開放檔案查閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案查閱行為，保障檔案信息的合理利用，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要查閱公司/組織檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在保證檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案收集與整理負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編號和裝訂等工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案存儲與保管建立健全檔案存儲設(shè)施，妥善保管檔案資料，定期對檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)和盤點(diǎn)，確保檔案安全。（三）查閱服務(wù)與管理1.負(fù)責(zé)受理檔案查閱申請，對申請進(jìn)行審核，并根據(jù)審核結(jié)果提供相應(yīng)的查閱服務(wù)。2.對查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時間、內(nèi)容、目的等信息。3.監(jiān)督查閱過程，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定。（四）檔案統(tǒng)計與分析定期對檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。三、檔案查閱申請與審核（一）內(nèi)部查閱申請1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要對申請進(jìn)行審核，簽署意見后報檔案管理部門。（二）外部查閱申請1.外部單位或個人因工作需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提交書面申請，說明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并提供有效證明文件。2.檔案管理部門收到外部查閱申請后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，并報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審核要點(diǎn)1.查閱目的是否與工作相關(guān)，是否符合公司/組織的利益。2.查閱內(nèi)容是否涉及公司/組織的商業(yè)秘密、敏感信息等。3.查閱人員的身份和資質(zhì)是否合法合規(guī)。四、檔案查閱流程（一）預(yù)約登記1.檔案查閱申請人經(jīng)審核通過后，應(yīng)提前與檔案管理部門預(yù)約查閱時間。2.檔案管理部門根據(jù)檔案存儲情況和查閱需求，安排合適的查閱時間，并告知申請人。3.申請人應(yīng)在預(yù)約時間到達(dá)檔案查閱地點(diǎn)，憑有效身份證件進(jìn)行登記。（二）查閱指導(dǎo)1.檔案管理部門工作人員根據(jù)申請人的查閱需求，提供必要的查閱指導(dǎo)，協(xié)助申請人查找所需檔案資料。2.查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。（三）查閱記錄1.檔案管理部門工作人員應(yīng)對查閱過程進(jìn)行記錄，包括查閱人員姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計。（四）歸還檔案1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將查閱的檔案資料歸還檔案管理部門工作人員，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案資料完整無損。五、檔案查閱限制與保密要求（一）查閱限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息、機(jī)密文件等檔案資料，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，不得查閱。2.檔案查閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或更改查閱內(nèi)容。（二）保密要求1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。2.查閱過程中，如需摘抄、復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將摘抄、復(fù)印的檔案資料歸還檔案管理部門工作人員，并確保其不被帶出查閱地點(diǎn)。六、檔案利用與反饋（一）檔案利用1.鼓勵公司/組織內(nèi)部各部門及員工充分利用檔案資料，為工作提供支持和參考。2.檔案管理部門應(yīng)定期整理和分析檔案利用情況，為公司/組織的決策提供依據(jù)。（二）反饋與建議1.查閱人員在查閱檔案后，如有對檔案管理工作的意見或建議，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋。2.檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真對待查閱人員的反饋意見，及時改進(jìn)檔案管理工作。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)授權(quán)擅自查閱檔案資料。2.查閱過程中泄露檔案信息。3.擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)或擅自擴(kuò)大查閱范圍。4.其他違反檔案查閱制度的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，檔案管理部門應(yīng)給予警告，并要求其立即改正。2.對于違規(guī)行為較重的，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如通報批評、罰款、解除勞動合同等。3.對于因違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、附則（