項(xiàng)目類、外事工作類等一級(jí)類目，再根據(jù)實(shí)際情況細(xì)分二級(jí)及以下類目。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母混合編號(hào)等方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等項(xiàng)目，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，存放時(shí)應(yīng)注意避免檔案擠壓、折疊、變形等情況。對(duì)于珍貴或易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如使用專柜存放、加裝保護(hù)套等。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和管理。3.聲像檔案：如照片、錄音帶、錄像帶等，應(yīng)進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，并采用合適的載體進(jìn)行存儲(chǔ)。對(duì)于重要的聲像檔案，應(yīng)制作副本長(zhǎng)期保存。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案：公司/組織的重要文件，如章程、協(xié)議、批復(fù)、登記證書(shū)等。公司/組織的年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。公司/組織的重大決策、重要會(huì)議記錄、紀(jì)要等。公司/組織的人事任免、獎(jiǎng)勵(lì)處分等重要文件。公司/組織的知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專利證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)文件等。其他對(duì)公司/組織具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和重要憑證作用的文件。2.定期保管30年的檔案：公司/組織的一般性業(yè)務(wù)文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。公司/組織的合同、協(xié)議、訂單等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)文件，但不涉及重要商業(yè)機(jī)密和長(zhǎng)期權(quán)益的。公司/組織的技術(shù)文件，如研發(fā)報(bào)告（非核心技術(shù)）、工藝文件等。公司/組織的宣傳資料、廣告策劃等文化宣傳文件。其他在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件。3.定期保管10年的檔案：公司/組織的一般性往來(lái)文件，如函件、傳真、電子郵件等。公司/組織的短期臨時(shí)性工作文件，如會(huì)議通知、議程安排等。其他在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用，但保管期限較短的文件。（四）檔案清查與盤(pán)點(diǎn)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的實(shí)際數(shù)量與檔案目錄記錄一致，檔案的保管狀況良好。2.清查和盤(pán)點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次，清查和盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。3.對(duì)于清查和盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)告和處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案，以獲取相關(guān)信息支持工作決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、項(xiàng)目研究等。2.公司/組織外部單位因合作、調(diào)研、審計(jì)等合法事由，按照規(guī)定程序申請(qǐng)查閱、借閱公司/組織檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案、執(zhí)法等需要，依法查閱、借閱公司/組織檔案。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可在檔案管理部門(mén)指定的查閱區(qū)域查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱檔案名稱及內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱檔案名稱及數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對(duì)于不能借出的檔案，員工可根據(jù)工作需要申請(qǐng)復(fù)制檔案。復(fù)制申請(qǐng)應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制原因、復(fù)制檔案名稱及內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門(mén)安排專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，以確保其真實(shí)性和有效性。（三）利用審批1.公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱、借閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司/組織外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交正式的查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱、借閱的目的、范圍和期限等信息，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)公司/組織法務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用檔案名稱及內(nèi)容、利用方式、審批情況等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如利用檔案的種類、數(shù)量、利用頻率、利用部門(mén)等，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持，以便合理調(diào)整檔案管理策略和資源配置。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確、合理。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷(xiāo)毀清單。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和人員的意見(jiàn)，了解檔案在實(shí)際工作中的利用情況和重要性。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、檔號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)毀方式、執(zhí)行人員等信息。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)與銷(xiāo)毀清單一同保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的批量錄入和單個(gè)錄入，支持多種格式文件的上傳，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入。2.檔案存儲(chǔ)：采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)架構(gòu)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期等進(jìn)行檢索，支持模糊查詢，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。4.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，實(shí)時(shí)跟蹤借閱狀態(tài)。5.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的檔案信息，保障檔案信息的安全性。6.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案利用情況、檔案數(shù)量、檔案保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。7.備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全措施，